Документооборот на предприятии: работа с входящими, исходящими и внутренними документами

передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка  документов в организациях, в которые  поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В  очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или  переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить  правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением  с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между  руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Учет входящих документов состоит  в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее  должностное лицо пишет на нем  резолюцию, т.е. принятое им решение  по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную  форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в  срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан  непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его  передают поочередно каждому или  для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

проверка правильности доставки документов;

проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

фиксация факта получения документов;

подготовка их к исполнению;

передача документов исполнителям.

Структурные подразделения некоторых  организаций могут находиться в  разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения  наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию  из службы ДОУ, возвращать исходящие  документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств  и компьютерных технологий позволило  изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления  документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных  формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

 

 Индексация документов.        

 

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих  место их исполнения (составления) и хранения.        

Регистрационный индекс документа; регистрационный  номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы  при его регистрации .       

 Индекс входящего, исходящего  и внутреннего документа, как  правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

- 06 - индекс структурного подразделения;

- 10 - номер соответствующего дела  по номенклатуре;

- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.       

 Индексами распорядительных  документов и протоколов являются  их регистрационные номера, которые  присваиваются самостоятельно в  пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены 
первой буквой фамилии автора документа.       

 На всех входящих документах  проставляется регистрационный  номер документа, фиксирующий  факт и время поступления документа.  Место проставления штампа определено ГОСТ

Р 6.30 - 2003       

 Формы регистрации документов  и порядок их заполнения.      

 В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота  используют три формы регистрации  документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации,  использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема № 3).                            

 

 

Схема № 3 Организация контроля исполнения        

 

 

               

 

Для регистрации всех категорий  входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная  форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых  реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной  карточки могут быть изготовлены  как типографским способом, так и  методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной  карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных  подразделениях и звеньях, в которых  документ будет исполняться и  контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной  карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной  полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

 

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУМЕНТА	ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА	ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА	ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ		ДАТА			ИСХОД №
КОМУ					№ ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ
РАССЫЛКА						КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД №			ОПИСЬ №	ДЕЛО №

 

        На верхнем  поле регистрационно-контрольной  карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.   Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.

Карточки в картотеке располагают  по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка.        

 Наиболее рациональным ведением  контрольных операций регистрации  документов является использования  персонального компьютера, который  в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.                     

 

 

 

 2.3  Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.        

 Организация контроля за  исполнением документов обеспечивает  их своевременное и качественное  исполнение (Схема № 4).

                

 Схема 4. Контроль  исполнения  документов        

 Контроль осуществляется за  наиболее важными входящими, исходящими  и внутренними документами.       

 Контроль за исполнением  документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления.       

 В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. 
        Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя.      

 Срок исполнения документа  - срок, установленный нормативно-правовым  актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.       

 Существует два вида срока  исполнения документа: типовой  и индивидуальный.  
        Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.       

 Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.         

 Контроль за исполнением  документа начинается с момента  постановки его на контроль. На  документе поставленном, на контроль в соответствии с  
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". 
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.