Документообіг: теорія та практика

Структура роботи. Дана курсова робота складається з вступу, чотирьох розділів (з підрозділами), висновків та списку використаних джерел, який нараховує 33 позицій та займає 3 сторінки та з шести додатків. Загальний обсяг роботи - 42 сторінки.

 

Розділ 1. ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ

§1 Поняття документообігу

У процесі здійснення господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з великою кількістю різних документів. Порядок їх обробки і руху на підприємстві з моменту створення чи одержання до здавання в архів, як правило, регламентується положеннями графіка документообігу, затвердженого наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Графік документообігу обов'язково має бути погоджений з обліковою політикою, прийнятою підприємством .

Основні правила складання графіка документообігу, а також загальні норми і правила оформлення документів викладено в “ Положенні про служби діло виробництва ” та “ Інструкції з організації діловиробничого процесу в закладі ” .

Графік документообігу може бути оформлено у вигляді схеми або переліку робіт щодо створення, перевірки й обробки документів, виконаних кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням взаємозв'язку і термінів виконання робіт .

Відповідальність за дотримання графіка документообігу, якісне задоволення (складання) документів, вірогідність відомостей, вміщених у них, несуть особи, які підписали документ.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві здійснює головний бухгалтер .

При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

Документ – інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

Документообіг – рух службових документів на підприємстві (організації) від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.

Реєстрація документів – фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

Бланк документа – це зафіксована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів наявним місцем для фіксування їх змінної інформації [ДСТУ 2732-2004].

§2 Схеми руху документів

Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий — багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.

У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, — це одна з найголовніших вимог до організації документообігу. [21]

Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.
2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.
3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.
4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються і виконані копії. [13]

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг. Він складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу, як правило за рік.

За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії:

1 категорія — установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;

2 категорія — від 25000 до 100000 документів на рік;

3 категорія — від 10000 до 25000 документів на рік;

4 категорія — до 10000 документів на рік.

Облік кількості документів має проводитися в комплексі з іншими заходами щодо удосконалення роботи з документами.

Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян.

Облік кількості документів за певний період часу проводиться на реєстраційно-контрольній картці (РКК) за місцем їх реєстрації. Під час підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен примірник, зокрема розмножений за допомогою друкарських засобів. Кожний документ повинен бути облікованим тільки один раз. При підрахунку документообігу рекомендується окремо обліковувати документи та їх копії.

Вхідні та вихідні документи обліковуються на місці прийому та відправки кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи обліковуються за місцем їх реєстрації та підготовки. Розмножені екземпляри підраховуються окремо. Підрахунок документообігу ведеться за реєстраційними формами вхідних, вихідних та внутрішніх документів. Для більш точного підрахунку документообігу слід мати на увазі документи, які не підлягають реєстрації, оскільки для їх обробки також витрачається час.

Підсумкові дані підрахунку документообігу наводяться в таблиці, яка має форму довідки про обсяг документообігу. (Додаток 1).

Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. [8; 15; 16; 17; 21]

В залежності від обсягу документообігу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану.

При централізованій системі організації документообігу всі офіційні документи реєструються в одному підрозділі (як правило в канцелярії).

При децентралізованій системі організації документообігу документи реєструються у підрозділі, який видав документ.

При змішаній — одні види документів реєструються в одному підрозділі (централізовано), а інші — у підрозділах, які їх видали (децентралізовано). [26]

З метою упорядкування руху документів керівник підприємства видає наказ, яким встановлює графік документообігу. В такому графіку вказують дату створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх на облік, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу організації має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його обробки в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи. (Додаток 2). [27]

 

 

Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ

 

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, має такі складові:

• Документообіг вхідних документів;
• Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;
• Інформаційно-довідкова робота;
• Документообіг вихідних документів;
• Документообіг внутрішніх документів.

Розглянемо ці складові більш детально.

 

§1 Документообіг вхідних документів

Доставка документів в організації здійснюється засобами поштового та електронного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді листів, поштових карток, бандеролів та маленьких пакетів, а також друковані видання.

Каналами електронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.

Документи, які надходять в організацію на паперових носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглядання керівництвом. Після цього вони передаються виконавцям. [1; 8]

Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.

Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів.

На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.

Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.

Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. [8; 13; 14; 20]

Слід розглянути практику розподілу вхідних потоків документів в організаціях. Основу складають 100% документів.

Перша група документів, яку виділяє секретар керівника — конверти з позначкою «Особисто». В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особиста кореспонденція не відкривається. Умовно група документів з позначкою «Особисто» складає близько 5% від усього масиву вхідних документів.

Друга група — це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє до структурних підрозділів. Секретар складає і підписує примірний перелік документів, що реєструються за місцем їх виконання. Перелік затверджує керівник та періодично в нього можуть вноситись доповнення. Від усього масиву вхідних документів група не реєстраційних і відправлених безпосередньо до структурних підрозділів документів складає 20%.

Третя група — документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів).

Четверта група документів складає близько 60% (100 - 5 - 20 - 15 = 60), які направляються секретарем на розгляд керівництва.

Однак найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%.

Щоб це виконати, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень. Це означає, що керівник поручає (делегує свої повноваження) одному з досвідчених робітників реєструвати останні 60 – 65% вхідних документів і розподілити їх наступним чином: 10 – 15% — керівництву організації, 45 – 50% — в структурні підрозділи. З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), в якому назначає посадову особу, відповідальну за подібний розподіл документів, перелічує групи документів, які підлягають розподіленню цією посадовою особою, доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці документи повинні виконуватись без резолюції керівника на основі відмітки призначеної ним посадової особи.

Така раціональна система розподілу вхідних документ-потоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації. Секретар керівника повинен сприяти використанню такої системи розподілу вхідних потоків документації. [14]

Вхідні телеграми приймаються під розписку з поставленням часу та дати прийому, реєструються за тими ж правилами, що й листи, а потім передаються на розгляд керівництва та виконання.

Текст вхідної телефонограми записується (друкується) отримувачем на спеціальному бланці або в журналі і оперативно передається посадовій особі, якій вона адресована. [1; 8; 13; 14; 16; 20]

Схема проходження вхідних документів подана в додатку 3. [7]

 

§2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом

Після попереднього розподілу вхідних потоків документів секретар реєструє необхідні групи документів і відправляє їх на розгляд керівництву та виконання в структурні підрозділи або конкретним посадовим особам.

«Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 визначає реєстрацію документа, як фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння реєстраційного позначення — реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. [19]

Мета реєстрації — забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в них інформації. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі.

Основні правила реєстрації документів:

1. Кожен документ реєструється в певній установі лише один раз: вхідні документи — у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; внутрішні та вихідні документи — у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.
2. Документи реєструють у межах груп незалежно від назви, автора і змісту.
3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
4. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК.
5. Під час реєстрації документам надають умовне позначення — реєстраційний індекс. [13]