Характеристика основных документопотоков

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 «Характеристика  основных документопотоков»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….……..…..3

 

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ…………………….……...6

    1.1. ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК…………………..…….………..6

    1.2. ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК…………………………….….8

    1.3. ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК………………………….….…8

 

ГЛАВА 2. ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ………………………………………… 10

    2.1. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ    

          ДОКУМЕНТОВ ……………………………………………………...…10

    2.2. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ…………..……………………...……....12

    2.3. ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ…………………...…13

 

ГЛАВА 3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ…………..…………………………..16

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………….…………………………...26

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………..…………………………………28

ПРИЛОЖЕНИЕ…………………………………..……………………………...........29

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документооборот как  технологический процесс делится  на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной  информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии,  что у этих данных общий источник и общий приемник.

В организациях, учреждения, на предприятиях вся документация обычно разделяется на три документопотока:

1. Входящие (поступающие документы;
2. Исходящие (отправляемые) документы;
3. Внутренние документы.

В совокупности все эти  потоки составляют документооборот.¹ Определение понятия документооборота в делопроизводственной сфере стандартизировано и рассматривается как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или составления». Соответственно, «объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период».²

Документопотоки различают  по направлению и отношению к  управленческому объекту. По направлению  выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Документопоток является составляющим документооборота в организации, поэтому от того, насколько рационально построен порядок работы с входящей, исходящей и внутренней документацией, зависит эффективность документооборота в организации в целом.

Объектом в курсовой работе является  основной документопоток в организации.

Предметом выступает  порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Цель курсовой работы – изучить организацию работы с входящими, исходящими и внутренними  документами, выявить особенности обработки входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация.

Задачи курсовой работы:

• Рассмотреть основные этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• Изучить требования к оформлению входящих, исходящих и внутренних документов.

В настоящее время  регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия, а вопросы делопроизводства регулируются многими нормативными актами.

Источниками в работе выступили следующие законодательные  и нормативные акты:

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы  документации «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие с 01.07.2003 года. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 года № 65-ст устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов; и др.

В ходе работы над курсовой были исследованы труды известных  авторов в области делопроизводства. Вот некоторые из них:

А.Н.Белов, А.А.Белова Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. – М.: Изд-во Эксмо, 2005. В книге обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией.

М.И.Басаков приказ и  деловое письмо (требование к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003), где приводятся подробные примеры составления и оформления документов и излагаются необходимые сведения о порядке разработки и оформления важнейших управленческих документов в соответствии с положениями нового ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Курсовая работа состоит  из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложений.

Первая глава работы рассматривает особенности основных документопотоков.

Вторая глава исследует  операции по обработке входящих, исходящих  и внутренних документов.

Третья глава посвящена регистрации документов.

 

 

 

 

 

 

Глава 1. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

 

По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они  тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных  и т.д.

Эти документопотоки  различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают  маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа.³

Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, использую, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

 

1.1. ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

 

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• Документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). в состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видимому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
• Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждений к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (актов взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.):
• Обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.

Входящие документы  образуют три направления движения: руководству организации, руководству  структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно – небольшая часть попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение и регистрационные формы данных о получаемом документе до его рассмотрения руководством и и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

 

1.2. ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

 

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых  в данной организации и отправляемых за её пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и её информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю  управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы  готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

 

1.3. ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

 

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые  и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его  пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также её структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. функцию оперативного регулирования деятельности учреждения выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо неё должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документопотоков. Причем в этом потоке движения распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентирующих маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.⁴

 

 

 

 

Глава 2. ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

 

2.1. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ  ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

Работа с документами  состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение  и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизовано. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка – экспедиции, как одного из структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организации (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с  этими способами доставки поступление  документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления  документов из всех источников, их первичную  обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкладывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет подписи «лично», а документ носит личный характер.
5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным  подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.