Характеристика основных документопотоков

Регистрация исходящих  ответных документов отличается от регистрации  инициативных документов. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего входящего документа, на который дан ответ.

Первая часть регистрационного номера ответного документа должна быть такой же, как первая часть  регистрационного номера входящего  документа, на который дается ответ. К первой части добавляется порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива исходящих документов.

Регистрационный индекс документа состоит из индекса  дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индекс документа включает условное обозначение подразделения и номер дела по номенклатуре.⁷ К этому может быть добавлен ещё и порядковый номер документа. В индексе может быть указано место составления и хранения документа. При этом порядковые номера присваивают отдельно поступающим и отправленным документам, которые возрастают в течении года.

Для всех индексов используются только арабские цифры.

Расположение составных  частей индексов должно быть неизменным. Например, условное обозначение бухгалтерии 03, порядковый номер дела по номенклатуре  18, 281-индивидуальный порядковый номер документа. В этом случае индекс будет такой: 03-18/281

Индексы предложений, заявлений  и жалоб граждан могут быть также дополнены первой буквой фамилии  автора документа. Индексация постановлений, распоряжений, приказов и других распорядительных документов производится раздельно по каждому виду. Индексом служит регистрационный номер документа по всей группе.

Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов единая регистрационная карточка.

Количество экземпляров  регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных  карточек во всех структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться  и контролироваться.

В организациях с объемом  документооборота до 500-600 единиц в год для регистрации можно использовать журналы. (см. приложение 1)

Журналы включают следующие  реквизиты:

• индекс (номер) документа;
• дата документа;
• дата поступления;
• автор документа;
• адресант;
• количество листов документа;
• резолюция;
• исполнитель;
• подпись исполнителя;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дело (папки);
• имя файла;
• примечание.

При регистрации писем  на карточках регистрации подлежи, как правило, только запрос, составленный в данной организации или присланный из другого ведомства.

Данные в ответном документе фиксируются в порядке  дополнения к регистрационным записям  на соответствующий инициативный документ. Графы карточки заполняются так  же, как графы журнала.

Бланки регистрационной  карточки изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 иА6. для визуального различия карточек разрешается изготовлять их из бумаги разного цвета либо с цветными сигнальными полосами.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом. Преимущество карточек заключается  в том, что их можно располагать  в любом порядке,; в отличие  от журналов их можно заполнять на машинке. Кроме того, заполнять карточки могут сразу несколько человек, в то время как работать с журналом может только один.

Из числа отрицательных  факторов можно назвать два: в  отличие от журнала карточку сравнительно легко потерять или поставить  не на то место.

Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается дата исполнения документа. На карточку формата А6 наносятся только нечетные числа, поэтому срок исполнения документа следует ставить днем раньше, если он приходить на четное число.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, откуда поступил или куда направлен документ. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишутся их фамилия, инициалы, место работы или адрес. При поступлении коллективного письма указываются данные первого лица и делается приписка «и другие». Можно указать и число лиц, подписавших документ.

В графе «Дата поступления  и индекс документа» отмечаются дата поступления документа и индекс, который ему присвоен в организации, в которую он поступил. При этом  дата поступления документа одновременно является и датой регистрации.

В графе «Дата и индекс документа» проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией – автором документа.

В графе «Краткое содержание»  указывается вид документа, его  заголовок или краткое содержание. При регистрации исходящих  и внутренних документов обязательно указывают должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего документ.

В графе «Резолюция или  кому направлен документ» запись переносится на карточку без изменения с указанием автора и даты.

Запись об исполнении документа должна отражать решение  вопроса по существу с указанием  даты и индекса ответного документа. Если не требуется ответа в письменной форме, то делается краткая запись о  том, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

Например: «В беседе по телефону (05.02.2006) тов. Никитину И.Б. разъяснено, что  налог с него за январь 2006г. удержан  правильно с учетом премии за ноябрь прошлого года. Зам. главного бухгалтера Перепелкина В.В.».

В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые содержат  дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Эта графа может быть использована для записи, отражающей движение документа.

В необходимых случаях разрешается введение дополнительных реквизитов, например, «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Разрешается также разделение сложных реквизитов на два простых, например, «Дата» и «Индекс документа».

Расположение реквизитов произвольное.

Основу справочного  аппарата к служебным документам составляет справочная картотека, в  которой регистрационные карточки систематизированы по определенной схеме. Справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать требованиям полного  и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечивать их оперативный поиск и контроль за исполнением. Справочная картотека организации состоит из двух частей: неисполненные и исполненные документы. Первая часть предназначается для поиска документа в процессе исполнения по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения. Вторая часть картотеки предусматривает использование её для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

При этом разделами первой части картотеки являются названия корреспондентов, или структурных подразделений, или исполнителей. Разделы и рубрики второй части картотеки должны соответствовать разделам и рубрикам классификатора вопросов и участков деятельности организации. Если же классификатором служит номенклатура дел, то разделами картотеки являются названия структурных подразделений, а рубриками – заголовки дел и их индексы по номенклатуре. По мере исполнения карточки из разделов первой части с соответствующими отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки. Справочные картотеки могут быть как в канцелярии организации, так и в каждом структурном подразделении. Картотеку на заявления, предложения и жалобы граждан можно вести отдельно от основной картотеки. В такой картотеке карточки целесообразно располагать по алфавиту фамилий заявителей. В случае необходимости алфавитная картотека может быть поделена по административно-территориальным единицам, а внутри – по алфавиту фамилий заявителей.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

• порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
• вид документа. Каждый вид документа – приказы, распоряжения, служебные записки – нумеруется самостоятельно.  Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» - личный состав, к номеру распоряжения – буквы «рп» - распоряжение;
• дата документа;
• количество листов документа;
• количество листов приложений;
• краткое содержание документа;
• подразделение, ответственное за исполнение документа;
• исполнитель (фамилия, инициалы);
• срок исполнения («Контрольная дата»);
• отметка об исполнении;
• ход исполнения;
• связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.д.), устанавливается связь с регистрационными карточками связных документов;
• в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

В соответствии с ГСДОУ  регистрации подлежат все документы (в том числе и исходящие), требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строят учет документов, поиск и контроль исполнения.

Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.⁸

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, движение информации во времени и пространстве предполагает наличие источника и приемника, между которыми возникает информационное напряжение. В результате появляется информационный (документный) поток – совокупность перемещающейся в пространстве и времени документированной информации.

Документопотоки являются отражением социально-политических, культурных, производственно-технических, управленческих процессов в обществе и предназначены для реализации соответствующих конкретных задач.

Решающим при оценке и организации документопотоков являются их структура, режим и направление  движения. Внешние по отношению к  организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработке и регистрации, затем вновь распадаются, расходясь по исполнителям. По функционально-целевому назначению это в основном информационные документы о состоянии объектов управления, плановая, распорядительная, финансовая документация. Безусловно, состав входящей документации значительно разнообразнее, её точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его документов и содержащих в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения документопотоков решаются путем разработки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодичности или сроков предоставления документов постоянным корреспондентам, зафиксированным в системах управления.

Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнанны: построение информационных моделей создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковых систем, регламентирование документообразования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации.

Особенность анализа  документопотока – включение  в исследование не только самих процессов  обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов.

И в заключении хочется  ещё раз подчеркнуть, какое важное значение имеет соблюдение государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ

И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.   ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998