Документооборот в ООО «Абиерт»

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации  их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика сотрудников.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1. Общие положения
2. Основные задачи и функции
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи по должности
7. Оценка деятельности.

В целях совершенствования работы с документами в ООО «Абиерт» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства.

Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь  затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации.

Регистрация.

В секретариате из-за отсутствия перечня  документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.

Для более быстрого поиска исходящих  документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять  номер структурного подразделения.

Составление номенклатуры дел.

Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел. 

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных  учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации. К моменту, когда возникла необходимость в  составлении номенклатуры дел, накопленный  объем документов уже очень велик. 

Именно такая ситуация сложилась  в делопроизводстве ООО «Абиерт. Документы сформированы в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов; архив в структуре организации отсутствует.

Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками стоит не только задача составления номенклатуры дел  на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования организации.

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце  текущего года на следующий календарный  год.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным  подразделениям или направлениям деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел  ООО «Абиерт»,  необходимо использовать положения об организации, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

При разработке номенклатуры дел рекомендуется  привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей,  который обязан оказывать методическую помощь –  разъяснить методику составления и  оформления. В унифицированную форму  номенклатуры дел обязательно нужно  включить следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• название вида документа;
• место составления;
• на какой год составляется номенклатура дел;
• названия разделов;
• гриф утверждения;
• гриф подписания.

При составлении  номенклатуры дел  организации необходимо указывать  сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В ООО «Абиерт» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом  документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.