Документооборот на предприятии: работа с входящими, исходящими и внутренними документами

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯИ И НАУКИ РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

ЧЕЛЯБИНСКИЙ ГОСУДАРСТЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ФГБОУ ВПО  «ЧГПУ»)

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по практическому (производственному) обучению

«Делопроизводство и документоведение»

на тему: «Документооборот на предприятии:

работа с  входящими, исходящими и 

внутренними документами»

 

 

 

Выполнила: студентка 2 курса

 Гр. 3Ф-139-4 Юрг

«Правоведение и правоохранительная

деятельность»

Кирбабина Н.В.

                                                                                   Проверила:

профессор кафедры истории,

                                                                                  культурологии, социологии и права,

                 д.и.н.

                                                             Коршунова Н.В.

Оценка_________________

 

 

Челябинск, 2013

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Введение……………………………………………………………….……………………………...…3

Глава 1.Понятие  и  развитие  документооборота……………….…………...........................…4

1.1. Развитие  документооборота………………………………….………………………..…….4

1.2. Понятие  документооборота………………….…………………………………………...…..4

Глава 2. Основные правила организации документооборота …….…...…………………....6

2.1. Схема движения и технология обработки документов ……………………………….....8

2.2. Регистрация документов…………………………………………….……..……………..….10

2.3.  Контроль исполнения документов…………………………………………………...…….14

2.4. Нормативно-правовое регулирование организации документооборота

       на предприятии………………………………………………………………………...………15

Заключение…….……..……………..……………………………….….………………....................18

Список литературы………..…… ………………………………………..……………………….…..19

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или  поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Документ является основным способом предоставления информации на любом  современном предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования  информационных ресурсов предприятия  для успешного ведения бизнеса.  
 
Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием  зависит от того, насколько разумно  организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

Ведь вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.  
 
Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и  правильного создания документов,

- организацию работы с документами  (получение, передача, обработка,  учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности. 

 

 
 

Глава 1.Понятие  и  развитие  документооборота

 

1.1 Развитие  документооборота

 
          Понятие "документооборот"  и сам термин возникли в  делопроизводстве в 20-е годы. В  трудах крупных специалистов  в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.        

 Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. 
          Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и

операцию "подшивка документа в  дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».                                        

 

 

 

 

1.2. Понятие документооборота         

 Документооборот - движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению  и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации  одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие  – связывают организации различных  уровней.

Восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому  объекту:             

 Документооборот образуют потоки  входящих (поступающих из других  организаций), исходящих (отправляемых  в другие организации) и

внутренних (созданных и действующих  в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Движение входящих документов

Схема движения входящих документов

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами  обозначено:

 

 

 

Рис. 1. Схема движения входящих документов

I	Руководитель (директор)
II	Исполнитель (структурное подразделение)
а	Экспедиционная обработка
b	Предварительное рассмотрение, сортировка
с	Регистрация
d	Распределение (разметка)
е	Перераспределение (переметка)
1	Корреспонденция
2	Документы, регистрируемые службой  ДОУ
3	Документы, нерегистрируемые службой  ДОУ

Вывод:

Документооборот представляет собой  главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.  
 

 
 

 

 

 

Глава 2. Основные правила  организации документооборота.

  
        Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов.        

 Документооборот является важным  звеном в организации делопроизводства  так как он определяет не  только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.        

 Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.         

 Организация документооборота - это правила, в соответствии  с которыми должно происходить  движение документов.

 Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов.        Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов.