Документообіг: теорія та практика

У ДСТУ 4163-2003 зазначено: «Індекс документа повинен складатися з порядкового номеру в межах реєстраційного масиву документів, що виходячи із завдань пошук, доповнюються індексами за номенклатурою справ, класифікатором кореспондентів, виконавців тощо». [11]

Індекс проставляють у правому нижньому кутку у відповідному штампі, також вказують дату надходження документа.

Наприклад, 135-07-753, де 135 – індекс кореспондента; 07 – індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ, 753 – порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.

Для реєстрації документів використовують карткову, журнальну форми, а також електронну версію реєстрації. Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік. При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольні картку (РКК), придатну для опрацювання ПК.

Після попереднього розгляду та реєстрації документи попадають керівникам установи і структурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій та функціональних обов'язків. Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві. В процесі розгляду документа він накладає свою резолюцію. Потім документи передаються на виконання. [1; 8; 14; 16; 20; 22]

 

§3 Інформаційно-довідкова робота

Для забезпечення ефективного використання інформації при прийманні різного роду рішень, наданні в розпорядження спеціалістів всього масиву інформації з певного питання організація повинна мати раціональну пошукову систему. Сучасна інформаційно-пошукова система (ІПС) повинна містити інформацію про всі документи, які знаходяться в організації. [1]

Основа побудови ІПС — реєстрація документів, так як одна з головних цілей реєстрації — створення банку даних про документи, запит до якого дозволяє оперативно дізнатися: у кого, де, на якій стадії розробки знаходиться документ; де, в якій справі знаходиться виконаний документ; в яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання.

Система управління базами даних (СУБД) дозволяє отримувати довідки за будь-якою комбінацією даних, занесених до РКК.

Пошук документів можна виконувати по виконаним і невиконаним документам, по всій оперативній базі даних, а також за необхідністю — по архівній базі даних.

Під час видачі інформації про конкретний документ на екран виводиться та при необхідності роздруковується реєстраційна картка. Під час пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються у табличній формі.

У випадку пошуку невиконаного документа результатом пошуку буде інформація, у якого виконавця документ зараз знаходиться. Якщо документ вже виконаний, то на екран виводиться інформація, в якій справі знаходиться документ. [1; 13; 16; 22]

 

§4 Документообіг вихідних документів

Основна робота секретаря з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці.

Схема роботи з вихідними документами приведена в додатку 4. [7]

Вихідні документи передаються поштовим або електронним зв'язком.

Документи для відправки передаються повністю оформленими, зареєстрованими зі в казанням поштової адреси або зі вказівкою на розсилку.

Документи, які підлягають відправці, повинні оброблятися і відправлятися у день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.

За допомогою засобів електронного зв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.

Види документів, інформація яких передається каналами електронного зв'язку, а також необхідність і порядок досилання їх листового оригінала адресату, визначається інструкцією з діловодства.

Документи, виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.

Телеграми, які створюються в організації приймаються співробітниками служби ДЗУ підписаними, датованими, зареєстрованими, з наявністю візи та відміткою про категорію та вид відправки.

Передача телефонограм здійснюється усно каналами телефонного зв'язку і записується (друкується) отримувачем. [1; 8; 13; 14; 20]

 

§5 Документообіг внутрішніх документів

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхідних документів. (Додаток 5). [7]

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами та посадовими особами передаються секретарю, який контролює правильність їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис керівництву.

Копії підписаних керівниками розпорядчих документів обов'язково передаються до структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться ці питання.

Передача документів між структурними підрозділами здійснюється секретарями структурних підрозділів або особами, які відповідають за діловодство. [8; 14]

 

 

Розділ 3. ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ

Шлях руху документів має бути визначений прийнятим управлінським процесом у кожній конкретній організації. Наприклад, якщо керівник вимагає, щоб усі отримувані документи спочатку доводились до його відома, і тільки він визначає виконавця, шлях руху документів буде багатоступеневим зверху вниз. Якщо ж функції чітко розмежені між структурними підрозділами та співробітниками, більша частина документів попадає зразу до виконавців. Так само від прийнятого в організації порядку розмежування обов'язків і делегування повноважень співробітникам апарата залежить рух документів при узгодженні та підписанні.

При проектуванні раціональних документ-потоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. [13]

Як правило, основними учасниками документообігу є: керівник, секретарі, керівники структурних підрозділів, канцелярія та інші підрозділи, відповідальні за реєстрацію та організацію роботи з документами.

Взаємодія між основними учасниками документообігу здійснюється в процесі передачі документів на підписання, узгодження, ознайомлення, виконання, реєстрацію. [26]

Традиційно в вітчизняній практиці документи у підрозділи направляються від керівника до керівника, «спускаючись» до конкретних виконавців. Це дозволяє кожному керівнику контролювати діяльність своїх співробітників, однак довгі та часто формальні ланцюжки різко знижують ефективність управління. [6]

Тому під час розроблення схем документообігу доцільно складати раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівниками — візування документів; приймання рішення про маршрут просування документів; проведення аналізу зведень; уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни.

Канцелярією — приймання документів; реєстрація; розсилання; контроль за модифікацією; одержання інформації про виконавця; видача нагадувань і зведень; зняття документів з контролю.

Виконавцями — отримання документів на виконання; підготовка вихідних документів; підписання у керівництва і передача в канцелярію; одержання розпорядчої інформації; звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Зазвичай схеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів, замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схему обігу. [13]

Схеми документообігу для великих організацій, які мають структурні підрозділи, та маленьких організацій будуть різні. (Додаток 6). [21]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 4. Аналіз основних вимог до організації документообігу та їх застосування на підприємстві ВАТ “Львівгазвидобув”

§1Система документообігу ВАТ “Львівгазвидобув”

В даній  курсовій роботі дослідження будуть проводиться на базі  системи документообігу  підприємства “Львівгазвидобув” входять різноманітні документи – листи, договори, посадові інструкції, бухгалтерські звіти та інші документи, від яких залежить ефективність управління підприємством у цілому. Правила документообігу – один з важливих елементів облікової політики. Підприємство зобов’язане сформувати їх і затвердити. На мою думку, графік документообігу робити частиною наказу про облікову політику не доцільно. Краще записати у ньому:   “Документування господарських операцій здійснюється згідно з графіком документообігу, який керівник організації затверджує окремим наказом ”. Тоді можна правити графік так часто, як це буде потрібно, на відміну від облікової політики. Адже будь-що змінювати у ній можна тільки з початку року, щоб перевірка не вплинула на документообіг .

Щоб надання перевіряльникам документів не вплинуло на нормальний документообіг, документи слід надавати у визначеній послідовності і тільки ті, які зазначені в посвідченні на перевірку відповідно до розпорядження ДПАУ “ Про посвідчення на перевірку ” від 20.05.97 р. До таких належать грошові документи, бухгалтерські книги, звіти, кошториси, декларації та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та інших платежів у бюджети, внесків до державних і цільових фондів. Може контролюватися наявність свідоцтва про державну реєстрацію суб’єктів підприємницької діяльності, спеціальних дозволів (ліцензій, патентів) на її здійснення, а також порядок проведення розрахунків із споживачами. Інспектор має право вимагати лише ці документи. А якщо йому необхідні ще й інші (листи, факси тощо), це повинно бути документально зафіксовано у новому розпорядженні.

Усні вимоги в такій ситуації недійсні. Якщо податковий інспектор хоче ознайомитися з документами, які містять комерційну таємницю або конфіденційну інформацію відповідно до внутрішнього положення підприємства, йому слід повідомити, що це документи особливого виду таємності.

До документообігу у фізичних осіб ставлять такі ж вимоги до їх документації, як і до документів юридичних осіб, на мою думку, фізичні особи, при визначенні термінів зберігання своїх документів, повинні керуватися Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств (затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41 і зареєстрованим у Мін’юсті 17.09.98 р. за №576/3016). Норма відповідальності за умисне знищення, пошкодження або викрадення офіційних або приватних документів передбачена ст. 357 Кримінального кодексу: викрадення, привласнення, вимагання офіційних документів, штампів чи печаток або заволодіння ними шляхом шахрайства чи зловживання службовим становищем, їх умисне знищення, пошкодження чи приховування, а також здійснення таких самих дій щодо приватних документів на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності, вчинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах, – караються штрафом до 50 н.м.д.г. (850 грн) або обмеженням волі на строк до трьох років. Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією [16, с.25].

§2 Регламентація документообігу

Документообіг є в будь-якій компанії – від невеликого магазину до великого холдингу. Але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків – а, отже, працювати ефективніше. Будь-яка компанія через зростання кількості співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод. Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

Отже з чого почати розробку регламенту :