Документированная информация как ресурс управления организацией

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………………….3

Глава 1. Документированная  информация……………………………………………..5

Глава 2. Современные носители документированной информации………………...18

Заключение………………………………………………………………………………28

Список источников………………………………………………………………………30

Приложения………………………………………………………………………………31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что  понятие "документированная информация" основано на двуединстве информации и материального носителя. В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.

В итоге мы получаем в  качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник  статей, фонд документов, банк данных или  иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная  система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно документированная информация. Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием  информационных технологий. Большое  значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований.

Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую  организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами  для ее идентификации в целях  поиска и использования, а также  осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов  и накопить информационный ресурс в  целях развития организации и  сохранения индивидуальной памяти о  ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа  как формы организации и представления  информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное  и практическое значение.

Открывшийся доступ к мировым  информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход  на принципиально новые способы  организации информации и доступа  к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в условиях новых  информационных технологий.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать определение понятию   документированной информации.

2. Проанализировать свойства  документированной информации.

3. Раскрыть материальную  составляющую документа.

4. Рассмотреть документы  на различных современных носителях информации.

 

Глава 1. Документированная информация

1. Понятие и характеристика документированной информации

Под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)¹. Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.

Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов. 

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано  с предметом их исследований.

В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое  нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут  по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение  визами, учетными номерами и пр. Кроме  того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа  то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как  официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать  и учитывать.

У архивиста  основные задачи - сохранить документы  в целости и обеспечить учет, чтобы  при необходимости выдать их пользователю. Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

1) документ — материальный  объект;

2) документ — носитель  информации;

3) документ — документированная  информация.

Под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления)².

Эта же формулировка приводится и в Федеральном Законе «Об  участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ, сохраняя жесткую взаимосвязь информации, содержащейся в документе, и материального  носителя данной информации

Из термина «документированная информация (документ)», содержащегося  упомянутых законах, вытекают три основных признака документа.

Первый из них - наличие  материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые  объекты материального мира, включая  вещи и физические поля, в которых  находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут  быть зафиксированы на различных  материальных носителях. Наибольшее распространение  получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные  документы), видео- и звукозаписи.

Вторым  признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных  на носителе сведений. Это достигается  путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых  реквизитами, которые позволяют  установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в  ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная  цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной  информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения  форм ее закрепления. Данный признак  проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей  без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность  копирования информации.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление  сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем  самым обособляется от создателя  информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник  статей, фонд документов, банк данных или  иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Не менее важна для  управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического  развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика  заключается в том, что человек  не может воспринять электронный  документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

 

1.2 Свойства документированной информации

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние  и внутренние, а среди внешних  свойств выделить три группы в  зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов  и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой  характеристикой, которая свидетельствует  о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и  одновременно свойствами документированной  информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся  к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее  свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская  значимость, которая выражается, как  правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована  только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Ценность документированной  информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень  достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной  или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Существенной  характеристикой документированной  информации является её полнота, которую  обычно определяют как оптимальное  соотношение между необходимой  и полученной информацией. От полноты  информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Информация  может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что  иное, как ценность информации в  определённых конкретных условиях.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности  в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность  увеличивается.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку  документ создаётся человеком, постольку  содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному  документу присуща своя, большая  или меньшая, степень субъективности. Достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со  временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством  является новизна.  Понятие новизны  относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной  среде, может оказаться новой  при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции  документа как исторического  источника.