Електронний документообіг

ВСТУП

Питання про необхідність автоматизації управління документообігом давно перейшло в практичну площину, і все більше українських підприємств впроваджують у себе системи електронного документообігу (СЕД), дозволяючи організаціям вже на власному досвіді оцінити переваги нової технології роботи з документами. Однак і для тих небагатьох, хто вважає автоматизацію документообігу пройденим етапом, можливо, незабаром буде потрібно переосмислити зроблений вибір і знову зануритися в проблему підвищення ефективності управління документообігом.

Це обумовлюється, зокрема, зміною ринкової ситуації, зростанням організації, що створює кризи «перехідного віку» і що призводить до необхідності реструктуризації, а також розвитком інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ), з одного боку, надають нові можливості для ведення бізнесу, з іншого - змушують йти в ногу з часом, щоб не відстати від конкурентів.

Необхідність в автоматизації управління документообігом різні організації сьогодні бачать по-різному: одні - у підвищенні ефективності організаційно-розпорядчого документообігу (ОРД), інші - у підвищенні ефективності роботи функціональних фахівців, що створюють документи і використовують їх у повсякденній роботі, і лише деякі приділяють увагу обом аспектам. Такий поділ точок зору в питаннях документообігу визначається різною роллю і значимістю самих документів у діяльності організації, що залежить від розміру організації, стилю управління, галузі виробництва, загального рівня технологічної зрілості і багатьох інших факторів. Тому для одних документ може бути, наприклад, базовим інструментом управління, а для інших - засобом і продуктом виробництва.

Організації, що вирішила серйозно підійти до цього питання, вибір доведеться почати з розстановки крапок над «i» в термінології виробників документоорієнтованих інформаційних систем, що давно стала об'єктом спекуляції внаслідок невизначеності та універсальності таких понять, як «документообіг», «діловодство», «архів» і ін. Що б не стояло за назвою тієї чи іншої ДІС, їх можна розділити на три основні групи: системи діловодства, системи документообігу та системи управління документами.

1. Електронний документообіг

1.1. Поняття електронного документа

Електронний обмін даними - це реальність, з якою сьогодні стикається практично кожен. Інформаційні системи, комп'ютерні мережі, електронна пошта - ось далеко не повний перелік тих засобів, за допомогою яких відбувається обмін даними в електронному вигляді.

В останнє десятиліття з'явилися і набули поширення нові інструментальні засоби ефективного забезпечення управлінських процесів. У тому числі мова йде про програмне забезпечення, призначеному для обробки управлінських документів. Тут насамперед слід згадати програмне забезпечення класів "системи управління документами" і "системи управління діловими процесами".

Такі системи є програмні комплекси, що застосовуються для вирішення ряду завдань, в тому числі і для побудови корпоративних систем електронного документообігу. У рамках автоматизації процесу обробки документа в організації з моменту його створення або отримання до моменту відправки кореспонденту або завершення виконання і списання в справу повинно бути забезпечено вирішення наступних функцій:

реєстрація що входять в організацію документів, що виходять з організації документів і внутрішніх документів;

• облік резолюцій, виданих за документами керівництвом організації, і постановка документів на контроль;
• централізований контроль виконання документів;
• списання документів у справу;
• ведення інформаційно-довідкової роботи;
• формування діловодних звітів по організації в цілому.

Використання системи електронного документообігу дозволяє організувати передачу даних про хід виконання документів в електронному вигляді, що якісно змінює організацію контролю виконання документів.

Картки зареєстрованих централізовано документів з резолюціями керівництва розсилаються в електронному вигляді співробітникам відповідних підрозділів. Вони доповнюють їх резолюціями з виконання документів, що видаються керівниками структурних підрозділів. У міру появи даних про хід виконання документів ці дані вносяться в систему. При цьому система автоматично відстежує наступ дати попереднього повідомлення про наближення строку виконання й наступ самого цього терміну. Зацікавлені користувачі системи інформуються про названі терміни.

Також значно видозмінюється процес узгодження проектів документів, в рамках якого співробітники, що беруть участь в процесі узгодження, отримують можливість обмінюватися електронними версіями узгоджуваних проектів. Така технологія дозволяє скоротити час, що витрачається на передачу проектів в паперовому вигляді.

Система електронного документообігу обов'язково включає поточний електронний архів, який вирішує проблеми оперативного доступу до інформації та наявності можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Така форма організації зберігання значно знижує ймовірність втрати інформації і підвищує оперативність роботи за рахунок скорочення часу пошуку потрібного документа. Зберігання текстів документів в електронному вигляді дозволяє реалізовувати повнотекстовий пошук, що відкриває принципово нові можливості при веденні інформаційно-довідкової роботи, наприклад, дозволяє робити тематичні добірки документів за їхнім змістом. Використання електронного архіву позбавляє від необхідності створювати фонд користування архівних документів, так як за запитом в будь-який момент може бути видана електронна копія документа.

З юридичної точки зору поняття електронного документообігу відрізняється від поняття електронного обміну даними. В основі першого лежить легітимність (процесуальна допустимість і доказательственная сила) електронних документів. Тому поряд з удосконаленням інформаційних технологій важливу роль у процесі створення інфраструктури електронного документообігу повинна зіграти його законодавча підтримка, суть якої полягає в наданні даними, створюваним і переданим електронним способом, юридичного статусу документа.

Основною функцією традиційного документа є посвідчення деякою інформацією. При складанні та використанні документа присутні два аспекти: по-перше, деяка інформація, а по-друге, - сам документ як матеріальна річ, яку можна пред'явити або передати. Наявність цієї матеріальної речі дозволяє підтвердити істинність інформації, що міститься в документі. Можливо, для підтвердження істинності необхідно виконати якусь процедуру - експертизу з перевірки достовірності документа.  
Саму інформацію, що міститься в документі, теж можна розділити на дві частини. Перша частина - безпосередньо зміст, друга - допоміжна інформація, яка дає можливість встановити його автентичність (справжність). До неї належать реквізити типу вихідного номера, підписів і печаток.

До складу інформації, як змістовної, так і про носії, можуть входити і дані про час, умови та місце складання документа.

Необхідно також відзначити, що у випадку паперового документа оригінал існує в обмеженому, відомому заздалегідь кількості примірників. Наприклад, може бути зазначено, що договір здійснено у трьох примірниках, які мають однакову силу. Будь-який додатковий примірник з'явиться копією, що в принципі може бути підтверджено шляхом проведення відповідної експертизи.

У ряді випадків істотно наявність саме оригіналу документа. Наприклад, продаж акції, випущеної в документарній формі, зовсім не рівнозначна продажу копії її сертифіката, навіть завіреної нотаріально.

Таким чином, документ виконує наступні функції:

• фіксація деякою (змістовної) інформації;
• фіксація особи, яка підписала документ;
• фіксація умов складання документа;
• доказ у судовому розгляді;
• функція оригіналу, що забезпечується його унікальністю.

З точки зору традиційного документообігу можна виділити дві основні функції паперового документа: інформаційну і доказову (тобто можливість використовувати його в якості допустимого докази). Головною причиною, через яку саме паперові документи виконують ці функції, є те, що саме папір була впродовж багатьох століть найбільш поширеним матеріальним носієм, використовуваним для передачі та зберігання інформації. В останні десятиліття ситуація різко змінилася, обсяги переданих в електронному вигляді даних стрімко ростуть. Як зазначалося раніше, системи безпаперового документообігу отримують все більш широке поширення в різних галузях. У зв'язку з цим важливого значення набуває визначення правового статусу електронного документа - окреслення областей, де можливо і допустимо його застосування.

Документ - письмовий акт встановленої або загальноприйнятої форми, складений визначеними і компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами для викладу відомостей про факти або посвідчення фактів, що мають юридичне значення, або для підтвердження прав і обов'язків.

Вимоги до документа, що випливають з наведеного визначення, можна розділити на три групи. Перша відбиває інформаційну функцію документа: документом може бути не будь-яка інформація, зафіксована на паперовому носії, а тільки відомості певного характеру (це вимога узгоджується з наведеним раніше визначенням Едо). Друга (вимоги до форми) група - це, по суті, вимоги, що забезпечують доказову функцію документа (реквізитами форми можуть служити наявність печатки та підписи певної особи, персональні дані про особу, який видав документ, а також вимоги до паперового носія, наприклад, папір з захисними знаками і т. п.). Третя група (компетентність джерела документа) як би зв'язує перші дві, надає юридичну значимість документу. Документ, виданий некомпетентним органом, підписаний не уповноваженою на те особою або анонімний, не може служити підтвердженням викладених у ньому відомостей про факти, засвідчувати факти чи підтверджувати права і обов'язки.  
Очевидно, легко забезпечити для даних, записаних у комп'ютерному форматі, виконання умов першої і третьої груп. Деякі з вимог до форми документа (наприклад, дотримання певної послідовності викладу змісту і розташування тексту) теж можуть бути дотримані. Інші вимоги частини другої групи (наявність печатки організації, власноручного підпису особи, спеціальний тип паперу) принципово неприйнятні для електронних документів внаслідок специфічної природи комп'ютерних носіїв інформації.

Саме фізичні характеристики електронних документів довгий час були об'єктом критики противників безпаперових систем документообігу. Зокрема, в якості одного з аргументів наводилося наступне твердження: те, що написано на папері, важко видалити і воно залишається навічно; дані ж на комп'ютерних носіях можуть бути легко знищені, вони недовговічні. Але, по-перше, збереження паперових документів в значній мірі залежить від якості паперу і для їх тривалого зберігання необхідно застосування спеціальних заходів, а по-друге, сучасні носії комп'ютерних даних дозволяють зберігати інформацію досить довго і при здійсненні відповідних заходів безпеки (у тому числі і періодичне копіювання) їх надійність не нижче, ніж у традиційних. Крім того, коли мова йде про ділової інформації, звичайно існують певні терміни зберігання такої інформації, що обчислюються роками або десятиліттями, а протягом зазначених строків можлива схоронність навіть магнітних носіїв, не кажучи вже про диски CD-ROM.

Ще один аргумент, що приводиться на користь паперового документа, полягає в тому, що він відчутний (тобто будь-хто може фізично перевірити наявність документа), кожен грамотний чоловік може прочитати такий документ. Те, що електронний документ не може бути не посередньо сприйнятий людиною, не є непереборною складністю. Теоретично, звичайно, можна припустити, що створена система ЕДО, в якій один учасник вносить в документ Manchester, а інший отримує на екрані монітора або при роздруківці Live rpool. Однак дана проблема легко вирішується, якщо припустити, що існує узгоджена учасниками або визначена нормативним актом уповноваженого органу процедура виготовлення за електронною оригіналу традиційної (паперової) копії документа. (Більш докладно про це ми поговоримо, коли будемо розглядати процедури вирішення конфліктів, пов'язаних з використанням ЕДО.)

І, нарешті, мабуть, самий суттєвий аргумент. Паперовий документ майже неможливо змінити, в електронний же документ легко внести поправки, і дуже важко потім довести факт їх внесення. Можна, звичайно, зазначити, що підробка традиційних документів має, напевно, не меншу історію, ніж історія писемності, але це не знімає проблеми ідентифікації електронних документів.

Вирішити прийнятним чином дане завдання вдалося тільки у другій половині 1970-х років, коли американські математики У. Діффі та М. Е. Хеллмен запропонували використовувати цифровий підпис для підтвердження автентичності електронних повідомлень.

З урахуванням викладеного електронний документ можна визначити як набір даних, записаних в компьютерочітаемом вигляді, для яких виконана така умова: існує визнана учасниками ЕДО або затверджена компетентним органом процедура, що дозволяє однозначно перетворити ці дані до документа традиційного режиму. Визнання зазначеної процедури повинно бути підтверджено учасниками системи ЕДО допомогою традиційного (письмового) документа, або така процедура повинна бути санкціонована уповноваженим державним органом.

Необхідність традиційного документа чи акта уповноваженого органу для визнання процедури перетворення пояснюється тим, що в іншому випадку можливий порочне логічне коло, коли питання визнання чи невизнання юридичної сили електронного документа будуть вирішуватися на підставі іншого електронного документа, з якого теж можна оскаржити.

1.2. Системи електронного  документообігу

Розглянемо такі програмні системи автоматизації діловодства.

Програма Docs Open - призначена для організації, яка займається інтенсивним створенням документів та їх редагуванням. Працює на базі сервер-клієнт. В якості бази використовується база Oracle або SQL Server. Схеми зберігання документів в Docs Open засновані на мережевій файловій системі і ієрархічній системі управління зберіганням файлів. Документи зберігаються у файлах, які розміщуються на файловому сервері. Документи редагуються за місцем зберігання. Класифікація документів будується на основі атрибутів, що зберігаються в базі даних, і повнотекстових індексах документів. Це відкрита платформа. До неї поставляється засіб розробки для створення спеціальних пропозицій і інтеграції з іншими системами. Найбільш сильною стороною Docs Open є можливість ведення розподілених і віддалених архівів інформації. Dosc Open володіє розвиненими засобами захисту документів. Система може визначати права доступу до картки документа і до самого документу. Недоліками системи є чутливість індексації і чіткого пошуку до помилок при введенні, розпізнаванні тексту і при формуванні пошукового запиту.