ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Чувашский  государственный университет имени  И.Н. Ульянова»

(ФГБОУ  ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова») 

ИСТОРИКО-ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА АРХИВОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ  

КУРСОВАЯ  РАБОТА

ДОКУМЕНТООБОРОТ

                                      Выполнила: 

                                      студентка группы ИГФ 32-10

                                      Михайлова Мария  Николаевна 

                                      Научный руководитель:

                                      к.и.н., доцент Муравьева И.В.

  
 
 
 
 
 
 
 
 

Чебоксары 2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………  ……………………..……………………3

Глава1.Теория……………………………………..………………………….....4

1.1 Понятие,  структура и объем документооборота…………………………....4

1.2 Документация  и документооборот в бухгалтерском  учете………………...6

Глава2.История развития систем документооборота........................................13

2.1 Делопроизводство  в древнерусском государстве……………………….13

2.2 Приказное  делопроизводство в 15-17 вв………………………………...14

2.3 Система  коллежского делопроизводства…………………………………..16

2.4 Система  министерского делопроизводства………………………………..17

2.5 Делопроизводство  в 1917-1941 гг…………………………………………..18

2.6  Управление  и делопроизводство в 1945-2000 гг………………………….19

3. О  документообороте в организации…………………………………………23

Заключение……………………………………………………………………….31

Список  использованной литературы……………………………………….......32

Приложения……………………………………………………………………...34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Документооборот  - это движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления. Можно еще сформулировать по-другому, документооборот – это перенесенная на бумагу или электронный носитель  информация, объединенная правилами создания, оформления, приемки, передачи и исполнения.   Невозможно себе представить организацию без документов. Документы создаются всегда и во всех компаниях, но не всегда документ – это помощник, иногда с точностью до наоборот, документ создает дополнительный бардак в компании. Важно не только уметь описать информацию четко, лаконично, понятно, но и организовать сам процесс документооборота, чтобы он работал на компанию, а не против.  Важно не писать документы ради документов, а с помощью документа систематизировать информацию необходимую для успешного развития. Кто владеет информацией, тот владеет миром. Станьте реальным владельцем  компании, отдела, процесса, а не номинальным.          

     Система автоматизации документооборота, система  электронного документооборота — организационно-техническая  система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения  электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В век информации это более чем актуально. Уже невозможно представить себе без электронного документооборота не только средний бизнес, но и малый¹.

       Целью моей работы является изучение теории, истории и современной практики документооборота.  

Глава 1. Теория

1.1 Понятие,  структура и объем документооборота.

     Документально-информационные потоки на предприятии, в организации  являются составной частью информационной среды, в которой находятся десятки, сотни подразделений и специалистов, требующих количественного и качественного упорядочения документов с целью их эффективности. Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса.

     В свою очередь, само движение документов — это прежде всего перемещение  управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса  для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления.

     Перемещение документов в организации не может  быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических операций по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами,  контроль  за своевременным рассмотрением и исполнением документов, их рациональному хранению². Таким образом, документооборот - это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.

          Практика управления выработала основные требования к реализации документооборота:

         - Перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций.

     -   Избирательность доставки документной  информации руководителям и специалистам в соответствии с их потребностями и функциональными обязанностями массивного применения.

     - Технологическая и практическая  обусловленность перемещения документов.

     - Простота и однообразие маршрутов  и состава технологических операций для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования).

     Указанные требования сохраняют свою правомочность  и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий.

       Документооборот на практике представляет собой технологический процесс с его структурными составляющими — документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом:

         -нисходящий (входящий, входной) документопоток;

        -восходящий (исходящий, выходной) документопоток;

         -горизонтальный (внутренний, циркулирующий) документопоток.

1.2 Документация  и документооборот в бухгалтерском  учете

     Документ  в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому  любая хозяйственная операция оформляется  документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую  запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

       В составе документов бухгалтерского  учета различают (рис. 5.2):

     - первичные документы; 

     - учетные регистры;

     - отчетные документы.  

        
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 5.2. Состав документов бухгалтерского учета

Первичные бухгалтерские документы

       Под первичным учетом понимают  первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Документы принимаются к учету, если они  правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты³. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

      -наименование документа; 

      -дата составления документа; 

      -наименование организации, от  имени которой составлен документ;

      -содержание хозяйственной операции;

      -измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении; 

      -наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

      -личные подписи указанных лиц  с расшифровкой.

       Все первичные документы имеют  унифицированные, т. е. типовые  формы. К основным первичным  документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средства с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д⁴. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

       На основе первичных документов  составляются бухгалтерские проводки  и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

     Учетные регистры

       Бухгалтерские проводки, составленные  в соответствии с первичными  документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций⁵.

       Учетные регистры различаются  по внешнему виду, способу ведения  учета и содержанию.

       По внешнему виду учетные регистры  подразделяются на книги, карточки  и свободные листы. Первыми  учетными регистрами можно назвать  амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров⁶. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

       По способу ведения учета регистры  подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последователь-ности,их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.