Електронний документообіг

7. Сформувавши список  всіх учасників групи, натискуйте  кнопку ОК . У списку абонентів адресної книги з'являється назва сформованої групи.

Створення повідомлень з використанням адресної книги

Для створення повідомлення з використанням адресної книги виконаєте наступні дії:

1. У вікні програми Outlook Express відкрийте вікно для введення нового повідомлення.

2. Для введення адреси  в полі Кому натискуйте однойменну кнопку.

Відкриється діалогове вікно Вибрати одержувачів для вибору адреси електронної пошти (рис.5).

Рис.5. Діалогове вікно Вибрати одержувачів

3. У лівій частині діалогового вікна розташований список адрес, що містяться в адресній книзі. Встановите курсор на потрібну адресу і натискуйте кнопку Кому. Виділена адреса переміститься в область Одержувачі повідомлення.

Рис.6. Адреса з адресної книги перенесена в повідомлення

4. Використовуючи кнопки Копія і Прихована копія можна вказати адреси для розсилки копій повідомлень або прихованих копій. Для цього встановите курсор на потрібну адресу і натискуйте кнопку Копія або Прихована копія відповідно.

5. Завершивши вибір адрес, натискуйте кнопку ОК. Адреси виявляться перенесеними у відповідні поля нового повідомлення  (рис.6).

Є ще один зручний спосіб використання при підготовці повідомлення адресної книги. Він полягає в наступному. У міру введення символів з імені абонента в полі Кому або Копія програма Outlook Express знаходить найбільш близький до введеному тексту адреса з адресної книги і вставляє в поле.

Робота з календарем в MS Outlook

Папка Календар використовується для планування зустрічей та створення списку завдань. Він схожий на звичайний настільний календар, але володіє великим набором функцій. Наприклад: перевірка планування розпорядку дня, повідомлення про різні заходи, розсилка повідомлень по електронній пошті, організація та проведення мережевих нарад тощо

Інтерфейс:

• у верхній частині відображається поточна дата;
• стрілки ◄ і ► дозволяють переходити на інші місяці;
• зліва розташована Панель розкладу;
• в правій верхній частині - Панель календаря на місяць;
• у правій нижній частині - Панель списку завдань.

Зміна вигляду календаря.

При відкритті Календар відображається таким, яким виводився останній раз. Щоб змінити кількість днів, що відображаються в Календарі, потрібно вибрати одну з пропонованих дій:

• клацнути на кнопці День, Робочий тиждень, Тиждень або Місяць на Стандартної панелі інструментів;
• вибрати в меню Вид пункт День, Робочий тиждень, Тиждень або місяць.

Переміщення по Календарю і вибір дат.

• виділити на Календарі тиждень, місяць або ін;
• використовувати смугу прокрутки на Панелі розкладу;
• використовувати клавіші управління курсором, а потім клацнути на потрібній даті.

При заповненні календаря можна призначити зустріч. Для цього потрібно вказати тему, місце, час початку, категорію, оповіщення. Щоб додати інформацію про зустріч, виконуються наступні операції:

• виділити потрібну дату;
• на панелі розкладу зробити подвійне клацання в потрібному рядку → з'явиться діалогове вікно «Без імені - зустріч» → в полі Тема вводиться ім'я людини, мета переговорів і т.д. → в полі Місце ввести місце зустрічі → заповнити поля Початок і Кінець → поставити у пункті Оповіщення, у вікні правіше - за скільки хвилин. Для звукового оповіщення натиснути кнопку з гучномовцем → у вікні «Стан» вибрати спосіб відображення в календарі часу зустрічі: Вільний, Під питанням (може не з'явитися на зустрічі), Зайнятий, Ні на роботі (поза досяжності в цей час) → у велике поле внизу ввести текст опису зустрічі (коментар, які матеріали взяти з собою, файл і т.д.) → під кнопкою Категорії присвоїти категорію зустрічі → зверху натиснути кнопку Зберегти й закрити.

Якщо необхідно регулярно проводити збори, зустрічі, готувати місячні звіти та отримувати нагадування про дні народження, то в Календар потрібно ввести інформацію про повторюваної зустрічі. Для цього:

• перебуваючи в полі Календар вибрати в меню Календар → Створити повторювані зустрічі. З'явиться діалогове вікно «Повторення зустрічі»;
• в секції Час вказати: Початок, Кінець, тривалість;
• в секції Шаблон повторення вказати частоту повторень: Щодня, Щотижня, Щомісяця, Щороку. Вказати в який день;
• в секції Межі повторення задати Початок (вибирається дата) Немає кінцевої дати (якщо повторювані зустрічі не обмежені датою) Всього копій (правіше вказати число зустрічей)
• дата закінчення (обмежує кількість повторюваних зустрічей); натиснути OK, щоб закрити вікно «Повторення зустрічі»; у вікні «Зустріч» ввести необхідні відомості.

Щоб запланувати події, що тривають не менше 24 годин, потрібно виконати наступне: у меню вибрати Календар → Створити подію. У діалоговому вікні «Подія», аналогічного вікна «Зустріч», заповнити поля Тема, Місце, Початок, Кінець. Можна вибрати пункт Цілий день. Потім натиснути кнопку Зберегти й закрити.

Організація зборів

У MS Outlook збори - це зустріч, на яку користувач запрошує учасників і виділяє ресурси. Учасники - люди, які беруть участь у зборах; ресурси - обладнання, яке використовується на зборах, наприклад, комп'ютер, проектор слайдів та ін За допомогою Outlook можна спланувати час і дату зборів, визначити тему і місце його проведення та запросити учасників.

Для планування зборів потрібно перейти в папку Календар і вибрати в меню Календар → Призначити збори. З'явиться діалогове вікно «Без імені - Подія». На вкладці Планувальник зборів у вікні «Всі учасники» клацнути в рядку Введіть тут ім'я користувача і задати ім'я. Можна клацнути кнопку Запросити інших, щоб вибрати імена з адресної книги. Внизу вікна вибрати дату початку і кінця зборів. Правіше можна зафіксувати час початку і кінця зборів. Час можна вибрати також, клацнувши на полі введення, а потім перетягнути зелену смугу вліво (час початку) або червону смугу вправо (кінець зборів).

Після планування зборів потрібно ввести відомості про нього: розіслати запрошення на нього, вказати тему і місце його проведення. Далі вибрати вкладку Зустріч. Тут можна додати імена учасників, заповнити рядки Тема, Місце. При необхідності змінити час, встановити галочку в рядку Оповіщення, внизу вікна набрати текст для учасників. Клацнути кнопку Надіслати.

Для запрошення на збори можна використовувати адресні книги. Якщо натиснути кнопку Запросити інших, з'явиться вікно «Вибір учасників і ресурсів». У рядку Джерело адрес вибрати Адресна книга Outlook → Контакти. Клацнути кнопку Створити і задати ім'я, адресу електронної пошти, телефон та ін Потім в лівій частині можна вибрати ім'я, а правіше клацнути кнопки Обов'язковий і Необов'язковий, щоб вказати необхідність присутність учасника на зборах.

Всі відомості, внесені до Календаря, можна змінювати. Для цього в папці Календар клацнути на потрібній даті. Зліва клацнути на назві зборів.

 

Рис.7. Адресна книга та створення календаря в MS Outlook

 

 

 

Висновок

З самого початку розвитку Інтернет електронна пошта була найбільш популярним додатком Всесвітньої мережі. Понад 90% користувачів мережі обмінюються поштовими повідомленнями. Електронна пошта вже стала невід'ємним засобом ділового й особистого спілкування. Однією з програм, яку багато користувачів застосовують як засіб обробки електронних повідомлень, є пакет MS Outlook. Однак робота з електронною поштою - лише одна з основних можливостей даної програми. У широкому сенсі MS Outlook - універсальний організатор різних видів діяльності користувача. У результаті проведеної роботи було розглянуто наступне:

• можливості MS OUTLOOK при роботі з електронною поштою;
• основні компоненти MS OUTLOOK та їх використання;
• користувальницький інтерфейс MS OUTLOOK;
• архівація та видалення елементів за допомогою засобу Автоархівація;
• створення повідомлення електронної пошти з обмеженими дозволами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список літератури:

1. Автоматизовані інформаційні технології в економіці. Під ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. - 258 с.

2. Банк В.Р., Звєрєв В.С. Інформаційні системи в економіці: Підручник, 2003. -  526 с.

3. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000. - 818 с.

4. Остелл М. Вплив нової інформаційної технології на управлінський процес / / Проблеми теорії і практики управління, 2002. - № 6. - С.49.

5. Печникова Т.В., Печникова  А.В. Практика роботи з документами  в організації: Учеб. посібник для вузів. - М.: ЕМОС, 1999. - 208с.

6. Шафрін Ю. Інформаційні технології, - М., ТОВ "Лабораторія базових знань", 2000. - 312 с.