Характеристика основных документопотоков

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенный вопросы.

Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных документов  по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари  используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельными структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций  и учреждений обладает помимо почты  и другими каналами информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную  информацию, поступает в организации  по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

 

2.2. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ

 

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные  подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там  где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов – выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация  первичной обработки документов позволяет  выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства  структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

 

2.3. ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ  ДОКУМЕНТОВ

 

Обработка и отправки исходящих документов, также как  и прием и обработка входящих, проводится централизовано или секретарем и состоит из следующих этапов:

• Составление чернового документа;
• Подготовка проекта документов;
• Его согласование (визирование);
• Удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);
• Отправка документа адресату;
• Подшивка копии-отпуска в дело.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ. После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа  оформляется «Гриф согласования».

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск – на стандартных листах бумаги.

Подготовительный и  оформленный установленной форме  проект документа вместе со всеми  материалами, послужившими для его  составления, передается на подпись руководству.

После подписания двух экземпляров  проставляется дата подписания, после  чего документ регистрируют по установленной  форме и отправляют адресату. К  документу, рассылаемому более чем  в четыре адресата, исполнитель готовит  список на рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат.

Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (в небольших организациях секретарю) для отправки.

Получив документ к отправке, проверяют его  оформление: наличие  заголовка, подписи, даты, правильности адресования, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. На  заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Второй экземпляр отправленного  документа подшивается в дело.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

В организации работы с документами ведущее место  занимает постановка регистрации документов. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.⁵ Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда – обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов – это ключевой момент в организации  делопроизводства. Одна из важнейших  задач службы делопроизводства –  в любое время и в кратчайший срок выдать  нужную справку по документу  и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все виды документов, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация – один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для его отправляемых – после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Сам процесс регистрации  – это снятие (перенос) с документа  показателей (реквизитов) и занесение  их в определенную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроком исполнения и информационно-справочной работы по  документам.

Регистрации подлежат все  документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять. К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно  меньше его) с учетным порядковым номером, проставленном в отметке о поступлении документа в организацию

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации  – одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном  учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждениях, имеющих отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в  организацию по почте и через  курьерские службы, так и получаемые по факс, электронной почте. Поэтому  факс, принимающий документы, поступающие  на имя организации, целесообразно  устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих  и внутренних документов ведутся  раздельные регистрационные формы  с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационные формы хранятся в организации, подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.⁶

Из входящего документа  в процессе регистрации в регистрационную  форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• дата документа;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
• автор (корреспондент) – тот, чей это документ;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель (кто с ним работает);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму  на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется – в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных  видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих  документов, сведения вписываемые в  регистрационную форму, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять  сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается  количество листов, наличие приложений и т.д.

При регистрации исходящих  документов, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативные документы, составленные в данной организации. Индекс инициативного исходящего документа (письма, заключения, отчета и т.д.) строится так же, как и индекс входящего документа, то есть состоит из:

• индекса отдела, где подготовлен документ;
• номер дела по номенклатуре, куда будет подшита копия исходящего документа;
• порядковый номер документа по журналу регистрации или по картотеке.