Должностная инструкция, ее важность, правила составления

 

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА  И ЭКОНОМИКИ

 

 

 

Контрольная работа

По  дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

На  тему: «Должностная инструкция, ее важность, правила составления»  

                                                                        Выполнила студентка

4 курса  заочного отделения

Специальность 080507

Фроль Мария Александровна

                                                        Проверил:

 

Санкт-Петербург

2013

 

 

 

Содержание:

1. Введение                                                                               
2. Определение понятия «Должностная инструкция»        
3. Значение должностной инструкции                                
4. Правовая основа и  оптимальная структура должностной  инструкции
5. Правила составления должностной инструкции

1. Раздел «Общая часть»
2. Раздел «Должностные обязанности»
3. Разделы: «Права», «Ответственность»
4. Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения»

6. Заключение                                                                                                              
7. Список литературы                                                     
8. Практическая часть                                                     

8.1. Приложение № 1. Штатное расписание.    

8.2. Приложение №2. Положение о структурном подразделении.

8.3. Приложение № 3. Должностная инструкция.

8.4. Приложение № 4. Приказ.

8.5. Приложение № 5. Протокол.

8.6. Приложение № 6. Акт.

8.7. Приложение № 7. Договор.

8.8. Приложение № 8. Письмо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

 

Работа в любой организации должна  быть организована таким  образом,  чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей организации. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:

1. Что такое должностная  инструкция?

2. Каково предназначение  должностной инструкции?

Ответы на данные вопросы  помогут нам сформировать собственную  точку зрения о необходимости  разработки и анализа должностной  инструкции.

Предметом исследования будет являться

Задачи:

1. Теоретическое изучение  категории должностная инструкция.

2. Освоение основных методов  разработки должностных инструкций.

 

 

2. Определение понятия «Должностная инструкция»

Должностная инструкция –  внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место  работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность  и поощрение работника. Ее содержанием  является не только трудовая функция  работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту  на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при  решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке [4].

Должностные инструкции разрабатываются  по каждой должности управленческого  персонала в соответствии со штатным  расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения  о структурном подразделении. Они  утверждаются руководителем предприятия  для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях  - для руководителей структурных подразделений.

 

3. Значение должностной инструкции

 

Четкость в определении  квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в  должностной инструкции позволяет:

- объективно оценить деловые  качества претендента при приеме  его на работу, в т.ч. в процессе прохождение конкурса (избрания или выборов на должность);

- наиболее точно оценить  деятельность работника в период  его испытания, установленного  соглашением сторон, в процессе  его аттестации (соответствие его  занимаемой должности);

- рационально распределить  функциональные обязанности между  работниками (осуществит разделение  труда в целом);

- решить вопрос о переводе  работника на другую работу [4];

- повысить своевременность  и надежность выполнения задач,  за счет введения количественных  показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных  сроков их выполнения;

- улучшить социально-психологический  климат в коллективе, устранить  конфликты между руководителями  и подчиненными;

- четко определить функциональные  связи работника и его взаимоотношения  с другими специалистами;

- конкретизировать права  работника в части подготовки  и принятия управленческих решений  и использование ресурсов;

- повысить коллективную  и личную ответственность работников  за своевременное и качественное  выполнение функциональных обязанностей;

- организовать равномерную  загрузку работников по периодам  с минимальными потерями рабочего  времени и перегрузками [1].

Следует отметить, что работник также заинтересован в четком определении характера его работы, круга должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности. В ряде случаев это позволяет ему:

- объективно оценить свои  возможности и дальнейшую перспективу  трудовой деятельности;

- определить вид и род  работы, круг своих обязанностей  в целях защиты трудовых прав;

- оценить меру юридической  ответственности по занимаемой  им (или вакантной) должности.

Кроме того, должностные  инструкции можно рассматривать  и как своеобразное средство защиты прав как работника так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.

Они разрабатываются в  целях обеспечения:

- взаимосвязи и взаимозаменяемости  между отдельными должностями;

- исключения дублирования  и параллелизма в выполнении  работниками организации отдельных  операций;

- четкого разграничения  прав и обязанностей работников  организации (структурного подразделения);

- установления их меры  ответственности.

Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время. Она вступает в силу с момента утверждения  ее руководителем организации  и  действует до замены ее новым документом [4].

В современных компаниях  должностная инструкция, как правило, подготавливается отделом человеческих ресурсов, совместно с руководителем  подразделения: специалисты по человеческим ресурсам привносят свое знание процесса создания должностной инструкции, линейный руководитель – определяет субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей в соответствии с разработанными и утвержденными положениями  о структурных подразделениях организации. Кроме того, целесообразно согласование должностной инструкции с юрисконсультантом. Согласование – это в первую очередь  проведение юридической экспертизы содержания должностной инструкции, т.е. выявление положений в должностной инструкции, которые противоречат трудовому законодательству или не преследуют основную цель – установление правового положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную его должностной инструкцией.

Разрабатывать должностные  инструкции и утверждать их работодателем  следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации. Их подобает утверждать и  вводить в действие до поиска подходящего  работника на вакантную должность  и заключение с ним трудового  договора.

 

 

4.  Правовая основа и  оптимальная структура должностной  инструкции

 

В качестве основы должностных  инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные  централизованно государством.

Так, в соответствии с  п. 5 Порядка применения Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 №9 (далее порядок  применения ЕКС), квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных  инструкций.

Должностные инструкции, разработанные  работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенности  организации производства, труда  и управления, их прав и ответственности.

Согласно п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения  вопросов, связанных:

- с регулированием трудовых  отношений;

- с обеспечением эффективной  системы управления персоналом  организации независимо от форм  собственности и организационно-правовых  форм деятельности.

Руководствуясь государственными нормативами, работодатель в праве  самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать требованиям, установленным централизованно.

Кроме того, работодатель в  праве расширить круг трудовых обязанностей работника в сравнении с установленными в централизованном порядке. Однако данная возможность имеет некоторые ограничения. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.

Таким образом, должностная  инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с  учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Содержание должностной  инструкции, как правило, соответствует  тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС [4].

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности (карта функциональных обязанностей [1].), права, ответственность, взаимоотношения. Кроме того, рекомендуется включать и такой раздел как поощрение [1].

 

5. Правила составления должностной инструкции

1. Раздел «Общая часть»

 

Определяется назначение и место работника в аппарате управления. В общей части устанавливаются  следующие положения:

1. Основная функция управления, которую реализует работник в  соответствии с матрицей распределения  функций между структурными подразделениями.  Подчиненность работников в соответствии  со схемой организационной структуры  с указанием конкретного структурного  подразделения и выше стоящего  руководителя. Перечень должностных  лиц (для руководителей), непосредственно  подчиненных по штатному расписанию  предприятия.

2. Порядок назначения, перевода  и освобождение работника по  данной должности определяется  в соответствии с квалификационным  справочником должностей руководителей,  специалистов и служащих и  Правилами внутреннего трудового  распорядка.