Характеристика нормативно - методической базы, регламентирующей работу с документами в 1990 -х годах ХХ века

Количество листов переносят  на обложку из заверительной надписи.

Срок хранения проставляют  в соответствии с номенклатурой  дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

Архивный шифр дел может  быть проставлен на обложках дел постоянного  хранения только по согласованию с  государственным архивом, в который  данная организация передает документы  на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел  производят стойкими черными чернилами  или тушью.

 

 

2.2  Опись дел

2.2.1  Составление описей дел

На дела постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи  — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом  научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск  документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых  разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские: предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В делопроизводстве описи  на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел  постоянного и временного [свыше 10 лет) хранения и по личному составу  составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дату дела (тома, части);

- число листов в деле (томе, части);

- срок хранения;

- примечание.

В описях дел постоянного  хранения графа 6 опускается.

Каждое дело вносится в  опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается  цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Опись дел подписывается  составителем с указанием его  должности, согласуется с руководителем  службы документационного обеспечения  управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения  организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном  подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению 'ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными  годовыми разделами описи организация  обязана в установленные сроки  сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

 

2.2.2  Составление внутренней описи  документов дела

Для учета и обеспечения  сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении  ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела.

Наличие внутренней описи  в тех или иных категориях дел  оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации. Внутренняя опись содержит: номер дела, документы которого внесены в данную опись; номера документов дела;  индексы документов; даты документов; вид документа и краткое содержание; номера листов, на которых расположен документ; примечание.

К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и  прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.

Опись подписывает составитель  с расшифровкой подписи и датой  составления.

В графе "Примечание" отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при  изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

Бланки внутренней описи  целесообразно изготавливать с  помощью множительной техники. Заполняют  их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

 

2.2.3  Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации 

На все дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении  организации по окончании делопроизводственного года составляют описи.

Опись дел структурного подразделения  является прежде всего документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов.

При наличии в структурном  подразделении дел, за несколько  лет, составляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению  делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление  описей несут руководители структурных  подразделений.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяют: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов в деле; правильность оформления дел._

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки  о заведении дел, структурное  подразделение принимает меры к  розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Описи структурного подразделения  составляют по установленной форме.

Описательная статья описи  включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; примечание.

При составлении описи  соблюдают следующие правила:

- дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре;

- каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

- в графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;

- при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозначают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут полностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и  прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний  номера дел по описи, а также оговаривают  особенности нумерации дел в  описи (литерные, пропущенные номера дел).

Опись согласовывают с  руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает  составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения.

При наличии в подразделении  экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.

Составляют опись в  двух экземплярах: один остается в структурном  подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных  подразделений присваивает архив  организации. По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Подводя итог, рассмотренному в работе материалу, следует сделать  выводы по двум вопросам.

По первому вопросу  следует отметить, что сформировавшаяся в настоящее время в Российской Федерации нормативно-методическая база имела серьезного предшественника в виде нормативных актов, принятых в 1990-е годы ХХ века. Итогом этого стало, включение в современную нормативную базу:

- нормативных правовых актов федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы “Об информации, информатизации и защите информации”, “О государственной тайне”, “О стандартизации”, “Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” и др.;

- ведомственных и общеотраслевых нормативных, инструктивных и методических документов, издаваемых органами исполнительной власти различного уровня;

- инструктивных и методических материалов, устанавливающих требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или её структурного подразделения.

По второму вопросу  работы мы определили значение такого важного момента в практике современного ДОУ как описание дел постоянного  и временного хранения, рассмотрели  основные технологии оформления дел, составления описей при передаче дела в архив.

В целом, следует отметить, что современная практика документационного обеспечения управления была бы невозможной, если бы российское делопроизводство не прошло все стадии истории своего формирования, в том числе и 1990-е годы ХХ века.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом». - 2006. - 119с.

2. Андреянова, В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: «Инфра-М». - 2001. - 227 с.

3. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: «Инфра-М»., Новосибирск: «Сибирское соглашение». - 2005.- 215 с.

4. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: «Юнити-Дана». 2005.- 243 с.

5. Делопроизводство (Организация  и технология документационного  обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: «Юнити-Дана». 2001. - 359 с.

6. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. СПб.: «Герда», 2001. - 217 с.

7. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: «Приор-Издат». -2001. - 348 с.

8. Марков, В.Н. Справочник по делопроизводству. - СПб.: «Альфа». 2002. - 438 с.

9. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. - М. «Издательство РДЛ».- 2000. - 305 с.

10. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел. М.: «Инфра-М»; Новосибирск: «НГАЭиУ». - 1998. - 272 с.