ДОКУМЕНТООБОРОТ

     Появление телеграфа вызвало к жизни  новый вид переписки – телеграммы, изобретение телефона привело к  появлению телефонограмм – письменной записи переданного по телефону сообщения¹⁰. 

2.5 Делопроизводство  в 1917 – 1941 гг.

       Октябрьский переворот 1917 г. Кардинально  изменил государственный аппарат.  СНК издает декреты « О порядке  утверждения и опубликования  законов» и « О форме бланка  государственных учреждений» , в которых перечислялись обязательные реквизиты бланка  документов.

     При оценке этого периода надо учитывать  тяжелые условия Гражданской  войны, разрухи. Тем не менее, период 20-х гг. можно считать  наиболее благотворным для организации исследований в области управления, научной организации труда ( НОТ) и делопроизводства; издания важных нормативно-методических документов  в сфере документационного обеспечения управления ( ДОУ). 

     Наиболее  интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись  созданным в середине 20-х гг. в  Государственном институте техники управления (ИТУ), в частности специальным структурным подразделениям по вопросам унификации и стандартизации на общесоюзном уровне – кабинетом стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений, стандартизовались материалы, применяемые в делопроизводстве, средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель; форматы бумаги.  

     В 30-е гг. закрываются структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры¹¹. 

     Отдельные крупные ведомства издавали отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по введению делопроизводства, указания, правила и т.п. 

     Однако  дальнейшему совершенствованию  делопроизводства и документооборота помешала начавшаяся Великая Отечественная  война.

2.6 Управление  и делопроизводство в 1945-2000 гг.

     Тяжелое послевоенное состояние государства оттеснило на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к этим вопросам можно отнести к началу 60-х гг. 

     Определенной  вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР. 

     Развитие  Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) юридически закреплено постановлением Совета Министров  СССР « О мерах по улучшению  архивного дела в СССР», так Главному архивному управлению и ряду государственных  комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД; в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзной научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 

     В 1970 г. Создан проект основных положений  ЕГСД, после обсуждения и доработки  «Основные положения ЕГСД» (1973) одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, как положения, не имеющие официального статуса¹². 

     Заметным  явлением в истории делопроизводства стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической и социальной информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появилось в полной мере лишь в 90-х гг. 

     В 1993 г. издан новый Общероссийский классификатор управленческой документации, в которой включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.

         Система делопроизводства и документооборота в России развивалась вместе с развитием государства.

     Первой  формой делопроизводства в России считается  приказное делопроизводство, которое сложилось к началу 17 века. При Петре 1 введено коллежское делопроизводство, созданы канцелярии, сложилась журнальная форма регистрации документов. 

     Начало 19 века ознаменовалось созданием министерств, сменой коллегиальность в руководстве  единоначалием. В это время сложилось исполнительное делопроизводство: появилось бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.  

     В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для  централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов¹³. Установлен типовой состав информационных элементов документов.  

     В настоящее время система обработки документов развивается с учетом требования современной экономики, современных методов управления , уровня развития информационных, в том числе инновационных технологий, используемых при создании, обработке, хранении передачи информации.

     Системы документооборота берут свое начало в конце прошлого века с появлением фотоаппарата, когда стало возможно создавать уменьшенные копии документов. Шпионские технологии были конверсированы и стали применяться для создания микрографических архивов документов. Микрофиша дала реальный, качественный прорыв в стоимости хранения и копирования документов, но с точки зрения скорости поиска и коллективного использования документов все осталось на уровне бумажных документов. Появление компьютерных систем с коллективным доступом позволило достигнуть прорыва и в этих областях. Произошла  трансформация от микрографических документов, к электронным образам бумажных документов, от микрографических систем к , так называемым imaging-системам. Расширенная система поиска, возможность получать доступ к одному документу нескольким пользователям одновременно, возможность удаленной и распределенной работы при сохранении незначительной стоимости хранения и копирования информации предопределило тенденцию замены микрографических документов на электронные. С течением времени усложнялось оборудование и программное обеспечение, появлялись все более скоростные и неприхотливые к качеству бумажного документа сканеры, специальные платы, позволяющие ускорить процесс печати, просмотра и сканирования образов документов, появились оптические и магнитооптические роботизированные библиотеки. Imaging-системы дали толчок для развития систем распознавания машинописных и рукописных символов, тогда же появились первые workflow- системы, предназначенные для организации процесса ввода бумажных документов в систему хранения. В дальнейшем workflow-системы были распространены на офисную деятельность предприятий.

            В начале 90-х годов появился новый класс систем, предназначенных для управления электронными документами, отличными от их образов. В основном это были файлы текстовых процессоров и запросы на такого рода решения в основном приходили от федеральных агентств и юридических компаний. Так появился новый класс систем, названный системами управления документами. Развитие функциональности, добавление функций работы с образами документов привело к тому, что современные системы управления документами перекрывают по функциональности imaging-системы приблизительно в два раза меньшей стоимости. Кроме функций хранения и поиска, присущих imaging-системам, в системах управления документами появились функции контроля жизненного цикла документа - в отличии от своих предшественников, системы управления документами предназначены для работы с динамическими документами¹⁴. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. О документообороте в организации

     Любая организация  процесс  осуществления  своей деятельности ,в том числе  в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах, отражает в различного рода документах. Важно  уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия - от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы.

     В настоящей статье я расскажу о том, что представляет собой график документооборота, для кого он составляется и кем утверждается, в каких направлениях деятельности организации такой график необходим и какое имеет значение для повышения производительности и упорядочения рабочего процесса.

     Письменные  документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные  доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают  первостепенное значение¹⁵. Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

     Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ - это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

     Таким образом, внутренний документооборот  должен иметь определенную процедуру  и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Понятие документа  и документооборота

     Согласно  ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

     Для грамотной организации работы вначале  рекомендуем решить, какие документы  действительно нужны фирме. Обязательный минимум документов для любой  организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д. (Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

     Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

     При установлении договорных отношений  с контрагентами следует помнить  о предусмотренных гражданским  законодательством формах договоров. Сделки совершаются устно или  в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ). В соответствии со ст. 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

     1) сделки юридических лиц между  собой и с гражданами;

     2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

     Следовательно, форма гражданских договорных отношений  законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.