http://31-05.ru/gos/shpory_dokumentovedenie_gos.htm#_Toc351055734
http://www.edou.ru/enc/razdel11/?COURSE_ID=3&LESSON_ID=18
1)Документ и его место
в системе управления. Связь информации
и документа.
Документ - явление сложное и древнее.
Его появление, эволюция, функции документа,
требования, предъявляемые к его составлению
и оформлению, а также весь порядок работы
с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин.
Документ сопровождает человека
от рождения до смерти и в нем фиксируются
важнейшие события всей его жизни: рождение,
окончание школы, получение специального
среднего и высшего образования, вступление
в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется, прежде
всего для того, чтобы закрепить, подтвердить
право отдельного лица, семьи, рода на
землю, какое-то имущество, право на власть
и т.д.
Первоначально в документах
закрепляются лишь отдельные события,
факты и мы говорим об отдельных актах
документирования. Но с появлением и развитием
государства функции управления усложняются.
Вся управленческая деятельность обязательно
документируется.
Как носитель информации документ
выступает в качестве непременного элемента
внутренней организации любого учреждения,
предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие
их частей. Информация является основанием
для принятия управленческих решений,
служит доказательством их исполнения
и источником для обобщений, а также материалом
для справочно-поисковой работы. В управленческой
деятельности документ выступает и как
предмет труда, и как результат труда,
т.к. принятое решение записывают, закрепляют
в документе.
Документация, будучи тесно
связана со всеми формами управленческой
деятельности, отражает эту деятельность
и в то же время используется аппаратом
управления в качестве способа и средства
реализации возложенных на него функций.
Кроме того, документирование во многих
случаях является обязательным, предписывается
законом и актами государственного управления.
Чрезвычайно важна для управленческой
деятельности юридическая сила документов,
так как они служат способом доказательства
заключенной в них информации и представляют
одну из форм выражения права.
Однако один документ - это единичный акт документирования.
Но деятельность учреждения оформляется
и отражается совокупностью целого ряда
определенным образом взаимодействующих
документов, обычно соответствующих функциям
управления. "Совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности,
единых требований к их оформлению"
составляет систему
документации.
Подавляющее количество документов
создается именно в сфере управления,
где все документы надо не только составить
и оформить, но и учесть, передать по назначению,
проконтролировать исполнение, сохранить,
определить срок его дальнейшего хранения,
передать в архив или уничтожить в соответствии
с установленными правилами.
Управление документацией складывается
из четырех основных составляющих, которые
в совокупности позволяют достигнуть
эффективности “документальной” деятельности
и способствовать развитию организации
за счет систематического использования
документированной информации. Элементы
управления документацией охватывают
полный жизненный цикл документов.
Создание документов. Этот элемент понимается как
установление необходимого перечня используемых
документов, их названий и функционального
назначения, проектирование форм документов,
наблюдение за их использованием, применение
современных информационных технологий
для составления документов.
Хранение и использование документированной
информации. Этот элемент понимается как
формирование дел, создание файлов и систем
поиска документов и информации, развитие
систем передачи информации, телекоммуникаций,
копирования и тиражирования документов;
создание центров хранения документов
или административных архивов.
Передача документов
на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как
составление перечней документов со сроками
хранения, оценка документов, идентификация
и описание каждого документа и комплексов
документов. Ценность и необходимость
сохранения признается за документами,
которые могут служить для доказательства
существовавших сделок или для проведения
исторических исследований.
Управление архивами. Этот элемент понимается как
проектирование и строительство архивохранилищ,
совершенствование методов консервации
и реставрации, систематизации и описания
архивных фондов, доступа к документам,
составления справочных средств и распространения
в обществе информации об архивах.
Характеризующий переходную
стадию от традиционного делопроизводства
к управлению документацией.
Итак, на основе вышеизложенного,
управление документацией как полноценную
управленческую функцию организации,
реализация которой распространяется
на все стадии жизненного цикла бытования
документов, все виды документов и системы
документации организации. Управление
документацией основывается на принципах
экономичности и эффективности и на широком
использовании новых информационных технологий.
Связь информации
и документа.
Одним из важнейших проявлений
человеческого поведения является коммуникация,
т.е. общение с другими людьми посредством
определённых знаков или символов.
Появление письменности ознаменовало
переход человечества к новой информационной
технологии. С помощью графических знаковых
систем стало возможным отделить информацию
от субъекта и зафиксировать её на каком-либо
материале с целью последующей передачи
во времени и пространстве. В результате
появилась документированная информация,
т.е. документ.
Информация, зафиксированная
на материальном носителе, выполняла в
древности роль свидетельства, доказательства.
В России термин "документ" был переведён
Петром Первым именно как "письменное
свидетельство". Между тем сам этот
термин в течение длительного времени
почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной
практике обычно использовались другие
термины: "акт", "дело", "бумага".
Постепенное накопление знаний
о документах привело в 19 в. к выделению,
помимо правового, также и управленческого
аспекта документа, что нашло отражение
в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ
определялся как "всякая важная деловая
бумага, так же диплом, свидетельство".
К середине 20 века получил определённость
ещё один важнейший аспект документа - исторический,
т.е. его значение как носителя ретроспективной
информации. В первой половине 20 столетия
было существенно пересмотрено содержание
понятия "информация", которое стало
связываться с категорией отражения, как
всеобщим свойством материи, первичным
по отношению к информации. А во второй
половине 20 в. с развитием кибернетики,
информатики, вычислительной техники
развернулось активное изучение социальной
сущности и информационной природы документа,
что привело к дальнейшему расширению
и, самое главное, к углублению его понятия.
Именно в этот период было дано теоретическое
обоснование неразрывной связи понятий
"документ" и "информация".
Таким образом, к настоящему
времени понятие "документ" вобрало
в себя такие наиболее существенные характеристики,
как информационное предназначение, материальный
носитель, а также ряд функциональных
аспектов.
Вместе с тем определение понятия
"документ" в различных науках имеет
существенные отличия. В информатике,
например, документ нередко определяется
как "материальный объект, содержащий
информацию в закреплённом виде". В документалистике -
одной из наук об информации - под документом
понимается "любая семантическая информация,
выраженная на любом языке и зафиксированная
любым способом на любом носителе с целью
её обращения в динамической информационной
системе". в юридических науках акцентируется
внимание на правовом аспекте. В результате
документ фигурирует преимущественно
как средство документирования и доказательства
правовых отношений. В сфере управления документ
исследуется главным образом как средство
фиксации и передачи управленческих решений.
В исторической науке документы рассматриваются прежде
всего как исторические источники, т.е.
носители ретроспективной информации.
2)Нормативно-методические
акты, регламентирующие создание и оформление
документов.
3)Документоведение
как научная дисциплина и ее связь с другими
научными дисциплинами
Уже в древности люди стали
осознавать, что создание документов,
их движение и
хранение подчиняются определённым
закономерностям и правилам. Первоначально
это понимание находило закрепление в
делопроизводственной практике, в формировании
обычаев и традиций работы с документами.
Затем практические приёмы обобщались,
анализировались и постепенно становились
обязательными правилами и нормами, получая
закрепление в официальных законодательных
и нормативных актах. Таким образом, практическая
деятельность стимулировала теоретическое
осмысление вопросов, связанных с функционированием
документов в обществе. В результате зародилась
научная дисциплина документоведение.
Тесная связь с практикой обусловила
структуру предмета документоведения,
состоящую из нескольких частей:
1) теоретической
2) исторической
3) прикладной (включает делопроизводство
и организацию ДОУ).
Круг проблем, которые изучаются
документоведением, достаточно широк,
но главными из них являются:
закономерности образования
документов;
способы их создания;
функции, свойства, структура
документа;
принципы организации документооборота;
становление и развитие систем
документации, а также комплексов документов;
пути совершенствования документационных
процессов в обществе.
Объектом документоведения
является вся совокупность документов
в обществе, т.е.
все виды, жанры и формы документов,
а также все системы и подсистемы документации.
Однако при этом основное внимание
уделяется документам и системам документации,
связанным со сферой управления, с оперативной
средой.
Из предмета документоведения
вытекают основные задачи этой научной
дисциплины:
- теоретическое обоснование
документационных процессов в обществе;
- обеспечение высокого качества
создаваемых документов и эффективного
их функционирования;
- формирование высокоорганизованной
информационной среды, т.е. обеспечение
общества полноценной и оперативной документированной
информацией;
- развитие, совершенствование
информационной культуры человека.
Свои задачи документоведение
решает совместно с другими, преимущественно
прикладными, дисциплинами документоведческого
цикла, для которых оно является теоретической
базой. К их числу относятся:
история делопроизводства
организация и технология документационного
обеспечения управления
(делопроизводство), изучающая
непосредственно организацию работы с
документами:
приём, распределение, регистрацию,
справочную работу, поиск необходимых
документов
и т.д. (К сожалению, многие ставят
знак равенства между документоведением
и
делопроизводством, ошибочно
смешивая эти две дисциплины);
документная лингвистика;
организация секретарского
обслуживания и некоторые другие.
Становление и развитие документоведения
как научной дисциплины Документоведение
относится к разряду молодых наук, оно
еще окончательно не сформировалась как
научная дисциплина, обобщающая совокупность
знаний о документе.
Эта наука возникла не сразу,
она прошла в своем развитии несколько
этапов.
Исторически первой в этом ряду
стоит документационная наука, возникшая
в конце
XIX в. и получившая международное
признание в первой половине XX в. Под этим
названием развивалась наука,
предметом которой была документационная
деятельность, включающая процессы сбора,
систематизации, хранения, поиска и распространения
(а с середины 1940-х годов - и создания) документов
во всех сферах общественной жизни. Эта
наука еще имела название "книго-архиво-музееведение".
Основоположником документационной
науки является Поль Отле. Он предлагал
назвать науку, изучающую документную
деятельность, библиологией или документологией,
что было связано с отождествлением книги
и документа.
Со временем в процессе дифференциации
в качестве самостоятельных научных дисциплин
выделились теория классификации документов,
теория документных потоков, теория индексирования
и реферирования.
История документационной науки
оказалась короткой. В середине XX в. (50-60-е
годы) процессы коммуникации начинают
рассматриваться не только в ракурсе одного
из их средств - документа, но и более широко
- как информационные. Понятие "документ"
уступает место понятию "информация",
поскольку первое является производным
от второго. Первоначальные представления
о предмете документационной науки были
модернизированы и приобрели информационное
и кибернетическое содержание.
С начала 1960-х годов начинают
развиваться научные направления под
названием
документалистика и документоведение.
Первая рассматривается как прикладная
отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией
управления документными системами всех
типов - от изобразительного искусства
до канцелярского делопроизводства. С
этой целью документалистика изучает
структуру и свойства матричных документов,
методы и средства автоматической обработки,
хранения, поиска и использования их, документные
потоки и документные массивы для оптимизации
управления крупными, главным образом,
многоканальными документными системами.
Однако документалистика не отражает
всего диапазона исследований документа,
проблем его производства, распространения
и использования и не может быть обобщающей
наукой о документе.