Документы и электронные документы, их формы и носители

Алматинский университет энергетики и связи

Факультет теплоэнергетики

 

 

 

Кафедра русского и

казахского языков

 

 

 

Семестровая работа №1

Тема: «Документы и электронные  документы, их формы и носители»

 

 

 

 

 

Выполнили: студенты группы БАУк-09-01

Омиртаева Р.Ж. и Смайлов Ж.К.

Проверила: ст.пр. Нурмаханова М.К.

 

 

 

 

Алматы 2010

Документированная информация как ресурс управления

1.1 Понятие  и характеристика документированной  информации

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных  частей, тесно переплетающихся с  внешним миром. Каждая организация  имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники  информации, которые оказывают влияние  на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная  система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую  информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная  информация. Другими ее элементами являются информационная технология и  информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации  представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и  неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации  и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей  организации.

Отношение к информации как ресурсу  означает, что по аналогии с другими  ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными  ресурсами, сформированы соответствующие  структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного  ресурса являются его качество, степень  полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации.

Согласно закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.

Таким образом, документ является первичной  основой информационных ресурсов.

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано  с предметом их исследований.

Для историка документ ценен, прежде всего, той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости  его маршрут по инстанциям, включая  его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное  лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным  реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь  как официальная информация с  реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать  и учитывать.

У архивиста основные задачи - сохранить  документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости  выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя  форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция  учета объединяет архивиста с  делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить  и сам документ, и реквизиты  неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его  они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные  интересы. В этом случае критическое  значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа  тем выше, чем труднее его подделать  или исказить. Сам документ для  юриста - это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.

Наконец, для специалиста в области  информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить  по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и  эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную  функцию. В любом случае документ предстает как целостная и  транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе  всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.

Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам  и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной  памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем  в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые  носители разных типов. А поскольку  время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими  словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.

Юридическая трактовка документа также подверглась  испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в  текст изменения, не оставляющие  никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность  информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа  электронной цифровой подписью. При  этом все равно сохраняется потенциальная  возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о  степени их надежности

Документоведение  выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

1) документ - материальный объект;

2) документ - носитель информации;

3) документ - документированная информация.

Наиболее  общим считается обозначение  документа как материального  объекта, с зафиксированной на нем  информацией в виде текста, звукозаписи  или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного  использования.

Длительная  трансформация толкования термина  «документ», первоначально полностью  не соответствующего современным технологиям  хранения и передачи информации, привела  к легализации информационной трактовки данного понятия в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»

Из  легального термина «документированная информация (документ)», содержащегося  упомянутых законах, вытекают три основных признака документа.

Первый  из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в  принципе, могут рассматриваться  любые объекты материального  мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение  определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы  на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых  информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.

Вторым  признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных  на носителе сведений. Это достигается  путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых  реквизитами, которые позволяют  установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в  ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная  цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения  в анализируемом термине, выступает  возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в  том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может  быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием  управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным  правилам.

В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление  сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем  самым обособляется от создателя  информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Не  менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения  по мере исторического развития. Научно-технический  прогресс привел к появлению так  называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся  в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую  тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса  в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким  документам через определенный промежуток времени.

В понятии электронного документа  можно выделить три известные  составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего  определения документа.

Таким образом, понятие "документированная  информация" отличается существенно  от понятия ''информация". Феномен  документированной информации заключается  в двуединстве информации и материального  носителя, что в существенной мере определяет ее правовой режим.

Документированная информация в приведенном выше определении  по сути дела есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории  вещей и распространять на нее  институт права вещной собственности. Следует, однако, отметить, что документированная  информация относится к вещам  особого рода. Главное ее отличие  от других вещей заключается в  двуединстве информации и материального носителя, на котором она зафиксирована, из-за чего предъявляются особые требования к правовому режиму такой информации.

1.2 Свойства документированной  информации

Документированная информация обладает большинством тех  же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить  на внешние и внутренние, а среди  внешних свойств выделить три  группы в зависимости от объекта  взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или  явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная  информация обладает и рядом специфических  свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой  характеристикой, которая свидетельствует  о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной  информации - её ценность, т.е. потребительская  значимость, которая выражается, как  правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована  только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Ценность  документированной информации может  быть измерена степенью приближения  к цели или же величиной сэкономленных  ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия  на результат, на уровень достижения поставленной цели.