Документированная информация как ресурс управления организацией

 

1.3.6 Документирование с  применением электронно-вычислительной  техники

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют  технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована  на материальном носителе. Лишь после  декодирования эта информация приобретает  понятный для пользователя вид (изображение  на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Третья четверть XX века характеризуется  быстрым внедрением и развитием вычислительной техники.

Быстрое распространение  компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, обусловили издание в 1984 году ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. 10 января 2002 принят Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи”.

В конце XX века появляется новый  способ фиксации информации – Интернет. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Современные материальные носители документированной информации

Материальная составляющая документа — это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность  хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет материальный носитель информации — материальные объекты, в которых сведения находят  свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений  и процессов.

Носитель документированной информации – это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”⁶.

Появление современных носителей  связано и с тем, что за полвека  своего существования сменилось  уже пять поколений компьютеров, причём от поколения к поколению  на порядок и более возрастали их производительность и ёмкость  запоминающих устройств. А также  появлялись новые, более совершенные  периферийные устройства – принтеры, сканеры, копиры, а в настоящее  время всё чаще используются многофункциональные  устройства (МФУ), которые облегчают  работу офисных служащих, позволяющие  получать твёрдую копию документа  не только из памяти компьютера, но с современного носителя.

 

2.1 Классификация современных  материальных носителей

Документ представляет собой  двуединство информации и материального  носителя. Поэтому важными признаками, которые могут быть положены в  основу классификации, являются особенности  строения, формы материала, на котором  фиксируется информация. В частности, по этому критерию всё многообразие документов содержащихся на современных  материальных носителях можно представить  в виде класса:

• документы на искусственной материальной основе (на полимерных материалах).

В свою очередь, документы  на искусственной материальной основе можно отнести к многослойным, в которых имеется как минимум  два слоя – специальный рабочий  слой и подложка.

Существуют также энергетические носители.

По форме материального  носителя информации документы могут  быть:

• карточными (пластиковые карты);
• дисковыми (диск, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки – оптические диски.

В зависимости от возможности  транспортировки материальных носителей  документы можно разделить на:

• стационарные (жёсткий магнитный диск в компьютере);
• портативные (оптические диски, носители на базе флэш-памяти).

В зависимости от способа  документирования документы на современных  носителях информации можно разделить  на:

• магнитные (магнитные жёсткие диски, магнитные карты);
• оптические (лазерные) – документы, содержащие информацию, записанную с помощью лазерно-оптической головки (оптические, лазерные диски);
• голографические – созданные с использованием лазерного луча и фоторегистрирующего слоя материального носителя (голограммы).
• документы на машинных носителях – электронные документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документы на современных  материальных носителях информации, как правило, не поддаются непосредственному  восприятию, считыванию. Информация хранится на машинных носителях, а часть документов создаётся и используется непосредственно  в машиночитаемой форме.

По предназначенности  для восприятия рассматриваемую  документы относятся к машиночитаемым. Это документы, предназначенные  для автоматического воспроизведения  находящейся в них информации. Содержание таких документов полностью или частично выражено знаками, приспособленным для автоматического считывания. Информация записывается на магнитных лентах, картах, дисках и подобных носителях.

Документы на современных  носителя информации относятся к  классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения  только с помощью технических  средств, в том числе звуковоспроизводящей, видеовоспроизводящей аппаратуры или  компьютера.

По характеру связи  документов с технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

• машинно-ориентированный документ, предназначенный для записи считывания части содержащейся в нём информации средствами вычислительной техники (заполненные специальные формы бланков, анкет и т. п.);
• машиночитаемый документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в ней информации с помощью сканера (текстовые, графические);
• документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: жёсткий магнитный диск, оптический диск, носитель на базе флэш-памяти – и оформленный в установленном порядке;
• документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;
• документ на экране дисплея, созданный средствами вычислительной техники, отражённый на экране дисплея (монитора) и оформленный в установленном порядке;
• электронный документ, содержащий совокупность информации в памяти вычислительной машины, предназначенный для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

 

 

2.2  Характеристика современных  материальных носителей

2.2.1 Магнитные носители

Из всех носителей магнитных  документов выделится магнитный  диск – носитель информации в виде диска с ферримагнитным покрытием  для записи. Магнитные диски делятся  на жёсткие (винчестеры) и гибкие (дискеты).

Жёсткие магнитные диски, называемые винчестерами, предназначены  для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются  внутри него.

Винчестеры значительно  превосходят гибкие диски. Они имеют  лучшие характеристики ёмкости, надёжности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога  пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности  по использованию баз данных, организации  многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма  виртуальной памяти. Однако стоимость  винчестеров намного выше стоимости  гибких дисков.

Различают два вида жёстких  магнитных дисков.

Жёсткий диск – встроенный накопитель на жёстком магнитном диске пакет закреплённых один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации электронных вычислительных машинах является невозможным.

Съёмный жёсткий диск – пакет магнитных дисков, заключённых в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации электронных вычислительных машинах могут выниматься из дисковода на сменном жёстком диске и заменяться другим. Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный объём внешней памяти ЭВМ.

 

2.2.2 Пластиковые карты

Пластиковые карты представляют собой устройство для магнитного способа хранения информации и управления данными.

В последнее время в пластиковых картах вместо магнитных полосок всё более широко стали применяться электронные чипы. Такие карты, в отличие от простых магнитных, стали называть интеллектуальными или смарт-картами (от англ. smart – умный). Встроенный в них микропроцессор позволяет хранить значительный объём информации, даёт возможность производить необходимые расчёты в системе банковских и торговых платежей, превращая таким образом, пластиковые карты в многофункциональные носители информации.

По способу доступа  к микропроцессору (интерфейсу) смарт-карты  могут быть:

• с контактным интерфейсом (т. е. при совершении операции карта вставляется в электронный терминал;
• с дуальным интерфейсом (могут действовать как контактно, так и бесконтактно, т. е. обмен данными между картой и внешними устройствами может осуществляться через радиоканал).

Защитный слой магнитных  пластиковых карт состоит из прозрачной полиэфирной плёнки. Он призван предохранять рабочий слой от износа. Иногда используются покрытия, предохраняющие от подделки и копирования. Защитный слой обеспечивает до двух десятков тысяч циклов записи и чтения.

Сфера применения пластиковых  и псевдопластиковых магнитных  карт достаточно обширна. Помимо банковских систем, они используются в качестве компактного носителя информации, идентификатора автоматизированных систем учёта и  контроля, удостоверения, пропуска, телефонной и Интернет карты, билета для проезда  в транспорте.

 

2.2.3 Оптические носители

Непрерывный научно-технический  поиск материальных носителей документированной  информации с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при  минимальных физических размерах носителя обусловил появление оптических дисков, получивших в последнее время  широкое распространение. Они представляют собой пластиковые или алюминиевые  диски, предназначенные для записи или воспроизведения звука, изображения, буквенно-цифровой и другой информации при помощи лазерного луча.

Информационная ёмкость  дисков обычно составляет менее 650 Мбайт. На одном диске можно записать несколько сот тысяч страниц  машинописного текста.

Поскольку запись и воспроизведение  информации на оптических дисках являются бесконтактными, постольку практически  исключается возможность механического  повреждения таких дисков.

Он также как и магнитный  документ относится к современным  носителя информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения. К оптическим документам относятся  оптические диски и видеодиски: компакт-диски, CD-ROM, DVD-диск.

На оптический диск информация записывается и считывается с  помощью сфокусированного лазерного  луча.

В зависимости от возможности  использования для записи и считывания оптические диски делят на два  вида:

1. WORM (Write Once Read Many) – накопители, предназначенные для записи информации и её хранения;
2. CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) - накопители, предназначенные для чтения информации.

Оптические диски можно  разделить на типы:

• Аудио-компакт-диск - это диск с постоянной (нестираемой) звуковой информацией, записанной в двоичном коде;
• CD-ROM – диск с постоянной памятью, предназначенный для хранения и чтения значительных объёмов информации. Он содержит компьютерную информацию, которая считывается дисководом, подключённым к ПЭВМ;
• Видео-компакт-диск – диск, на котором в цифровой форме записывается текстовая, изобразительная и звуковая информация, а также программы ЭВМ;
• DVD-диск – разновидность нового поколения оптических дисков, на котором в цифровой форме записывается текстовая, видео и звуковая информация, а также компьютерные данные;
• Магнитооптический диск – диски состоящие из разных комбинаций гибкого магнитного диска, винчестера и оптического диска.