Документооборот в ООО «Абиерт»

Глава 1. Теория делопроизводства

1.1. История развития системы государственного  делопроизводства

Традиционно сфера деятельности, связанная с  обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина «делопроизводство». Значение дела как собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основными результатами периода 20-х годов были следующие:

• организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;
• вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);
• практики работы ведомств, учреждений организаций по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации.

Организационно-научная  деятельность по организации в сфере  управления была закреплена нормативными документами и созданием целой  сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами  НОТ и делопроизводства.

Наиболее  интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись по следующим основным направлениям:

• документооборот учреждений и методы его оптимизации;
• способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;
• контроль исполнения документов;
• хранение документов.

Движение  основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с  документацией, сокращались инстанции  прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались  маршруты курьерской связи. В рекомендациях  Института техники управления по выполнению учреждениями операций предлагалось, по возможности отказаться от регистрации  исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе  и направлениям обследования объектов Институтом технического управления практически  не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих  фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном  этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации  общего делопроизводства, состоящий  из двух основных частей. Первая содержала  краткую характеристику существующего  положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исследования и контроль, отправка документации.

В проекте «новой системы делопроизводства» Института технического управления излагались следующие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

• организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
• регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;
• количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
• справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;
• контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
• наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 30-е  годы формируется и укрепляется  жесткая, централизованная административно-командная  система управления, исключающая  возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства.

Отсутствие  единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и  организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблемы концентрации в общегосударственном  масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 году собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

• создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
• разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
• механизация труда «канцелярских работников»;
• проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;
• установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;
• создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако  практической реализации выдвинутой программы  помешала начавшаяся Великая отечественная  война.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики  и проблемы восстановления народного  хозяйства после окончания войны  оттеснили на второй план вопросы  документационного обеспечения  управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации  технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х годов представляется малодоказательным и справедливо лишь от части для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70 годах.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа.

Заметным  явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др. технико-экономической ( а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Особенно  остро отставание нашей страны выявилось  в 80-90 гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики  и технической элементарной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической  жизни промышленно развитых стран  Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «бумажного офиса». Это отнюдь не умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В 1993 г. издан  Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов, унифицированных  систем, адаптированных к современным  условиям, и Основные положения по велению системы классификаторов  и УСД. Поскольку в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. не одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

1.2. Нормативно-методическая  база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

В Российской Федерации в соответствии со сложившейся  за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует  единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом  документацию.

Эта ответственность  рассредоточена между рядом органов  государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями (рис. 1.).

Решениями органов власти значительная роль в  управлении документацией в различных  её аспектах отведена Государственной  архивной службе России.

1. Государственная  архивная служба России и её органы занимаются сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране.

Она разрабатывает  нормативы и рекомендации как  по организации делопроизводства в  целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях  записи. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации  независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.

Местные архивные органы и государственные  архивы также выполняют соответствующие  задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их соблюдением.

2. На  комитет Российской Федерации  по стандартизации, метрологии и сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов.

Рис. 1. Органы государственной власти и управления документацией

Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются основными ведомствами, регулирующими  документацию в общегосударственном  масштабе. Как правило, они действуют  в тесном контакте при решении  всех основных вопросов управления документацией  и совершенствования делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования  документации и организации работы с ней.

В любой  организации должно быть четкое разграничение  функций и обязанностей между  сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере  управления документацией. В структуре  работников должна быть учтена численность  сотрудников делопроизводителей службы по отношению к общей численности  работников, или по количественным нормам выработки в единицу времени.