ДОКУМЕНТООБОРОТ

       По содержанию регистры подразделяются  на регистры синтетического, аналитического  учета и комбинированные, в  которых ведется одновременно  синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

     Отчетные  документы

       На вопрос, что является результатом  работы бухгалтера, можно ответить  одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

     Отчетность  — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной  деятельности предприятия.

       В соответствии с Федеральным  законом «О бухгалтерском учете»  от 21.11.96 № 129-ФЗ предприятие предоставляет  ежеквартальную и годовую бухгалтерскую  отчетность в определенном объеме  типовых форм. Указанные формы  бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

       Промежуточная квартальная бухгалтерская  отчетность содержит бухгалтерский  баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя:

      - отчет об изменении капитала (форма № 3);

      - отчет о движении денежных  средств (форма № 4);

      - приложение к бухгалтерскому  балансу (форма № 5);

      - пояснительную записку к отчету.

     Основными требованиями, которые предъявляют  к отчетности, являются:

     - достоверность — отчетность должна  отражать реальные хозяйственные  операции, которые можно легко  проверить; 

     - полнота — отчетность должна  содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;

     - нейтральность — отчетность не  должна отражать интересы каких-либо  лиц; 

     - преемственность — последовательность  применения форм отчетности и  их содержания от одного отчетного периода к другому.

     Документооборот

       Под документооборотом в бухгалтерском  учете понимают порядок и путь  прохождения документов по всем  инстанциям с момента их составления  и сдачи в архив. 

     Движение  первичных документов в бухгалтерском  учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

       Контроль за выполнением графика  документооборота осуществляет  главный бухгалтер. 

     Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы  подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.

       Установлены определенные правила  и сроки хранения документов  в архиве. Например, первичные и  учетные документы хранятся в  течение 5 лет, инвентаризационная  документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

       Исправление ошибок в бухгалтерском учете

       Бухгалтерские документы должны  быть заполнены правильно и  четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки.

       Ошибки могут быть локальные,  когда искажение информации происходит  в одном документе, например  неверно написана дата, или транзитные  — если ошибка автоматически  проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции. В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.

       Наиболее распространенными методами  исправления ошибок являются:

     - корректурный;

      -«красное сторно»; 

      -дополнительной записи.

     При корректурном методе неправильный текст  или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления  оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.

     Метод «красное сторно» применяется, когда  в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается.

     Метод дополнительной записи используется в  том случае, если запись сделана  в сумме меньшей, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов.

                
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. История развития систем документооборота

2.1 Делопроизводство  в древнерусском государстве.

     На  ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца 15 века) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с ограниченным штатом.

     Письменные  документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и  лингвистами, показывают, что уже  в 10 в. в Древнерусском государстве  была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные, и вкладные грамоты, завещания. С развитием законодательных основ государства наряду с огромными многостраничными правовыми актами создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения⁷.

     Со  временем обозначились и места наиболее безопасного хранения документов. Это, как правило, центральные храмы. Часто само хранение документов в  храме придавило им требуемую  юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы   (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, т.к. церковь обладала широкой юридической компетенцией. Появлялись первые специалисты в области создания и обработки документов. Это были церковные псаломщики и дьяки. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники».

2.2 Приказное  делопроизводство в 15-17 вв.

     С середины 15 в. в период формирования русского централизованного государства  начинает складываться система государственного делопроизводства. Во время превращения  Московского княжества в великорусское  государство в нем образовались новые органы государственного учреждения- избы и приказы. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением- Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным. Этот период охватывает время с 15 по 17 вв.

     В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив.

     В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа- столбец- свиток из подклеенных друг другу узких листов бумаги. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

     Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов,  языковых формул ) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа⁸. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста. В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3 Система коллежного  делопроизводства

     Со  временем правительство стало искать новые формы государственного устройства. Взамен устаревшей системы приказов в 

     1717-1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая  из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и починялась Сенату.

     Основой законодательной реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром 1 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской». Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и ассесоры. Так же при коллегиях появляются самостоятельные подразделения – канцелярии. В первую очередь коллегиях рассматривались государственные дела, затем-частные.

     Особенно  детально разработаны в Генеральном  регламенте вопросы регистрации  документов и ответственности за принимаемые решения. Серьезным  новшеством было введение подписи руководителя присутственного на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. 

     Для коллежского делопроизводства было характерно- выделение из текста как  самостоятельного элемента формуляра  даты документа, во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа; наименование документа как самостоятельный элемент формуляра; появление реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. 

     В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось  значительным увеличением письменной работы и формальностей, что приводило  к волоките⁹. 

2.4 Система министерского делопроизводства

     Начало 19 в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства. Новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия, что было необходимо для более  гибкой и оперативной системы управления.

     Окончательно  единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего  учреждения министерств» - законодательного акта, определившего свою систему  министерского устройства, включая  их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. 

     Серьезные изменения в системе управления привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств  появляются бланки учреждений с угловым  расположением реквизитов. В составе  реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения – автора в структуре учреждения. Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появляется и ссылка на поступивший документ . 

     С конца 19 в. В учреждениях начинают использоваться пишущие машинки, что  ускорило все письменные работы и  канцелярии. Более того, машинописный текст, приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.