Характеристика нормативно - методической базы, регламентирующей работу с документами в 1990 -х годах ХХ века

3.  Нормативы по совершенствованию ДОУ (составление планов работ, расчет трудозатрат, анализ производительности труда, контроль за организацией документооборота в структурных подразделениях и т.д.).

Здесь же даны затраты времени  на работу архивов организации.

 

 

1.4  Государственная система документационного обеспечения управления, 1991 г.

 

Важным межотраслевым  документом, регламентирующим организацию  документационного обеспечения  управления является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГС ДОУ) 1991 года.

ГС ДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в органах  государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основные цели и задачи ГС ДОУ:

1.  Упорядочение документооборота.

2. Сокращение количества документов.

3.  Повышение качества документирования.

4.  Создание условий для эффективного применения современных технических и информационных средств при сборе, обработке и анализе информации.

5.  Совершенствование работы аппарата управления в целом.

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е  годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло  существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

Результаты научных исследований обнародуются в монографиях и  статьях, в диссертациях и выступлениях на научных конференциях, находят  отражение в учебно-методических пособиях, в методических рекомендациях для органов управления и т.д.

В 1990-е годы возродилась  и получила широкое распространение  полузабытая в советский период практика составления и издания  сборников образцов документов. К настоящему времени опубликованы десятки таких сборников, в частности: Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции (М., 1992); Сборник типовых договоров (М., 1995); Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (М., 1996); Андреева В.И. Образцы документов делопроизводства (М., 1997) и многие другие.

С середины 1990-х годов  в России выходит специализированный информационно-практический журнал “Делопроизводство”. Теоретические и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят отражение также на страницах журналов “Отечественные архивы”, “Вестник архивиста”, “Секретарское дело”, “Служба кадров”, “Управление персоналом” и некоторых других.

ГЛАВА  2 ОПИСАНИЕ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ. ВИДЫ ОПИСЕЙ

 

2.1  Оформление дел постоянного и временного хранения 

 

Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления  порядка расположения документов после  систематизации и для обеспечения  их сохранности. Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Нумерацию листов производят в развернутом виде. В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается. Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается. Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист, на котором  документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу. Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.

Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.

Конверты с  вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.

Подшитые в  дело документы с собственной  нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.

Листы дел, состоящих  из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.

Если в процессе нумерации были допущены отдельные  ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.

При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

Любые особенности  нумерации оговаривают в заверительной надписи дела. Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Лист-заверитель дела может  быть заранее изготовлен с помощью  множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой. Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе. Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

В заверительной надписи указывают: номер дела, к которому составлена надпись; количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов; количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+"; номера литерных листов и пропущенные номера;  номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.; номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.; номера листов-чертежей, фото и т.п.; номера конвертов с вложениями и количество вложений; номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями; должность составителя с расшифровкой подписи; дата составления.

Все последующие изменения  в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе  дела (дополнительные вложений новых  документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись зачеркивают, но сохраняет в деле.

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов. Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления.  документам, имеющим слишком маленькое поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа. Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который подшивают в дело.

Дела постоянного хранения и по личному составу после  нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетенными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям. Переплетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.

Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному  составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителем организации. Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения. Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.

Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается  оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).

Обложки дел должны содержать  следующие реквизиты: наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел; заголовок дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного  хранения предусматривают место  ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который  будут переданы дела данной организации  на государственное хранение.

Наименование организации  указывают на обложках полностью  в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.

Документы дела могут охватывать период, в котором изменялось наименование организации (структурного подразделения). В таком случае на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т.п.

Индекс дела после переплета  переносят на обложку из номенклатуры дел. Номер дела (тома, части) проставляют  на обложке дел постоянного хранения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения.

На обложках дел со сроками  хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.

Заголовок дела переносят  на обложку в соответствии с номенклатурой  дел с учетом изменений, которые  были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части). Например, "Приказы директора предприятия по основной деятельности, т.1,с№1 по №85". На подлинность документов в заголовках дел не указывают.

Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых  имеются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание. Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части). Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, помещенного в дело. При обозначении дат указывают число, месяц и год. Число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами. Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Если дата содержится в  заголовке дел, ее отдельно не указывают. Если делом является журнал регистрации  документов, то датой такой дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале. Например, датами журнала (картотеки) регистрации приказов рук водителя организации будут крайние даты первого и последнего приказов.

Датами протоколов заседаний  будут даты составления или утверждения первого и последнего протоколов. Личные дела датируются в соответствии с датами приема и увольнения  лица, на которое оно заведено.

Если дата документа или  отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком ([не ранее 21 сентября?] 1995 г.).