Информационные и коммуникационные технологии в ДОУ

     Постоянное  увеличение информации, необходимой  для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по данным разных организаций, 15% бумажных документов безвозвратно теряются, для их поиска сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности труда сотрудников увеличивается на 25—50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%, на 80% уменьшаются расходы на оплату площади для хранения [5, с.24].

     Системы управления документами (СУД) предназначены  для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами  разнообразных форматов, в том  числе и изображениями документов. Можно сказать, что СУД фактически выполняют роль СУБД для неструктурированной информации.

     Развитые  системы управления документами  осуществляют следующие функции:

- индексирование документов;

- полнотекстовый поиск по ключевым словам;

-  управление конфигурацией документа с установлением взаимосвязи между отдельными структурными компонентами;

- ассемблирование документов, позволяющее объединить все части составного документа для отображения на экране;

-  организация доступа к документу независимо от места его хранения;

- поиск и управление документами с помощью ключевых компонентов, таких как оглавление или название раздела;

- многоуровневая защита данных, которая разрешает доступ к документам только отдельным пользователям или устанавливает виды доступа, например, «только для чтения»;

- администрирование учета и архивирования;

- организация выдачи/возврата документа;

- контроль версий документа;-

- рассылка документов.

     Развитие  сети Интернет определяет появление  ряда новых функций современных  СУД, например, возможность помещения  документов на Web-узле; поддержка обмена документами по ЛВС или по корпоративной сети между сотрудниками фирмы, а по Интернет — с клиентами и партнерами фирмы.

     В настоящее время полный переход  к безбумажным технологиям не возможен поскольку отсутствует  юридическая основа для внедрения  безбумажных. Нет общегосударственных и отраслевых стандартов на ЭД, к требованиям функционирования систем, уровням защиты от несанкционированного доступа. Поэтому часто, ссылаясь на отсутствие законов и стандартов, руководители разработок решают оставаться в рамках действующего законодательства. То есть создавать традиционные бумажные системы, может быть только с элементами безбумажной технологии.

     Замечательные достижения в развитии вычислительной техники и каналов связи, а  также достижения в теории и практике программирования последних лет сделали реальностью переход к безбумажным технологиям. Пожалуй, сейчас фактором, наиболее сдерживающим массовое внедрение безбумажной технологии, является отсутствие соответствующей юридической основы.

     Типовые требования к системам управления документооборотом.

     Если  следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе  электронного документооборота, можно  описать следующим образом.

     Система электронного документооборота должна:

- обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

- обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

- допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

- поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

- осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

- обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

- поддерживать  технологию HSM;

- протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы;

- необходимо наличие развитых средств администрирования;

- поддерживать удаленный доступ к информации.

     Продвинутые системы должны поддерживать [8, с.211]:

- кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

- территориально распределенные организации;

- алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

- цифровую подпись.

     Требования  к архитектуре:

- наличие выделенного сервера приложений;

-наличие тонкого клиента;

- поддержка доступа к документам с использованием браузера.

- многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

     Требования  к открытости и интеграции с другими  системами:

- интеграция со средствами потокового ввода документов;

-  интеграция с офисными приложениями;

- интеграция с электронной почтой;

- наличие развитого программного интерфейса (API);

-  интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

- возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

- возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

- в случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

     Внедрения и применения систем управления ресурсами предприятия

     ERP-система  (англ. Enterprise Resource Planning System — Система  планирования ресурсов предприятия)  — это интегрированная система  на базе ИТ для управления  внутренними и внешними ресурсами  предприятия (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы).

     Цель  системы — содействие потокам  информации между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная поддержка  связей с другими предприятиями. Построенная, как правило, на централизованной базе данных, ERP-система формирует стандартизованное единое информационное пространство предприятия.

     Исторически концепция ERP стала развитием более  простых концепций MRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

     Функции ERP-систем

     В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего  всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. ERP-система состоит из следующих элементов:

- модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии;

- аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;

-  СУБД, системное и обеспечивающее ПО;

- набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП;

- регламент использования и развития программных продуктов;

-  IT-департамент и обеспечивающие службы;

- собственно пользователи программных продуктов.

     Основные  функции ERP систем:

- ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;

- формирование планов продаж и производства;

- планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;

- управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;

- планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;

- оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;

- управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

     Достоинства

     Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом. 

     Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

     6. Устройства резервного копирования  информации

     Резервное копирование (англ. backup) — процесс  создания копии данных на носителе (жёстком диске, дискете и т. д.), предназначенном для восстановления данных в оригинальном месте их расположения в случае их повреждения или разрушения.

     Резервное копирование необходимо для возможности  быстрого и недорогого восстановления информации (документов, программ, настроек и т. д.) в случае утери рабочей копии информации по какой-либо причине.

     Кроме этого решаются смежные проблемы:

     • Дублирование данных

     • Передача данных и работа с общими документами

     Виды  резервного копирования:

     • Полное резервирование Full Backup

     • Дифференциальное резервирование Differential Backup

     • Добавочное резервирование Incremental Backup

     • Пофайловый метод

     • Блочное инкрементальное копирование Block Level Incremental

     Хранение  резервной копии:

     • Лента стримера — запись резервных данных на магнитную ленту стримера.

     • «Облачный» бэкап» — запись резервных данных по «облачной» технологии через онлайн-службы специальных провайдеров.

     • DVD или CD — запись резервных данных на компактные диски.

     • HDD — запись резервных данных на жёсткий диск компьютера.

     • LAN — запись резервных данных на любую машину внутри локальной сети.

     • FTP — запись резервных данных на FTP-серверы.

     • USB — запись резервных данных на любое USB-совместимое устройство (такое, как флэш-карта или внешний жёсткий диск)

     • ZIP, JAZ, MO — резервное копирование на дискеты ZIP, JAZ, MO.

     Типы  резервного копирования

     • Полными копиями

     • Добавочные копии

     • Разностные копии

     Полные  копии