Информационные и коммуникационные технологии в ДОУ

Содержание 
 

 

      Введение 

     Успех любого предприятия зависит от множества  факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет  делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

     В процессе деятельности в любой организации  возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

     Огромное  увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

     Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

     Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным  условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

     Цель  данной контрольной работы – рассмотреть  информационные и коммуникационные технологии в ДОУ. 

 

      1. Понятие документационного  обеспечения управления 

     Залог обоснованного и эффективного управленческого  решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения  и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

     Информация  – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления [4, с.39].

     Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии  не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов .

     В современных условиях значительного  роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

     Документационное  обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. [1, с.65].

     Объектом  ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

     Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа .

     Общеизвестно, что любое управленческое решение  основывается на информации, основными  критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

     Информация  закрепляется в документах на различных  носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

     Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям.

     Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

     Основные  задачи ДОУ:

1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы не отвлекать  работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

     При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются  в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

     Децентрализованная  форма предусматривает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями.

     При смешанной форме операции выполняют  централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма) .

 

      2. Служба документационного  обеспечении управления, ее задачи и функции 

     Службой документационного обеспечения  управления является организационное  обособленное структурное подразделение  учреждения, выполняющее работу с  документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

     Основные  операции, проводимые СДОУ [2, с.86]:

- Учётно-справочная  работа и регистрация документов.

-  Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

- Проверка  соблюдения стандартов на документы.

- Изготовление, размножение, копирование служебных  документов.

- Доставка  документов исполнителям и их  экспедиционная обработка.

- Контроль  за исполнением документов.

-  Использование,  формирование, оформление, хранение  дел .

     К организации труда работников СДОУ предъявляют общие требования. Это  централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает  обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.

     Для этого необходимо чёткое организационное  построение СДОУ, предпочтение более  рациональной формы работы с документами: все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат.

     Для целесообразной организации рабочих  мест и предоставления благоприятных  условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной  организации труда инженерно  технических работников и служащих.

     Производительность  и качество труда, работоспособность  человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения  благоприятных условий труда.

     Выделяют  следующие функции служб документационного  обеспечения управления:

     1. Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.

     2. Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.

     3. Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.

     4. Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.

     5. Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей .  

 

      3. Информационные технологии в ДОУ. Электронный документооборот 

     Переход к безбумажной технологии заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.