Информационные ресурсы в управлении: проблемы организации и управления

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Челябинская государственная  академия культуры и искусств»

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и  музееведения

 

 

                                                  

                                             Курсовая работа

    По курсу «Информационное  обеспечение управления»           «Информационные ресурсы в управлении: проблемы организации и                              управления»

 

 

                  

                                                  Выполнил:  студентка 4 курса, гр.804

        О.  В. Бойко

                                   Проверил: О. В. Кувшинова                            

 

 

                               

                                        

                                    

                                          ЧЕЛЯБИНСК 2011

Содержание

Введение…………………………………………………………………………….3

Глава 1. Управление как система…………………………………………………5

1.1 Управленческая деятельность. Ее сущность………………………………...5

1.2 Информационные ресурсы …………………………………………………...7

Глава 2. Информационные ресурсы в управлении……………………………..12

2.1  Информационные ресурсы как ресурсы управления………………………12

2.2 Роль информационного ресурса в управлении……………………………..13

Заключение……………………………………………………………...…………17

Список используемых источников и литературы………………………………20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Информационный подход к  управлению деятельностью организаций - наследие последнего десятилетия  ХХ века. В связи с потребностью общества в информации она стала превращаться в важнейший стратегический ресурс любой производственной и коммерческой деятельности. Быстрое развитие информационных технологий и создание информационного общества привели к тому, что информация стала использоваться и для управления деятельностью организации. В рыночной экономике независимые, самостоятельные производители товаров и услуг, а также все те, кто обеспечивает непрерывность цикла «наука - техника - производство - сбыт - потребление» не смогут успешно действовать на рынке, не имея информации. Владельцу даже самой маленькой компании нужна информация о других производителях, комплектующих и технологии, о поставщиках сырья,  о возможных потребителях, о положении на всевозможных рынках, о ситуации в деловой жизни, об общей экономической и политической конъюнктуре не только в собственной стране, но и во всем мире, о долгосрочных тенденциях развития экономики и т.п. Исходя из всего вышеперечисленного, тема курсовой работы является актуальной. Ни один руководитель не сможет в своей деятельности обходиться без информации. Информация может приниматься менеджерами к сведению, служить основой будущих решений, расширять их знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной, как и избыток ненужной информации может направить не в то русло любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70% случаев, в то время как мало информированные - только в 41%. Информационная деятельность управленца требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

Объект исследования данной курсовой работы - управленческая деятельность. Предмет исследования – информация в управлении. Цель курсовой работы – рассмотреть особенности обеспечения  информацией управленческого труда. Для реализации данной цели в данной работе поставлены следующие задачи:

- рассмотреть управленческую  деятельность и ее сущность;

- рассмотреть информационные  ресурсы в общем;

- выявить информационные  ресурсы в управлении;

- исследовать информационную  систему управления;

- проанализировать значение  информационных технологий в  управлении.

Данная курсовая работа состоит  из введения, двух глав, заключения и  списка используемых источников и литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.Управление как система

 

1.1 Управленческая  деятельность. Ее сущность

Управленческая деятельность – это философское понятие, которое  практикуется как форма активного  отношения к окружающему миру, направленная на целесообразное его  познание, изменение и преобразование согласованными усилиями многих людей, а так же интеграцией всех необходимых  средств для достижения целей. Конкретное выражение данной деятельности занятыми ею профессиональными специалистами  и рядовыми работниками называется управленческим трудом. В той или  иной мере в него включается каждый человек (5,c.55). Элементами управленческого труда являются предметы, средства, сам трудовой процесс. Его отличие от предметно-практических видов деятельности состоит в том, что он направлен на сбор, анализ и преобразование информации. Поэтому управленческий труд близок труду ученого, хотя отличается от него по объекту и средствам. Вместе с тем, управление является одним из наиболее сложных видов творческой деятельности. Оно опирается на теорию, но теорию особого рода: не о том, что надо делать, не на свод рецептов, а о том, как применить законы, как ставить вопросы, как находить проблемы, как создавать программы работ. В управлении должны органично сочетаться объективное и индивидуальное, обоснованное знаниями закономерностей с творчеством.

Современный менеджмент представляет собой особый тип гибкой организационной  системы управления коммерческими  организациями и негосударственными предприятиями, связанными с условиями  и особенностями рыночной экономики. Он рассматривается как особая динамическая организация управления, необходимая  экономически самостоятельному хозяйственному субъекту в рыночной экономике, и  представляет собой гибкую систему  предприимчивого и инновационного руководства, способного чутко реагировать  на конъюнктуру рынка, условия конкуренции  и своевременно перестраиваться  с учетом требований внешней среды. В силу этого процесс менеджмента  представляет собой сложное социально-экономическое, информационное и организационно-технологическое явление, труд, имеющий дело со сменой состояний, качеств объекта, что предполагает наличие определенных тенденций и этапов. Отсюда он связан с закономерностями и принципами, которые составляют предмет любой науки. Имеются в виду и генезис, и эволюция, и надежда.

Менеджмент включает знания, навыки, умения, приемы, операции, процедуры, алгоритмы воздействия через  мотивацию, т. е. все то, что входит в понятие социальных и человеческих технологий. (1, с.45) Важно отметить, что менеджмент рассматривается и как элемент культуры, системы ценностей и убеждений. Он оказывает определенное влияние на развитие человека и общества, создающего свои ценности и формирующего социально-этические убеждения. Сердцевиной его являются человеческие ресурсы и предпринимательская экономика. Человек в системе менеджмента не только отдает, он формирует свои ожидания и притязания по поводу: содержания, смысла и значимости работы, ее творческого характера и увлекательности; степени независимости, прав и власти на данной работе; степени ответственности и риска; престижности и статуса данной работы; безопасности и условий на работе; признания и вознаграждения хорошей работы; социальной защищенности; гарантий роста и развития; отношений между членами организации и др. Для этой цели в высокоорганизованных фирмах, имеющих высокий класс менеджмента, составляется модель в виде матрицы для каждого работника, в которой отражаются обобщенные ожидания по отношению к организации. (9, с.12)

Организация в свою очередь  ожидает от человека, что он проявит  себя как: специалист в определенной области, обладающий необходимыми знаниями и квалификацией; член организации, способствующий успешному ее функционированию и развитию; исполнитель определенной работы, готовый осуществлять ее качественно; сотрудник, поддерживающий распорядок и соблюдающий нормы поведения. В связи с этим существует проблема стыковки ожиданий организации и  работника. Для этой цели могут использоваться методы моделирования как для выявления причин и факторов возникновения конфликтов, так и для выбора путей и методов их разрешения. (2, с.126) Отдавая дань идее современного менеджмента, обладающего якобы какой-то магической силой, не следует приписывать ему сверхъестественное начало. Сила современного менеджмента, его ядро, заключается, с одной стороны, в том, что он берет свое начало от человека, его потребностей и целей, от превращения знаний, опыта и достижений научно-технического прогресса в производительную силу. С другой стороны, движущая сила современного менеджмента, как видимая, так и невидимая заключается в создании, применении и эффективности информационных технологий, способствующих наращиванию информационного потенциала работников, инициируя тем самым творчество и инновационные процессы в производстве. В условиях открытой рыночной экономики стало также очевидным, что внешняя среда организации сложна, динамична и трудно предсказуема. Именно поэтому в настоящее время выступает задача совершенствования не столько техники, сколько развитие персонала, изменяя установки, ценности, профессиональные знания, умения и навыки, психологию, философию, а, в конечном счете, культуру.(10, с.16)

Таким образом, сделав вывод  из этого пункта,можно сказать, что  управленческая деятельность очень  важна для любой организации, главная задача менеджмента как конкретного вида труда - сделать информацию, знания, опыт и нововведения производительной силой.

 

1.2. Информационные  ресурсы 

Ресурс — это запас  или источник некоторых средств. Всякое общество, государство, фирма  или частное лицо имеет определенные ресурсы, необходимые для его  жизнедеятельности. Традиционными  видами общественных ресурсов являются материальные ресурсы, сырьевые (природные) ресурсы, энергетические ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы. В дополнение к этому, одним из важнейших видов  ресурсов современного общества являются информационные ресурсы. Со временем значимость информационных ресурсов возрастает; одно из свидетельств этого заключается в том, что они становятся товаром, совокупная стоимость которого на рынке сопоставима со стоимостью традиционных ресурсов.

 Существуют разные  подходы к понятию «информационные  ресурсы».

Юридическая формула, принятая в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  гласит: Информационные ресурсы —  отдельные документы и отдельные  массивы документов, документы и  массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)». Это определение дает юридическое основание для решения  проблемы охраны информационных ресурсов.

Вместе с тем, как и  многие юридические формулы, данное определение сильно сужает понятие, которое большинством людей воспринимается гораздо шире. Здесь нет противоречия, просто не все в жизни можно  измерить точными формулами. На самом  деле, при более широком подходе  к информационным ресурсам уместно  относить все научно-технические  знания, произведения литературы и  искусства, множество иной информации общественно-государственной значимости, зафиксированной в любой форме, на любом носителе информации, включая, разумеется, и те, о которых сказано  в законе.

Информационные ресурсы  общества в настоящее время рассматриваются  как стратегические ресурсы, аналогичные  по значимости ресурсам материальным, сырьевым, энергетическим, трудовым и  финансовым. Однако между информационными  ресурсами и всякими иными  существует одно важнейшее различие: всякий ресурс, кроме информационного, после использования исчезает (сожженное  топливо, израсходованные финансы  и т. п.), а информационный ресурс остается «несжигаемым», им можно пользоваться многократно, он копируется без ограничений.

Любая попытка дать некую  классификацию информационных ресурсов общества оказывается неполной. В  основу классификации можно положить:

 отраслевой принцип  (по виду науки, промышленности, социальной сферы и т. п., к  чему относится информация);

 форму представления  (по виду носителей, степени  формализованности, наличию дополнительного  описания и пр.). Внутри каждого  класса можно проводить дополнительное, более детальное разделение. Например, ресурсы Интернета можно разделять  по их назначению и по формам  представления: сервисная информация, библиографическая информация, материалы  телеконференций, программное обеспечение,  видео и т. д.

В развитых странах огромные информационные ресурсы скрыты в  библиотеках. Доминируют традиционные (бумажные) формы их представления, но все больше библиотечных ресурсов в последние годы переводится  на цифровую (безбумажную) основу.

Архивы скрывают (иногда многовековые) материалы, связанные  с историей и культурой страны. Объемы архивных материалов огромны  и накапливаются зачастую быстрее, чем их удается обрабатывать.

Во всех развитых странах  существуют специализированные системы  научно-технической информации. Они  включают многочисленные специальные  издания, патентные службы и т. д. Информация такого рода часто является дорогостоящим товаром.

Своды законов, кодексы, нормативные  акты, другие виды правовой информации — без этого не может жить ни одно государство.

Свои отраслевые информационные ресурсы имеются у любой социальной, промышленной, аграрной и иной сферы  общества. Огромны информационные ресурсы  оборонной сферы, системы образования  и т. д.

Само понятие информацонных ресурсов сформировалось не так давно, в начале 80-х годов, в ответ на растущую зависимость развитых стран от объемов информации, уровня развития средств ее передачи и обработки.

 Информационные ресурсы могут быть различных видов. Это средства массовой информации, библиотеки, интернет. К примеру, через Интернет могут успешно продаваться следующие информационные ресурсы:

- новостные ленты (on-line-новости). Достаточно широкому кругу менеджеров  компаний различного профиля  необходимо узнавать о происходящих  в мире событиях незамедлительно.  Например, лента финансовых и  политических новостей жизненно  необходима трейдерам для принятия  решений о продажах и покупках  на биржах;

- подписки на электронные  копии периодических изданий.  Некоторые газеты и журналы  выпускают свои полные электронные  копии и предоставляют к ним  доступ;