Електронний документообіг

Documentum - система управління документами, знаннями та бізнес-процесами для великих підприємств і організацій та прикладні рішення для створення розподілених архівів, управління проектами, корпоративного діловодства в розподіленому режимі, динамічного керування вмістом корпоративних інтернет-сайтів.

Забезпечує відкриту, масштабовану і надійну платформу для побудови і розгортання рішень з автоматизації різних прикладних задач.  
У стандартному варіанті Documentum включає desktop-клієнт, інтегрований в Windows Explorer, і Web-клієнт на основі браузера. Версія Documentum вирішуючи традиційні завдання управління документами і знаннями, включає в себе цілий ряд нововведень, який дозволяє розглядати її як фундаментальне рішення для створення систем управління Web-контентом.

Ця технологія дозволяє, створивши один раз інформацію, помістити її в центральне сховище з відкритим доступом, а потім оптимальним для конкретних користувачів чином компонувати і надавати вміст сховища.

Можливість функціонування в різному апаратному та програмному оточенні - підтримка різних операційних систем (Windows NT і 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) і СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).  
StaffWare [1,с.119].

Являє собою технологію організації електронного документообігу та автоматизації процедур на основі інструментального середовища StaffWare, що працює за технологією "клієнт-сервер".

Особливостями є:

- підтримка колективної роботи з безліччю завдань великого числа виконавців;

- динамічне управління і контроль виконання робіт;

- інтегрованість з різними додатками під Windows і Unix;

- використання різних платформ.

StaffWare дозволяє простим  способом маршрутизувати документопотік  і контролювати виконання документів за часом і датою виконання. StaffWare здатна інтегруватися з іншими продуктами, що підтримують автоматизований введення вхідних документів, ведення архіву документів, криптографічний захист інформації і т.п.

У StaffWare вбудований зручний графічний будівник процедур, наочно відображає маршрут проходження документів та алгоритм їх обробки.  
Окремий документ може бути батьком одних документів і нащадком інших. Відносини між документами, з одного боку, їх зв'язок з процедурами і внутрішнє опис кожного документа з іншого боку, однозначно ідентифікують його в загальному, потік документів. Цей ідентифікатор може використовуватися для організації архіву документів з метою швидкого пошуку [3, с.231].

Lan Docs - розроблена фахівцями ЛАНІТ лінія масштабованих продуктів. Призначена для комплексної автоматизації діловодства, створення корпоративних архівів електронних документів та управління діловими процесами. Система Lan Docs дозволяє уніфікувати процедури документування і роботи з документами, впровадити сучасні методи організації діловодної діяльності, створити корпоративний архів електронних документів. Lan Docs реалізує облік різних типів документів, їх розсилку виконавцям, контроль руху і виконання документів, управління зберіганням електронних документів, інтеграцію з офісними додатками, розмежування доступу користувачів до документної інформації. Система може будуватися в будь-якій з трьох архітектур: у двухзвенной архітектурі «клієнт-сервер »на базі основних промислових СУБД; в триланкової архітектурі зі спеціалізованим WEB-сервером додатків, що забезпечує можливість віддаленого доступу до даних системи через мережу Internet; на базі стандартного клієнта електронної пошти (Microsoft Exchange або Lotus Notes).

Бос-Референт - корпоративна система, підтримує управління бізнес процеси, російські стандарт діловодства, організацію управління, контроль виконавчої дисципліни, відстеження договорів з зовнішніми клієнтами. Призначена для роботи всіх співробітників організації. Володіє функціональністю для реалізації діловодства. Заснована на базі клієнт-сервер. Як база даних використовує свою базу призначення Nike, але можливе використання SQL Server.

Система Lotus Notes є платформою типу клієнт-сервер служить для розробки і розміщення прикладних програм групового забезпечення. Вона дозволяє користувачам отримувати, відстежувати, спільно використовувати і створювати інформацію, призначену для документів. Ця інформація може надходити в різних форматах, таких як тексти, зображення, відео та звук, і від різних джерел: комп'ютерні прикладні системи, оперативні системи, сканери або факс-апарати.

Основні системи Lotus Notes є:

1. Єдиний, постійний користувальницький інтерфейс для звернення до всіх іншим користувачам, мережевих ресурсів та інформації.

2.Гібкость при обробці  складних документів, що містять  дані різного роду від таких джерел, як комп'ютерні програми, скановані зображення і структуровані реляційні системи.

3. Середовище швидкої  розробки прикладних програм для робочих груп.

4. Розвинена система захисту  доступом до інформації на  всіх рівнях, аж до рівня окремого документа.

5. Застосування тиражування  для надання всім користувачам  доступу до свіжої інформації, розміщеної у будь-якому підрозділі  підприємства, в його філіях, у  віддалених користувачів, а також  у замовників і постачальників.

6. Відкритість, що полягає  в підтримці багатьох мережевих  і комп'ютерних операційних систем, комп'ютерних програм, зовнішніх  джерел даних, систем передачі  повідомлень і прикладних програмних  інтерфейсів API.

7. Масштабованість - можливість  підтримувати організації будь-якого  розміру, від робочої групи з  двох користувачів до корпоративної  мережі з десятками тисяч користувачів.

8. Повна інтеграція набору  різноманітних елементів клієнтських  і серверних програмних модулів (середа користувача, розподілена обробка документів, передача повідомлень, захист і середовище розробки), необхідна для створення технології бізнес процесу замовника на безлічі платформ.

Робочий простір системи Lotus Notes складається з шести фіксованих екранних вікон, в яких розміщені піктограми, що представляють документні бази даних системи Notes.

Євфрат - для малих і середніх організацій (від 5 до 120 комп'ютерів), що прагнуть організувати ефективну роботу з корпоративними документами, як окремих співробітників, так і організації в цілому, налагодити на сучасному рівні діловодний процес компанії, організувати електронний архів документів різних типів.

Євфрат - це рішення для автоматизації діловодства, створення і ведення електронного архіву документів самих різних типів: тексти, електронні таблиці, графічні зображення, аудіо та відео. Система дозволяє вносити документи в архів, забезпечувати їх необхідними реквізитами, систематизувати їх, розміщуючи в системі ієрархічних папок, і знаходити, використовуючи різноманітні засоби пошуку документів. Знайдений документ можна переглядати у вбудованому режимі перегляду з збереження первісного вигляду документів, без виклику зовнішніх програм.

Додаткові можливості.

- Показ папок і картотек  у вигляді таблиці значень реквізитів, з можливістю масштабування осередків та експорту в Excel. Можливість фільтрації таблиці за реквізитами

- Друк або запис у файл звітів за документами в папці або при розмітці за картотекою

- Спільна робота з іншими додатками - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop і т.д.  
Новий підхід до створення документів

- Новий єдиний Діалог  створення та коригування документів з різних джерел

- Попередній перегляд  файлів перед внесенням у систему

- Майстер створення документів, який сам пропонує користувачеві варіанти створення нових документів в системі

- Стеження за директоріями. Євфрат автоматично відстежує всі зміни, що відбуваються з документами в зазначених директоріях на локальних і мережевих дисках.

- Завантаження Інтернет документів з показом WWW-сервера у вигляді дерева.

 

2. Практична частина

 

Адресна книга

Програма Microsoft Outlook Express містить адресну книгу, яка, по-перше, позбавляє користувача від необхідності вводити кожного разу адреси електронної пошти, а по-друге, зводить до мінімуму можливість виникнення помилки при введенні адреси, оскільки він вибиратиметься з адресної книги, а не друкуватиметься уручну.

Для відкриття адресної книги Outlook Express (рис.1) варто виконати одну з наступних дій:

• У меню Сервіс виберіть команду Адресна книга
• Слід натиснути кнопку Адреси на панелі інструментів
• Слід натиснути комбінацію клавіш <Ctrl>+<Shift>+<B>

 

Рис. 1.  Адресна книга

 

Призначення кнопок адресної книги Microsoft Outlook Express описане в таблиці 1.

Таблиця 1. Кнопки для роботи з адресною книгою

Кнопка	Назва	Призначення
	Створити	Відкриває меню, що складається з трьох команд: Створити контакт, Створити гурт і Створити теку Команда Створити контакт додає в книгу нову адресу. Команда Створити гурт додає в книгу нову групу адрес
	Властивості	Змінює властивості вибраної адреси
	Видалити	Видаляє вибрану адресу з адресної книги
	Пошук людей	Відкриває вікно для введення критерію пошуку
	Друк	Друкує інформацію про виділену адресу
	Дія	Відправляє нове повідомлення по всіх виділених адресах. Перед використанням даної кнопки виділите один або декілька адрес у вашій адресній книзі

 

Додавання адреси в адресну книгу

Найпростіше додавання в адресну книгу нової адреси здійснюється за допомогою контекстного меню. Отримавши повідомлення, натискуйте праву кнопку миші, вказавши курсором на ім'я відправника, і виберіть команду Додати відправника в адресну книгу.

Існує ще один спосіб введення інформації в адресну книгу:

1. Відкрити адресну книгу, натискує кнопку Адреси на панелі інструментів або вибравши у меню Сервіс команду Адресна книга.

2. Виконати одну з наступних дій:

• Натиснути кнопку Створити на панелі інструментів адресної книги і в меню, що з'явилося, виберіть команду Створити контакт
• У меню Файл виберіть команду Створити контакт
• Натиснути комбінацію клавіш <Ctrl>+<N>

З'явиться діалогове вікно Властивості (рис.2).

Рис.2. Діалогове вікно Властивості для введення нової адреси

 

3. На вкладці Ім'я ввести основні відомості про абонента і адресу його електронної пошти. Якщо у абонента є декілька адрес електронної пошти (робітник, домашній), ви можете ввести їх всіх, а також вказати адресу, використовувану за умовчанням.

4. У нижній частині  вкладки розташований прапорець Відправляти пошту лише у вигляді простого тексту. Встановите його, якщо не упевнені, що ваш адресат користується Outlook Express або іншою програмою електронної пошти, яка розпізнає HTML-формат. В цьому випадку ви будете упевнені, що одержувач прочитає ваш лист.

5. У адресну книгу ви  можете ввести найрізноманітнішу  інформацію про вашого абонента, використовуючи поля вкладки  Ім'я, а також поля інших вкладок діалогового вікна Властивості. Ця інформація не є обов'язковою для введення, але надалі вам може згодитися.

6. Натиснути кнопку ОК. Ви повертаєтеся в адресну книгу, в якій з'являється рядок з інформацією про введеного абонента.

Знаходячись в адресній книзі, ви можете створити нове повідомлення. Для цього встановите курсор на рядку, що містить адресу потрібного абонента, натискуйте кнопку Дія і виберіть з меню, що з'явилося, команду Відправити пошту. Відкривається вікно нового повідомлення із заповненим полем адреси.

У верхній частині адресної книги розташовано поле Введіть або виберіть із списку. При введенні в нім декількох символів імені курсор переміщається на рядок, в якому ім'я починається з введених символів.

Рада

В тому випадку, якщо в адресній книзі багато адрес, для пошуку потрібного можна використовувати кнопку Пошук людей і що відкривається нею однойменне діалогове вікно.

Група адрес

Користувачів можна об'єднувати в групи. В цьому випадку для відправлення повідомлення всіх членів групи досить з адресної книги вибрати назву групи. Для створення групи виконаєте наступні дії:

1. Натискуйте кнопку Створити  на панелі інструментів адресної  книги і в меню кнопки, що  відкрилося, виберіть значення Створити  гурт. Відкриється діалогове вікно  Властивості (рис.3).

2. У полі Назва групи  вкладки Група введіть назву  групи.

Рис.3. Діалогове вікно Властивості для створення групи

 

3. Для формування списку учасників групи використовуйте розташовані справа кнопки. Для додавання в список учасника, інформація про яке введена в адресну книгу, натискуйте кнопку Вибрати.

4. У лівому списку діалогового  вікна, що відкрилося Виберіть  учасників групи міститься список  адрес з адресної книги (рис.4). Використовуючи кнопку Вибрати перенесіть в список Учасники імена тих, що всіх входять до групи і натискуйте кнопку ОК.

Рис. 4. Діалогове вікно для вибору учасників групи

 

5. Для додавання в групу абонентів, що не містяться в адресній книзі, натискуйте кнопку Створити контакт.

6. У діалоговому вікні, що відкрилося Властивості введіть  інформацію про абонента і  натискуйте кнопку ОК. Інформація  про нового абонента буде додана  в групу, а також в адресну  книгу.