Документооборот в ООО «Абиерт»

Подготовка  собственных нормативных и методических документов по этому направлению  руководства документацией, а также  координация, экспертиза и утверждение  работ сторонних организаций  в течение последних десятилетий  закреплены за Государственным комитетом  по труду и социальным вопросам (в настоящее время - Министерство труда).

Документационное  обеспечение - важнейшая сторона  деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного  обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский  кодекс устанавливает виды и разновидности  документов, создаваемых в целях  фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения  или прекращения, подтверждения  правоотношений и др.

Основными из них являются:

1. Закон Российской  Федерации «О стандартизации»

2. Федеральный  закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»

3. Федеральный  закон «Об участии в международном информационном обмене»

4. Закон РФ  «О государственной тайне»

5. Закон РФ  «Об Архивном фонде РФ и  архивах»

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 года № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование  информации - обязательное условие  для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной  власти, ответственными за организацию  делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы  могут быть государственной и  негосударственной собственностью и находиться в собственности  граждан, органов государственной  власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми  правами, предусмотренными законодательством  РФ, в том числе он имеет право:

• назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;
• установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;
• определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организация  и общественные объединения обязаны  представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным  за формирование и использование  государственных информационных ресурсов.

Развитие  отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 года, постановлениях Правительства «Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ» от 1 декабря 1994 года, «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ» от 12 января 1996 года и др.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 года № 85-Ф№ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верховным  Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование организации  архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и  архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах  граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.

 

Глава 2. Документооборот в ООО  «Абиерт»

2.1. Структура ООО «Абиерт». Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «Абиерт»

ООО «Абиерт» является коммерческой организацией, уставный капитал, который разделен на определенное число акций. ООО «Абиерт» специализируется в оформлении фасадов, интерьеров для магазинов, торговых центров, офисных зданий.

Организация вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные  законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения  соответствующей лицензии. [№1]

ООО «Абиерт» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Организация несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества. 

ООО «Абиерт» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Управление организацией осуществляется в соответствии с уставом общества с ограниченной ответственностью, настоящим  положением, проведению взаимозачетов  и другими инструктивно-методическими  материалами. [№1]

Организационная структура – это состав, взаимосвязь  и соподчинённость самостоятельных  управленческих подразделений и  отдельных должностей. [№28,с.56-58]

Эффективность достижения целей организации, реализации её стратегии, взаимодействия с внешней  средой в значительной мере определяются правильностью построения структуры  организации.

Для ООО  «Абиерт» была выбрана линейно-функциональная организационная структура.

Линейно-функциональная структура является одной из наиболее распространённых и широко используется организациями.

Основу  линейно-функциональной структуры  составляет специализация управленческого  персонала по функциональным подсистемам  организации.

По каждой подсистеме формируются «иерархия» служб, пронизывающая всю организацию  сверху донизу. Результаты работы любой  службы аппарата управления оцениваются  показателями, характеризующими реализацию ими своих целей и задач. Например, работа служб, управляющих производством, - показателями выполнения графика  выпуска продукции, затрат ресурсов, производительности труда, качества, использования  производственных мощностей. Для оценки служб, осуществляющих управление персоналам, используются такие параметры, как  текучесть кадров, дисциплина труда  и другие. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная, прежде всего, на достижение высоких показателей каждой службой. При этом конечный результат работы организации в целом становится как бы второстепенным, иначе считается, что все службы в той или  иной мере работают на его достижение[№ 4,с. 45-49].

Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они  наиболее эффективны там, где аппарату управления приходится выполнять множество  рутинных, часто повторяющихся процедур и операций при сравнительной  стабильности управленческих задач  и функций: посредством жесткой  системы связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации  в целом. 

В то же время выявились и существенные недостатки, среди которых в первую очередь отмечают следующие:

• невосприимчивость к изменениям, особенно под воздействием научно-технического и технологического прогресса;
• закостенелость системы отношений между звеньями и работниками аппарата управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам;
• медленную передачу и переработку информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и по горизонтали);
• замедление прогресса управленческих решений.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия  является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «Абиерт» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться  в соответствии с основными положениями  Государственной системы документационного  обеспечения управления и Типовой  инструкцией по делопроизводству в  Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным  директором по согласованию с начальником  Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота

• Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
• Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
• Организация контроля исполнения документов.
• Поисковая система по документам.
• Составление номенклатуры дел.
• Формирование и оформление дел.
• Экспертиза ценности документов.
• Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Подразделения ООО «Абиерт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией организации, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на сотрудников организации.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности  работников организации и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «Абиерт» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав организации, в котором закреплены все основные моменты организации (основные виды деятельности, цели и задачи организации), Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что  до настоящего момента отсутствуют  такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление организации как инструкция по делопроизводству, положение об организации и должностные инструкции на сотрудников организации

Рассматривая службу делопроизводства в ООО «Абиерт» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив. Из отсутствия архива все документы организации хранятся в столах сотрудников.

 

 

Рис.1. Организационная структура управления ООО «Абиерт»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Организация документооборота в  ООО «Абиерт»

«Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» называется документооборотом.

В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения  или от одного сотрудника к другому. На этом пути они будут знакомиться  с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовывать  текст и его редактировать, в  службе делопроизводства проведут окончательное  оформление документа, его регистрацию  и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.

Движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.