Документоведение

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется все возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

Результаты научных исследований обнародуются в монографиях и статьях, в диссертациях и выступлениях на научных конференциях, находят отражение в учебно-методических пособиях, в методических рекомендациях для органов управления и т.д. С середины 1990-х годов в России выходит специализированный информационно-практический журнал "Делопроизводство". Теоретические и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят отражение также на страницах журналов "Отечественные архивы", "Вестник архивиста", "Секретарское дело", "Служба кадров", "Управление персоналом" и некоторых других.

5)Понятие «документ» и его развитие

Развитие понятия «документ»

     Проблем совершенствования управления документацией и эволюции управленческого документа требует осмысления самого понятия «документ», исторических и методологических характеристик его эволюции. Известно, что документы сопровождают человека с момента возникновения письменности – начертательного способа фиксации информации. Документ используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знания, сферах жизни.

     История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной и интереснейших тем документоведения и до настоящего времени недостаточно изучена. Вместе с тем, в истории документа можно выявить истоки большинства сегодняшних проблем управления документацией в организациях. История позволяет проследить эволюцию документа и е взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса трансформации документа можно назвать причины возникновения, изменений и сохранения форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, появление и исчезновение отдельных реквизитов документ и т.д.

     В.И. Истрин связывает развитие документа непосредственно с возникновением письменности, так как письменная, текстовая, содержательная часть - это основа любого документа. Следует согласиться, что факторы, обуславливающие появление письма в историческом ракурсе (формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка, предшествующих систем письма), отразились и на становление документа.

     Анализ литературы показывает, что основные функции документа связаны с процессом запоминания (фиксации) информации с последующей передачей ее во времени и пространстве. К ним на первоначальном этапе становления письменного документа

можно отнести: учет, подсчет, борьбу с обманом, передачу команд, запись информации в целях ее сохранения и распространения в научных, религиозных, учебных и других целях. Реализация названных функций привела на практике к появлению графической документации (карт и чертежей), медицинской, бухгалтерской и других видов документации. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

     Зададимся вопросом о том, что же с точки зрения документоведения представляет собой документ. Очевидно, что разработка оптимального определения термина «документ» зависит от полноты изучения проблемы эволюции управленческих документов в целом. К сожалению, до настоящего времени в документоведении и архивоведении не выработано четкого, однозначного и общепринятого термина «документ». Вместе с тем, такая дефиниция необходима для развития теории документоведения.

     Понятие «документ» используется во многих областях знаний и является объектом исследования ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определению документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, форма, способ записи и воспроизведения информации и т.п. По нашему мнению, решение задачи поиска необходимого смыслового значения термина «документ» в документоведении возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.

     Являясь общенаучным понятием, документ имеет определенные отличия в толковании разными дисциплинами , отражающими их предмет и задачи. Самое широкое понимание документа дано в документалистике - как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом. В документоведении документ - средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В источниковедении документ - объект, специально предназначенный для передачи информации. Существуют попытки дать определение документа как объекта изучения всех дисциплин, например: документ - результат целенаправленного запечатления (документирования) информации для передачи ее во времени и пространстве.

     Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучающими документацию с разных позиций, проявляется в их понятийном аппарате. Если документоведение ставит своей главной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности. Важно подчеркнуть, что оценка документа как исторического и социологического источника прямо вытекает из того, какое место занимал документ и какое значение он имел, выполняя первоначальные свои функции.

     В архивоведении  употребляется термин «архивный документ» - документ, хранящийся в архиве. Илизаров Б.С, рассмотрев основные значения термина «архивные документы» (собственно архивные документы, хранящиеся в архиве; ретроспективная архивная информация; устаревшие опубликованные документы), предложил собирательный термин «палеогенные документы» - документы (информация), созданные по отношению к нам в прошлом .

     В правовой  науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука определяет документ как важнейший исторический источник, документалистика считает документом любую фиксированную информацию . Специалисты в области управления рассматривают документ как средство фиксации и передачи управленческих решений .

     Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ», по нашему мнению, дает документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности образования документов, складывания и развития систем документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности.

     Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднейшая производная форма documentum, в узком смысле слова означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилось во многих сферах научной и практической деятельности.

     В русском  языке понятие «документ» появилось  в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым прежде всего правовое значение документа. В XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. «Документ — 1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство»

     Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практической деятельности учреждений понятие документа часто отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция отождествления «деловой бумаги» и «документа» сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом», так в Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов». В «Толковом словаре русского языка» 1934 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя».

     В приведенных выше определениях можно выделить две составляющие документа: информационную (документ — зафиксированная информация, передаваемая во времени и на расстоянии) и правовую (документ служит доказательством достоверности информации и представляет одну из форм выражения права).

     По мере накопления знаний о закономерностях образования документов и документирования в различных отраслях человеческой деятельности, а также с появлением новых типов материальных носителей информации понятие «документ» получало новое осмысление, наполнялось новым содержанием.

     К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ», «документальные материалы» обозначают все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

     Более позднее определение К.Г. Митяевым понятия документа как результата сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов было развито в «Кратком словаре архивной терминологии». В нем в определении «документ» заложено понятие об информации как объекте описания: «Документ - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- записи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)». Хотя термины «информация» и «носитель» в этом определении отсутствуют, но они раскрываются в дефиниции через их характеристики.

     Позже ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1971) вносит в термин «документ», изменения: «Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». В этом определении дано развернутое понятие информации, однако слово «результат» (закрепление информации) заменено не оправданным ни семантически, ни логически словом «средство».

     В приведенном определении следует обратить внимание на следующее: 1) Документ является результатом прежде всего сознательной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация закрепляется техническими средствами, созданными человеком. 2) Сознательно закрепляемая информация не может быть выражена без слов или каких-либо знаков или символов (машинных кодов), поскольку она является мысленным отображением действительности.

     Таким образом, основное смысловое значение документа обобщено в определении его как средства закрепления информации. При этом в самом понятии выделяются новые признаки документа, такие как способы и материал закрепления информации, обязательная идентификация документа.

     Дальнейшее развитие архивной терминологии, отраженное в «Словаре современной архивной терминологии социалистических стран», внесло коррективы в предыдущее определение термина «документ». Понятие «информации», как несущее основную смысловую нагрузку, осталось в логико-семантической связи в составе словосочетания «результат закрепления информации». Введение понятия «носитель», на котором закреплена информация, придало дефиниции законченный вид: «Документ - результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе».

     В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1983), в дефиницию термина «документ» внесены поправки, которые отделяют материальный носитель «документа» от информации на нем. Словарная конструкция «материальный объект с информацией» дополняет и уточняет семантическое значение термина; этой же цели служит устранение понятий «средство» или «результат» из дефиниции и отказ от перечисления способов закрепления информации на различных материальных носителях: «Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве».

     А. В. Елпатьевский ввел в архивоведение понятие «документная информация». Его определение, данное в начале 70-х гг., считалось наиболее точно отражающим все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы, - зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения».