Документоведение

     Таким образом, анализ последовательного развития определений документа позволяет выделить три основных подхода к формулированию термина «документ»:

     1) документ - материальный  объект;

     2) документ - носитель информации;

     3) документ - документированная информация.

     С позиций документоведения наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

     Первоисточником такого подхода к документу может служить работа Поля Отле «Трактат о документации». В СССР сторонниками данного термина стали специалисты по информатике, которые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа . В этом случае речь идет об информационных процессах, о передаче информации от одного субъекта другому.

Разновидностью данного толкования понятия «документ» является замена в термине словосочетания «материальный объект» на «материальный носитель», «носитель», «специальный материал». Впервые такой подход был обозначен в кратком словаре архивной терминологии и развит в ГОСТе 16487-70. Среди ученых и специалистов этой точки зрения придерживались последовательно ГГ. Воробьев, К.И. Рудельсон, Киба Ю.И. и Цибизов Н.И., Фельзер А.Б. и Миссерман М.А., Илюшенко М.П., Петраков А.В. и др.

     В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мнению правоведа В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации ... документированная информация ... есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности». Мысль о документе как двуедином целом разделяет и М.Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, «бумаги»).

     Продолжая анализ понятия «документ», можно сделать вывод о том, что его основу составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. В этом мы солидарны с украинским ученым С.Г. Кулешовым, который в своей монографии отмечает, что документ – это специальная материальная конструкция, созданная человеком для сохранения и передачи информации в пространстве и времени, приспособленная для физиологических возможностей прочтения текста (как логической последовательности речевых и неречевых знаков).

     Особенно важным представляется введение в термин понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управлении и архивном деле. Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». На наш взгляд, этим определением вполне может оперировать современное документоведение.

6)Общие и частные функции документов.

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д.

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается “остановить мгновение”. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

7)Текстовое документирование и этапы его развития

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи

звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

     1. пиктографическое;

     2. идеографическое (логографическое);

     3. слоговое (силлабическое);

     4. буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

Пиктографическое письмо (от лат. "pictus" - писанный красками, рисованный и греч. "grapho" - пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей - племён, союзов племён - создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки - до конца 19 в.).

Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке.

Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами и т.д.

Однако пиктографическому письму присущи значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и т.п.).

Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы - слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное -идеографическое письмо (от греч. "idea" - понятие и "grapho" - пишу).

В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до Р.Х. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой

идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические (v, ?, ?, ?, %), музыкальные знаки (d, d), денежные символы ($, ?, ?), знак параграфа ( ) и др.

Однако идеографическое письмо является весьма сложным для обучения и неудобно для повседневного пользования. В частности, в Китае даже самые распространённые иероглифы содержат в среднем по 11 штрихов, а некоторые до 50 и более.

Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое письмо (от греч. "sullabe" - слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились во 2-1 тыс. до Р.Х. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними - японская слоговая азбука "кана" и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.

Из слогового письма во 2 тыс. до Р.Х. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук - фонему (от греч. "phonema" - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки).

Родоначальником всех видов алфавитного письма, как полагают учёные, стало древнесемитское (финикийское) консонантное письмо. Финикийцы придали знакам алфавита удобную для начертания форму. Будучи активными мореплавателями и торговцами, они быстро распространили, начиная с 9 в. до Р.Х., свой алфавит среди многих народов Средиземноморья. От финикийцев алфавит заимствовали греки.

Греческий классический алфавит, возникший к 403 г. до Р.Х., содержал 17 согласных и 7 гласных букв. На основе греческого алфавита возникло латинское письмо, послужившее, в свою очередь, базой для большинства западных алфавитов. В настоящее время построенным на латинской основе письмом пользуется около трети населения планеты. В скорописной (курсивной) форме финикийский алфавит получил широкое распространение в странах Ближнего и Среднего Востока, положив начало всем восточным алфавитам.Греческий алфавит лёг в основу славянской азбуки. Её создание во второй половине 9 в. связано с именами известных просветителей Кирилла и Мефодия. Древнеславянское письмо имело две графических разновидности - кириллицу и глаголицу. Кириллица, вытеснив глаголицу, просуществовала без сколько-нибудь серьёзных изменений до начала 18 века. Первоначально кирилловская азбука насчитывала 38 букв, затем их число увеличилось до 43. Причём только 24 буквы составители заимствовали из греческого алфавита, остальные же были специально созданы для передачи звуков славянской речи.

Впоследствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и под воздействием

государственных орфографических реформ - прежде всего Петровской (1707-1710 гг.) и советской (1917-1918 гг.). В результате из алфавита был изъят ряд букв: ?(омега), ?(пси), Ё (и), ?(фита) и др. Современный русский алфавит насчитывает 33 буквы. Построенным на кирилловской основе письмом в настоящее время пользуются народы, говорящие примерно на шести десятках языков и составляющие до 10 % населения земного шара.

Таким образом, развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков

(пиктограмм) к сложным  идеографическим системам, а от них - к более простым слоговым и буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определённую роль в этом процессе сыграли также материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи для письма. Начертательное письмо и в наши дни остаётся важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках.

8)Пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня

Изначальным этапом развития начертательного письма явилось письмо рисуночное или пиктографическое (от лот. pictus – "картинный", "нарисованный" и греч. grapho – "пишу"). "Оно представляет собой преднамеренное изображение на камне, дереве, глине предметов, действий, событий и т.п. с целью общения" [7, с.23]. 
 
Пиктографическое письмо посредством рисунка, который называется пиктограммой, передает высказывание в целом, не расчленяя его на отдельные слова графическими элементами пиктограммы. 
 
Пиктография – наиболее древний способ письма. Это еще не настоящее письмо в собственном смысле слова. В нем нет ни членения на слова, ни порядка слов. 
 
При помощи сочетания рисунков изображались предметы и действия, причем смысл пиктограммы расшифровывался независимо от передачи его звуковым языком. Пиктографические знаки могли быть понятны людям, говорящим на разных языках. Пиктографические знаки должны были быть очень ясными, наглядно передавать изображение конкретных предметов. Резкость линий рисунков обуславливало то, что пиктограммы выцарапывались на стенах пещер, на скалах, на камнях, на рогах и костях животных. 
 
Появление пиктографического письма связано с периодом, когда первобытные рисунки начинают применяться не только для эстетических и религиозно-культовых потребностей, но и как средство передачи сообщений в дополнение к устному рассказу и закрепления сообщений в памяти рассказчика или слушателя.

"Периодом же окончательного  сформирования пиктографии надлежит  считать эпоху, когда рисунки  начинают использоваться не только  в дополнение к рассказу, но  и для самостоятельной передачи  сообщений, в частности, для передачи  их адресатам, отсутствующим в  момент создания пиктограмм, отделённым  от их создателя большим расстоянием  или временем" [1, с.62]. 
 
Пиктографические знаки наглядно передавали изображения конкретных предметов и их могли понимать люди, говорящие на разных языках.  
 
Как бы не были примитивны изображения, они уже таили в себе элемент условности. Передача рисунком конкретных предметов меняется в сторону упрощения и схематизации изображения. Так, уже в ранних пиктограммах имелись предпосылки для превращения рисунков в условные знаки. В связи с развитием мышления возникает все возрастающая потребность выразить более отвлеченные понятия в языке. Это ведет к постепенному превращению рисунка в символ, в условный знак. Принцип пиктографического письма сохранился и в настоящее время в виде различных знаков и рисунков (на улице, например, изображение правил уличного движения, рисунки на вывесках и пр.). 
 
Пиктография – весьма доступный вид письма, особенно при использовании наглядно-изобразительных средств передачи сообщаемого. К тому же пиктография не связана с конкретным языком. В связи с этим использование пиктографии (в отличие от предыдущих типов письма) не требовало специального обучения грамоте и делало ее удобным средством общения разноязычных племен. В этом плане пиктография представляет как бы международное письмо. Благодаря такому характеру пиктографического письма последнее имеет некоторое применение и в настоящее время, особенно в тех случаях, когда хотят привлечь внимание к сообщению, сделать его максимально понятным (изображение сапога, музыкального инструмента, калача на вывесках мастерских и магазинов; олимпийская символика; дорожные знаки и т.д.). 
 
То, что пиктография обычно обладала наглядностью и была доступна для всех, являлось положительным фактом, но у пиктографического письма были существенные недостатки. "Будучи несовершенным, примитивным и неупорядоченным письмом, пиктография допускала разные толкования сообщений и не давала возможности передавать сложные сообщения, содержащие отвлеченные понятия. Пиктография была не приспособлена к передаче того, что не поддается рисуночному изображению, является абстрактным (например, отвлеченные понятия типа бодрость, храбрость, зоркость, сон и т.д.)" [7, с.29]. По этой причине пиктографическое письмо на известной ступени развития человеческого общества перестало удовлетворять потребности письменного общения. И тогда возникает более совершенный тип письма - идеографический.