Документооборот на предприятии: работа с входящими, исходящими и внутренними документами

 Данные о ходе и результатах  контроля за исполнением документов  периодически анализируются. На  основе анализа разрабатываются  предложения по ускорению исполнения  документов и повышению исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.       

 

 

 Вывод: Организация  работы с документами – это  обеспечение оптимальных условий  для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия  трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства документированной информацией.

 

 

2.4. Нормативно-правовое регулирование организации документооборота на предприятии. 
 
 
Регулирование, организации документооборота на предприятии представленная на рисунке 1, опирается на законодательную базу:

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года, последняя редакция 30 декабря 2008года;

- Федеральный закон «О государственном языке» от 01 июня 2005 года № 53-ФЗ. Направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации в оформлении документов на предприятиях и в исполнительных органах;

- Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года за № 208-ФЗ (по состоянию на 19.07.2009г. № 205-ФЗ). Устанавливает требования к фирменному наименованию общества, бланков, штампов, места нахождения, определяет правила составления устава общества, обязанность ведения протокола собрания акционеров и документирования деятельности исполнительного органа;

- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года за № 149-ФЗ. Регулирует отношения, возникшие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

Регламентирует единые правила  организации работы с документами  государственных органов и органов местного самоуправления

- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ). Регулирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе;  
 
 
 
Рисунок 1 – Структура нормативно-правового регулирования работы с документами. 
 
- Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ). Регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Организационно-правовая документация предприятия не является коммерческой тайной;

- Федеральный закон «О техническом  регулировании» от 27 декабря 2002г.№184-ФЗ (по состоянию на 18 июля 2009г.№189-ФЗ) устанавливает порядок разработки национальных стандартов, закрепляет требования к построению, изложению, оформлению различных видов документов, создание и использование классификации ТЭСИ, проведение унификации документов и применение унифицированной системы документации, автоматизация информационных ресурсов в сфере управления.  
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 ноября 2004 года за № 125-ФЗ (по состоянию на 13.05.2008г. за № 68-ФЗ). Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства; 
 
 
- Кодекс Российской Федерации «Об административных правонарушениях», принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Регулирует соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;  
 
- Гражданский Кодекс Российской Федерации, принят 30 ноября 1994 году (по состоянию на 17.07.2009г.). Устанавливает единые правила к оформлению устава, учредительного договора, бухгалтерских документов. Ряд статей кодекса устанавливает обязательность документирования, виды и разновидности документов, созданных при совершении актов гражданских взаимоотношений, устанавливаются требования к их оформлению;  
 
- Трудовой Кодекс Российской Федерации, принят 30 декабря 2001 году  (по состоянию на 9.11.2009г.). Устанавливает обязательность применения в каждой организации локально-правовых актов (должностная инструкция, и др. документы);  
 
- Уголовный Кодекс Российской Федерации, принят 13 июня 1996 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Определяет уголовную ответственность за преступления в области документационного обеспечения управления;

 

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, принят 8 ноября 2005 года. Инструкция  регламентирует правила оформления, организации контроля, регистрации, использования в текущей деятельности, проведения экспертизы ценности документов, подготовка и передача документов в архив, порядок передачи документов на хранение в архив, формирование и оформление дел, составление номенклатур дел, организация документооборота и исполнения документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов;  
 
- ГОСТ Р 511.41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.   
 
- ГОСТ Р ИСО 154.89-1-2007 «Управление документами. Общие требования» принят 12 марта 2007г. №28(по состояния на 16 января 2009г.). Регулирует вопросы управления документами, как в государственных, так и в коммерческих организациях.

 

 

 

 

Заключение 

 

 

        Движение  документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.         

 В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии предприятия и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность.

Оперативность и надежность управления документооборота  связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Приор, 1997.
2. Головач А. С. Оформление документов. - Киев- Донецк: Вице школа, 1999.
3. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
4. Кудрявцев В. А.  и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998
5. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. - Санкт-Петербург: BVH, 1997.
6. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 1995
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.
8. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах  

     исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной 

     службы Росси от 27.11.2000 №68

9. Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно-

    практическое пособие).-М.: «Издательство РАГС»,2003

10. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело .Термины и определения(утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28)
11. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24 – ФЗ (в редакции от  10.01.2003)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение1

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическое задание:

подготовить образцы журналов входящей и исходящей документации с записями по документообороту.

 

 

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ  ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс документа	Дата отправки документа	Адресат документа	Краткое содержание документа (заголовок)	Исполнитель	Номера структурного подразделения  и раздела номенклатуры дел
16-10/96	15.01.2013	Отдел охраны МН	О проведении обследования	Семенов	16-10

 
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа	Дата поступления	Исходящий номер	Краткое содержание документа (заголовок)	Резолюция и кому направлен документ	Отметка об исполнении
77/ 01-03	15.01.2013	05-16/100	О предоставлении информации	Коваленко А.А. Подготовить ответ  до 20.01.2013	Подготовлена и отправлена служебная записка от 19.01.2013