Документирование управленческой деятельности

 

Содержание

 

        Введение…………………………………………………………………….. 3

1. Деловая переписка в управленческой деятельности……………………5
2. Характеристика следующих реквизитов: «Код организации - автора документа», «Дата документа», «Идентификатор электронной копии документа»……………………………………………………………….15
3. Документы, передаваемые по электросвязи, - телеграмма (телекс)…16
4. Основные понятия и определения, в области документирования управленческой деятельности………………………………………….18
5. Приказ по личному составу……………………………………………20

Заключение………………………………………………………………….22

Список литературы…………………………………………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Любое юридическое лицо, вне зависимости  от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью подбора  сотрудников, а также осуществлением работы по оформлению, ведению и  сохранению кадровой документации. Несмотря на то, что требования к ведению  кадровой документации предусмотрены  действующим законодательством, зачастую кадровым вопросам не предают серьезного значения, в результате чего кадровая документация в организациях ведется  с грубыми нарушениями установленных  требований.

В связи с этим руководителям  юридических лиц следует помнить, что на них возложена персональная ответственность за документальный фонд организации. За нарушение правил ведения кадровой документации предусмотрен ряд штрафных санкций, установленных  распоряжениями Правительства Российской Федерации.

Помимо обязанностей, связанных  с оформлением и ведением кадровой документации, в деятельности любой  организации возникают вопросы  подбора кадров и формирования корпоративной  кадровой политики, подразумевающей  своевременное обеспечение фирмы  персоналом с необходимым уровнем  квалификации, профессиональных и личных качеств, способным решать поставленные трудовые задачи.

Формирование основ кадровой политики юридического лица осуществляется его  высшим руководством. Реализация поставленных задач ложится на сотрудников  кадровой службы.

Документационное обеспечение  управления охватывает все процессы, относящиеся к записи  на различных  носителях и оформлению по установленным  правилам информации, необходимой для  осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Деловая переписка в управленческой деятельности

 

В пределах своей компетенции  организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении  оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными  органами, подведомственными и другими  организациями и отдельными гражданами. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и  телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или  телефону.

Деловую переписку можно  разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю.

 

	Внешняя	Внутренняя
Официальная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз.	Адресат: сотрудник Вашей  организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная.
Личная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.	Адресат: сотрудник Вашей  организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

 

Все виды деловой переписки  могут вестись двумя способами:

на бумажных носителях;

по электронной почте.

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним  миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между  предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Несмотря на наличие  современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, электронной почты и т.п., — объем переписки даже на небольшом  предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод  для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается  сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих  их составления, вызывает острую необходимость  в унификации делового письма. К  сожалению, анализ современной деловой  переписки показывает отсутствие у  многих управленческих работников навыков  составления писем. Между тем  неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

 Правила оформления  делового письма.

 

Официальные письма пишутся  на специальных бланках, соответствующих  стандарту. Для таких бланков  установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться  в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с  воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит  из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное  название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер  телефона, факса и телетайпа, номер  того письма или телеграммы, которые  послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Стандарты на формуляры-образцы  устанавливают форматы и размеры  полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных  систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются  в пределах четко разграниченных зон.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом  или положениями для отдельных  видов документов. Формуляр-образец  является основой для конструирования  формуляров и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для  расположения каждого реквизита, соответствует  оптимальному объему этого реквизита  в печатных знаках.

Согласно ГОСТ Р6.30-2003, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;

1) Государственный герб (для  государственных предприятий);

2) эмблема организации;

3) код предприятия по  ОКПО (для внутриреспубликанской  переписки), если он есть;

4) код документа по  ОКУД (если есть);

5) наименование организации  (полное и сокращенное);

6) почтовый и телеграфный  адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа;

9) номер счета в банке;

10) дата;

11) индекс документа;

12) ссылка на индекс  и дату входящего документа;

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

15) текст;

16) подпись;

17) фамилия и телефон  исполнителя.

Обязательным  реквизитом письма является дата, которая  проставляется в левом верхнем  углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым  признаком и используется при  ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими  цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 октября 2013 года следует записать так: 25.10.2013 (допускается и иная запись: 25.10.2013). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2013 года записывают следующим образом: 12.01.2013. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2013).

Индекс исходящего документа  — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит  из нескольких частей. Сначала может  быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять  не рекомендуется. Наиболее рациональна  такая форма этого реквизита:

от

На №

Ни в коем случае не следует  помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в  письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.13».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной  части организации, фирмы или  фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, — указывается  на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует  писать так, как они даны на исходящей  от этой организации корреспонденции  или как в справочнике. В состав реквизита «адресат» может входить  почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется  на документах, направляемых в правительственные  организации и постоянным корреспондентам  в этих случаях целесообразно  применять конверты с заранее  напечатанными адресами.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия  и инициалы получателя .

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется  тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект  гражданских правоотношений. В переписке  с организациями и фирмами  других стран слова «господин», «господину»  передаются сокращением «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом  письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками  заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены  какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в  цифровой последовательности с указанием  количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной  строке. Под словом «Приложение» никакая  запись не производится.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь  все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем  углу справа делается отметка, указывающая  на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным  документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу  от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся  на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

Две подписи ставятся в  том случае, когда необходимо подтвердить  действительность первой подписи, а  также в особо ответственных  документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать  подлинные подписи должностных  лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его  обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается  фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «исполняющий обязанности», «заместитель») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом  «за» или проставлением косой  черты перед наименованием должности.

Подписание документа  является одним из способов удостоверения  его. Официальное письмо без подписи  не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе  письма) включает фамилию исполнителя  и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне  письма.

 

Электронные письма

 

В последнее время электронная  почта занимает все большее место  в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность  и простота использования. При этом следует помнить, что электронная  переписка имеет свои нюансы, правила  и этика.

Проверять почту следует  не менее 2 раз в день – с утра и после обеда, иначе есть риск застопорить работу других людей  и затянуть решение вопросов. Настройте  автоматическую доставку/получение  почты хотя бы каждые 10 минуты.