Документирование управленческой деятельности

Если Вы очень заняты и  Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами  – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;

Самый простой и эффективный  способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия». От правильного и полного заполнения полей «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

«Кому». Если Вы отправляете  вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в  нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.

«Копия». Получатели, стоящие  в этом поле, получают письмо для  информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается  при наличии такой необходимости  начать с фразы «извините, что  вмешиваюсь».

«Скрытая копия». О факте  отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для  массовой рассылки, как способ защиты информации. При ответах не забывайте  о кнопке «Ответить всем» –  это сохранит в копиях получателей  начального письма и Ваш ответ  не пройдет мимо них. Удалить нежелательных  получателей или добавить других можно всегда.

Поле «Тема»

Не стоит оставлять  это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

Написание ответа. Начните с приветствия, это вежливо. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.

Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным. Точность – указывайте точные данные, на которые  вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла). Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется  от получателя. Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это  видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах  то, что можно было бы написать в  трёх предложениях. Лаконичный деловой  текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.

Если письмо содержит несколько  вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мысли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма. Как  можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу  или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенный и точный ответ.

Текст не должен содержать  ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.

Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно  и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.

Цитируйте текст оригинального  письма. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!

Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Вложения

Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR –  многие почтовые клиенты или сервера  намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.

Нормальным считается  высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать  вложение большего размера, уточните у  корреспондента, пройдет ли такой  файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.

Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять  ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему  в организации, где применяется  перлюстрация почты.

Электронная подпись

Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и  это хороший тон, демонстрирующий  ваш профессионализм. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию  и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес  электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес  ее сайта. Имейте два варианта электронной  подписи: для инициативных (собственных) писем с полной подписью и для  ответов. Для ответов достаточно просто: С уважением, Фамилия Имя.

Деловая переписка – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому для достижения наилучших результатов следует  иметь в виду «человеческий фактор» (усталость, загруженность адресата работой, возможно, его плохое самочувствие). Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно  отобранной лексики и простота изложения  должны обеспечивать убедительность и  исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов  и ненужных сокращений.

 

 

2. Характеристика следующих реквизитов: «Код организации - автора документа», «Дата документа», «Идентификатор электронной копии документа»

 

«Код организации – автора документа» - проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код организации – автора документа (автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. Новая редакция классификатора предполагает увеличение разрядности кода ОКПО с 8 до 10 знаков.

«Дата документа»  - датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну дату.

Дату документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год –  четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 6 апреля 2013 года следует оформлять 06.04.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 06 апреля 2013 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2013.04.06.

«Идентификатор  электронной копии документа» - является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

3. Документы, передаваемые по электросвязи,

- телеграмма (телекс).

      Телеграмма -  Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности.

      В телеграммах дается точный  адрес. Для ее удешевления и  упрощения обработки правительственные  учреждения и многие организации  имеют зарегистрированный на  телеграфе условный или сокращенный  адрес.

      Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки).     Цифры, знаки "+", "-" и другие в тексте рекомендуется писать словами.

      Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите "Подпись"; фамилии без инициалов. Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.

      Под горизонтальной  чертой телеграммы оформляют  по обычным правилам машинописного  оформления документов: прописные  и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные интервалы, полное  наименование должности лица, подписавшего  телеграмму, личная подпись и  ее расшифровка, дата подписания, печать организации.

Пример составления  и оформления телеграммы.

ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ

РОСТОВ-НА-ДОНУ НАНСЕНА 109 УПО ПЕТРОВУ

ДОКУМЕНТЫ ОФОРМЛЕНЫ ПРОСИМ ВЫЕХАТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ тчк

23/06-14

Невский пр-т, 16,

Санкт - Петербург, 190098

РУСЬТУРЭКС

Начальник отдела <Личная подпись> Л.Б. Матвеева

02.10.2013

 

 

 

4. Основные понятия и определения, в области документирования управленческой деятельности.

 

      1. Делопроизводство  – документационное обеспечение управления: отрасль деятельности,  обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

      2. Архивное  дело – отрасль деятельности обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

      3. Документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носители информация и реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      4. Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

     5. Текстовый документ –документ содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

      6. Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

      7.   Авто документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

      8. Официальный документ – документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

      9. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

10. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

      11. Подлинник (официального) документа – первый или единственный экземпляр официального документа.

      12. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую сиу.

13. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

      14. Организационно-распорядительный  документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

      15. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Приказ по личному составу

 

ЗАО «Донэлектромонтаж»

 

ПРИКАЗ

 

«15» июня 2012 г.                                                                        № 24-лс

 

об  отзыве из отпуска

В связи необходимостью присутствия главного бухгалтера И.П. Лысенко на рабочем месте во время проведения в ЗАО«Донэлектромонтаж» выездной налоговой проверки.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать из отпуска главного бухгалтера И.П. Лысенко  «18» июня 2012 г. с последующим предоставлением неиспользованной части ежегодного отпуска –10 (десять) календарных дней в период с 15.09.2012 по 24.09.2012.
2. При расчете заработной платы бухгалтерии Т.П. Молчановой руководствоваться настоящим распорядительным документом.
3. Специалисту по кадрам Н.П. Шеверовой  внести изменения в график отпусков и в иные документы по учету кадров на основании заявления И.П. Лысенко о согласии на отзыв из отпуска от 14.06.2012; распорядительный документ «Об отзыве из отпуска главного бухгалтера И.П. Лысенко»    от 15.06.2012  г.; заявления И.П. Лысенко о согласии на отзыв из отпуска от 14.06.2012.;
4. Контроль над исполнением данного приказа возложить на главного инженера В.И. Полякова.