Документы и электронные документы, их формы и носители

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или  долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью  может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределённость, уменьшает  вероятность достижения цели.

Существенной  характеристикой документированной  информации является её полнота, которую  обычно определяют как оптимальное  соотношение между необходимой  и полученной информацией. От полноты  информации зависит качество принимаемых  на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как  невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями  и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому  всегда можно говорить лишь о степени  полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это  повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

Однако  с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как  это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость  избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.

Информация  может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что  иное, как ценность информации в  определённых конкретных условиях. Граница  между понятиями полезности и  бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о  степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность  информации. Она отражает степень  объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением  полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех  пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку  документ создаётся человеком, постольку  содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному  документу присуща своя, большая  или меньшая, степень субъективности.

Проблема  достоверности информации нередко  бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации  каких-либо фактов. Таким образом, достоверность  относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со  временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством  является новизна. Понятие новизны  относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной  среде, может оказаться новой  при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции  документа как исторического  источника.

С новизной связана своевременность  информации, т.е. её способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно  из свойств документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения  потребителем.

Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность  несанкционированного доступа и  изменения, искажения её со стороны  других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность  формы или объёма информации для  конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной  информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей  самому объекту или явлению, а  также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени  адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо  внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Таким образом, свойства документированной  информации - это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями.

2. Характеристика  материальных носителей информации

2.1 Носитель информации как материальная  составляющая документа

Сама  информация не выступает достаточным  признаком документа. Материальная составляющая -- одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может.

Материальная  составляющая документа -- это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную  составляющую документа определяет материальный носитель информации -- материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

Согласно  “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, носитель документированной информации - это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”.

Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени  обусловливает его специфическую  материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.

Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение документами их главной  функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических  возможностей чтения сообщения.

Информация, содержащаяся в документе, обязательно  закреплена на каком-то специальном  материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.).

Материальная  основа документа -- совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе -- полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).

Наиболее  массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных  документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или  заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая  информация отнесена к разряду документированной  информации и представляет собой  различные виды документов.

К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

Бумага  соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко  фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги -- она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски -- материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

Группу  полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная  карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск -- как жесткий, так и мягкий.

Передача  документированной информации во времени  и пространстве непосредственно  связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в  оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

Поэтому не случайно проблема долговечности  материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается  стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

В процессе документирования наблюдалось  стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.

Однако, решая проблему долговечности, человек  сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся  в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более  дорогостоящими. Поэтому постоянно  приходилось искать оптимальное  соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Наиболее  распространённый в настоящее время  материальный носитель документированной  информации - бумага - обладает относительной  дешевизной, доступностью, удовлетворяет  необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время  бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных  лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров  для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности  бумажных документов. Дело в том, что  многие современные распечатки текстов  на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит - менее доступными для массового потребителя. Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения.

Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду: 1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации и 3) способ документирования или записи информации.

Носители  информации самым тесным образом  связаны не только со способами и  средствами документирования, но и  с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов  и видов материальных носителей.

2.2 Классификация документов на  современных носителях информации

Информатизация  общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение  ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на небумажных носителях информации.

Эти документы в отличие от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют  для воспроизведения информации использования технических средств. К этой группе принадлежат документы  в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в  виде дискретных носителей для компьютерного  чтения (дисков, дискет) и т. п.

Носители  информации на перфолентах, перфокартах, магнитных и оптических носителях, а также прочие документы, предназначенные  для перевода на другую языковую систему, принято относить к группе матричных  документов. Документы на эти носителях информации, как правило, не поддаются непосредственному восприятию, считыванию.