Документы и электронные документы, их формы и носители

Информация  хранится на машинных носителях, а часть  документов создается и используется непосредственно в машиночитаемой форме.

По  предназначенности для восприятия рассматриваемые документы относятся  к машиночитаемым. Это документы, предназначенные для автоматического воспроизведения находящейся в них информации. Содержание таких документов полностью или частично выражено знаками (перфорация, матричная магнитная запись, матричное расположение знаков, цифр и т. п.), приспособленными для автоматического считывания. Информация записывается на перфорационных картах или лентах, магнитных лентах, картах, дискетах, специальных бланках и подобных носителях.

Документы на современных носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для  воспроизведения только с помощью  технических средств, в том числе  звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Из  всего массива существующих документов рассматриваемая группа выделяется по способу записи и считывания информации. В соответствии с этим признаком  документы на новейших носителях  информации делят на:

* документы на перфорированных  носителях информации (перфорированные  документы), в состав которых входят  перфокарты, перфоленты, апертурные карты;

* документы на магнитных носителях  информации (магнитные документы), в  состав которых входят магнитные  ленты, магнитные карты, магнитные  диски гибкие (дискеты) и жесткие,  а также видеодиски;

* документы на оптических носителях  информации (оптические документы), группу которых составляют микрографические  документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски;

* документы на голографических  носителях информации (голографические  документы). К ним относят голограммы.

По  характеру связи документов с  технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

* машинно-ориентированный документ, предназначенный для записи и  считывания части содержащейся  в нем информации средствами  вычислительной техники (заполненные  специальные формы бланков, анкет  и т. п.);

* машиночитаемый документ, пригодный  для автоматического считывания  содержащейся в нем информации  с помощью сканера (текстовые,  графические и другие виды  записи, почтовый индекс);

* документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной  техники, записанный на машиночитаемый  носитель: магнитную ленту (МЛ), магнитный  диск (МД), дискету, оптический диск  и т. п. -- и оформленный в установленном порядке;

* документ-машинограмма (распечатка), созданный на бумажном носителе с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;

* документ на экране дисплея,  созданный средствами вычислительной  техники, отраженный на экране  дисплея (монитора) и оформленный  в установленном порядке;

* электронный документ, содержащий  совокупность информации в памяти  вычислительной машины, предназначен-ный для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

2.3 Форма материального  носителя электронной документированной  информации

Научно-технический  прогресс привел к появлению так  называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся  в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую  тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса  в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким  документам через определенный промежуток времени.

Несмотря  на массовое использование в литературе и практической деятельности термина  «электронный документ», его определение  еще не устоялось. Вместе с тем, ряд  авторов считают, что электронный  документ -- это «документ, носителем которого является электронная среда -- магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д. ».

  В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа.

К сожалению, в отличие от информации, зафиксированной на бумажном носителе, информация на машиночитаемом носителе может быть легко изменена без  желания ее автора в результате несанкционированного доступа к ней постороннего лица, причем без всяких следов такого вмешательства.

Возникла  проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.

Классическая  правовая трактовка термина документ (от лат. documentum - доказательство) связана с письменной формой хранения информации. Действительно, в традиционных бумажных документах реквизиты и содержание документа неразрывно связаны с материальным носителем документа.

В электронных же документах каждая из этих составляющих относительно самостоятельна, что обусловлено особенностями  их изготовления, обработки, хранения и передачи. Эта особенность во многом определяет специфику правового  статуса электронных документов.

В качестве юридических признаков  документа на машинном носителе выступают:

-- машинный носитель информации;

— компьютерная информация;

— реквизиты, позволяющие идентифицировать форму и содержание компьютерной информации.

Для категории электронного документа  особое значение имеет четкое законодательное  урегулирование его реквизитов, т.к. именно они придают информации на материальном носителе статус документа.

Технология  изготовления, хранения и передачи электронных документов коренным образом  отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняющие свои функции  в традиционных документах (подпись  руководителя, печать, банковские реквизиты  сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы для них. В  отношении электронных документов только электронная цифровая подпись  в полной мере может выполнять  функции реквизита.

Распространение документированной информации, снабженной электронной цифровой подписью, в  системах связи и телекоммуникации аналогично распространению оригинала  документов на бумажном носителе традиционными  способами.

Распространение же документированной информации на машиночитаемом носителе без электронной  цифровой подписи или других аналогичных  средств идентификации подобно  передаче или устной информации, идентичность которой гипотетическому оригиналу  может быть подтверждена показаниями  свидетелей, или копии документа, по отношению к которой требуется  возможными способами доказать соответствие ее оригиналу.

Таким образом, для управленческого документа  существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе техни-ческого прогресса. С развитием новых информационных технологий появ-ляются так называемые электронные документы, носители информации ко-торых принципиально отличаются от «бумажных».

Человек способен вос-принимать электронный документ только с помощью специальных техноло-гических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними пред-ставлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции инфор-мации и ее носителя.

Перевод информации на машиночитаемые носители вместо бумажных потребовал введения новых механизмов обеспечения "юридической  силы" или "доказательственной силы" документа на таком носителе, например, электронной цифровой подписи.

3. Функциональная сущность  современных носителей документированной  информации

3.1 Оптические (лазерные) носители  информации

Развитие  материальных носителей документированной  информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой  долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х  годов, всё более широкое распространение  получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые  диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при  помощи лазерного луча.

В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной  информации, записанной цифровым способом.

Оптический  документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в  единой цифровой форме информации любого вида -- звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает воз-можность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Оптический  документ - это интегральный вид  документа, способный вобрать в  себя достоинства и возможности  книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

Самым перспективным видом оптического  документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск -- материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

Компакт-диски  изготавливаются из поликарбоната  толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим  слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

По  технологии применения оптические, магнитооптические  и цифровые компакт-диски делятся  на 3 основных класса:

1. Диски, допускающие однократную  запись и многократное воспроизведение  сигналов без возможности их  стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.

2. Реверсивные оптические диски,  позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы  (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные  диски, способные заменить магнитные  носители практически во всех  областях применения.

3. Цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной  информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся  работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков.

• Таким образом, внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной информации.

3.2 Магнитные носители  информации

В настоящее время материальные носители магнитной записи классифицируют:

- по геометрической форме и  размерам (форма ленты, диска,  карты и т.д.);

- по внутреннему строению носителей  (два или несколько слоёв различных  материалов);

- по способу магнитной записи (носители  для продольной и перпендикулярной  записи);

- по виду записываемого сигнала  (для прямой записи аналоговых  сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную  карту (МК), магнитный диск (МД) (жесткий  и гибкий).

Из  этой группы в настоящее время  наиболее используемыми для работы с документированной информацией  являются магнитные диски.

Магнитный диск -- носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Магнитные диски делятся на жесткие и  гибкие (дискеты).

Жесткий магнитный диск (винчестер)-- это  круглая плоская пластинка, изготовленная  из твердого материала (металла), по-крытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются внутри него.

Винчестеры  значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа  к информа-ции. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристи-ки диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз дан-ных, организации многозадачного режима ра-боты, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.

Гибкий  диск (флоппи-диск) или дискета -- это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Гибкий магнитный диск широко используется в персональных компьютерах и является сменным носителем документированной ин-формации. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости.

В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют  переносить документ и программы  с одного компьютера на другой, хранить  информацию, не используемую постоянно  в компьютере, делать архивные копии  информации, содержащейся на жестких  дисках.

Широкое применение, прежде всего в банковских системах, нашли так называемые пластиковые  карты, представляющие собой устройства для магнитного способа хранения информации и управления данными.