Информационные ресурсы в управлении: проблемы организации и управления

- доступ к электронным  архивам и базам данных, содержащим  информацию по самым разным  вопросам;

- аналитические отчеты  и исследования;

- собственные аналитические  материалы и прогнозы.

По категории доступа  информационные ресурсы могут быть открытыми (общедоступными) или с  ограниченным доступом. В свою очередь, документированная информация с  ограниченным доступом подразделяется на отнесенную к государственной  тайне и конфиденциальную.

Внедрение сетевых информационных технологий в настоящее время  кардинально меняют работу информационных органов и библиотек. Представление  возможности удалённого доступа  к информационным ресурсам и использование  локальных сетей при работе с  базами данных и другими информационными  ресурсами (электронными изданиями, электронными каталогами и другое), с одной  стороны, создают пользователям  условия самостоятельного поиска информации со своих рабочих мест и, с другой стороны, выводят информационное обслуживание на другой, более высокий уровень. Выростает роль библиотек и информационных органов как справочных и обучающих  информационных центров, которые могут  дать консультацию пользователям не только о наличии первоисточников  в фондах и базах данных, но и  о возможностях самостоятельного поиска информации с применением новых  информационных технологий, систем и  сетей.

Система информационного  обслуживания вышла за рамки локальных  возможностей, когда все ресурсы  концентрируются в одной библиотеке (организации). Однако это никоем образом  не исключает создание и накопление своих информационных ресурсов и  в тоже время ставит задачу рационального  и комплексного использования имеющихся  внешних и внутренних возможностей.

Все используемые информационные ресурсы можно условно распределить:

- по способу предоставления  пользователю (прямой или опосредованный);

- по типу информационного  ресурса (определяется конечной  целью пользователя).

По первому признаку все  информационные ресурсы можно разделить  на две категории:

1. Информационные ресурсы  (базы данных), доступные для коллективного  доступа; 

2. Информационные ресурсы  (базы данных), не доступные для  коллективного пользования.

Из данного пункта становится ясно, что информационные ресурсы- это неотъемлемая часть деятельности любого вида. Информационные ресурсы (в отличие от всех других видов ресурсов — трудовых, энергетических, минеральных и т.д.) тем быстрее растут, чем больше их расходуют.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Информационные ресурсы в управлении

     2.1 Информационные ресурсы как ресурсы управления                                        

В индустриальном обществе основная борьба ведется за доступ к ресурсу. Попросту говоря, власть принадлежит тому, кто добрался до нефтяной скважины. Чем меньше тех, кто может качать из нее нефть, тем лучше каждому из них. А  если кому-то удается устранить конкурентов  и остаться у "крана" в одиночестве, возникает идеальная для него ситуация: он становится монополистом, именно ему принадлежит власть в  обществе.

В постиндустриальном обществе работают иные механизмы: одним из ключевых источников общественного развития становится теоретическое знание. Власть переходит к тому, кто способен верно улавливать тенденции развития и использовать их в своих целях. А способность эта во многом связана с владением информацией.(5, с.73)

Не менее важна для  постиндустриальных технологий стратегическая инициатива: возможность влиять на глобальные процессы и поворачивать их в нужное русло. Стратегическая инициатива удерживается, в первую очередь, за счет темпа. В корне меняется характер конкуренции: побеждает не тот, кто сделал лучше или дешевле, а тот, кто сделал раньше. Самым дефицитным ресурсом становится время. Вот лишь один пример: "Макинтош" проиграл Россию IBM/PC совсем не потому, что его система была хуже, а потому что позже пришел на российский рынок, упустил время и потерял на данном направлении стратегическую инициативу. Возможно, произошедшее необратимо: "железо" по-прежнему будет обновляться, но на PC и для PC уже так много сделано, что вряд ли массовый российский пользователь и в будущем захочет пересаживаться на "Макинтош". Если только не будет изобретено и предъявлено нечто, перекрывающее по привлекательности неизбежные издержки. Но для этого потребуется значительное технологическое опережение, большой ресурс времени.

Экономистами и философами разработан ряд моделей постиндустриального  общества. Одна из наиболее известных - модель информационного общества. В информационном обществе основным фактором социальной стратификации становится образование и профессионализм, а главным конфликтом в системе производственных отношений - конфликт между знанием и некомпетентностью. Нельзя не упомянуть еще об одном обстоятельстве. Уже сейчас компьютерная техника обладает избыточной мощностью, благодаря чему уровень технического оснащения субъекта информационной деятельности отходит на второй план. На первое место выдвигается идея. Лидером оказывается не тот, у кого лучше станок (так было на индустриальной стадии), а тот, кто лучше придумал. Гуманитарное знание становится производящим.

Сегодня мы вплотную подошли  к новому этапу развития информационных технологий: очевидно, что вскоре роля "технаря" в информационном процессе радикально изменится: из ведущего он превратится в ведомого; основную работу по структурированию информации будет делать профильный специалист. Подчеркиваю, что речь идет уже не просто о создании контента, а именно о структурировании - разработке сценариев  сайтов, структуры, форматов описаний и лингвистического обеспечения информационных систем и т.п. (2, с.97)

Эти перемены не за горами, и  можно попытаться заглянуть в  будущее чуть дальше. По моему убеждению, мы находимся на пороге новой эры. Эры, когда изменится сама природа  гуманитарных профессий (по крайней  мере, в той их части, которая относится  к фактологическому, позитивистскому  знанию): главной работой гуманитария  станет не накопление и хранение информации, а управление информационными потоками. Важнейшую роль в этом процессе предстоит сыграть информационным ресурсам.

 

2.2 Роль информационного ресурса в управлении

Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии  и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах  не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или  цифровым портретом.

Роль информационного  ресурса в управлении промышленной организацией состоит не только в  информационной поддержке управленческого  анализа, но и в новых возможностях управления. Поэтому одной из важнейших  управленческих задач организации  становится создание достаточного и  рационально организованного потока информации. Управление деятельностью  организации предполагает принятие решений в соответствии со многими  факторами внутренней и внешней  микро- и макросреды. На результативность принимаемых решений влияет качество информационного ресурса в виде создания и использования собственного и внешнего информационного поля. (4)

Собственное информационное поле целиком зависит от позиции  самой организации к информационному  ресурсу, так как формируется  за счет внутренних источников. Что  касается внешнего информационного  поля, то задача его формирования и  использования сопряжена с преодолением частичности, недостоверности, противоречивости, разнородности, недостаточности или  избыточности информации, поступающей  из разных источников и добываемой разными способами. Для повышения  качества информационного ресурса  создается информационная стратегия, отвечающая финансовым и организационным  возможностям организации и возможностям персонала, в которой предусматривается: выбор наиболее достоверных источников, организация информационных потоков, разработка технологии сбора, передачи, переработки, хранения информации и  обеспечение ее безопасности. Поэтому  в первую очередь проведение управленческого  анализа в организации зависит  от системы используемой экономической  информации. (8, с.356) Современный взгляд на формирование информационных потоков дает основание рассматривать организацию со всеми ее структурными подразделениями как единое информационно-аналитическое поле, совокупность определенным образом организованных информационных потоков со своим «эпицентром». Более актуальной видится важность формирования информации как ресурса бизнеса на современном уровне. Информационным ресурсом в этом случае следует считать конкретные сведения содержательного характера, позволяющие обеспечить решение аналитической задачи. Поскольку в управлении организацией должна присутствовать грамотно образованная информационная политика, способная превращать информацию в доход, то появляются и возможности использования информационного ресурса, которые требуют изменения взгляда и на саму информацию. Так, в стратегии развития организации в русле ее конкурентоустойчивости необходимо иметь информационную составляющую, включающую: информацию о потребителе, в том числе способность потребить продукт, платежеспособность, сезонность потребления, потребительские предпочтения;    информацию о рыночном сегменте, в котором присутствует или куда желает войти организация и реализовать там возможности своего конкурентоустойчивого присутствия;  сведения о новых рыночных нишах, сулящих доходность организации.(6, с.12)                                                  

   Для промышленных организаций реально и целесообразно организовать специальную информационную службу совместно с маркетинговой, выделенную в самостоятельный отдел или в виде подразделения в других отделах, занимающихся сбытовой или другой родственной экономической деятельностью.                                                                                                                      Вполне допустимо объединение группы организаций по региональному или территориальному принципу для совместного использования информационной службы на правах собственности, аренды, договорных отношений. Это дает возможность, коллективно используя дорогостоящие информационные, коммуникационные, компьютерные технологии, адаптированные к нуждам и возможностям объединяющихся организаций, максимально использовать обновленный информационный ресурс.                                                                                                                        

Управленческий анализ бизнес-деятельности организации на базе информационных технологий, использование информационного  ресурса позволяют оптимизировать управленческие процессы, снизить затраты  за счет исключения тех направлений  деятельности, которые не приносят доходов. Переход на качественно  новое использование информационного  ресурса дает возможность управления по слабым сигналам об изменениях во внешней  среде организации.                                                                                                           

  В международной практике  разработаны стандартные подходы  к выполнению аналитических функций  управления, основанных на сопоставлении  данных, отраженных в отчетности  организаций. Речь идет, прежде  всего, о материалах бухгалтерской  (финансовой) отчетности, главным ее  преимуществом является открытость  для целей анализа. (7, с.153)                                                           

  С другой стороны,  формировать базу информационного  инструментария, ориентируясь только  на данные внешней (финансовой) и внутренней (управленческой) отчетности  недостаточно, хотя она носит  постоянный характер. Целесообразно  также привлекать данные, получение  которых как бы специально  «спровоцировано» в соответствии  с поставленной целью. Такую  информацию можно назвать инициированной, так как она проявляется перманентно  и востребуется по мере необходимости.  Кроме того, бизнес-среда подразделяется  на внешнюю и внутреннюю, что  необходимо учитывать при формировании  комплексного информационного пространства  в границах инструментария управления.

Управленческий анализ является связующим звеном между информационными  потоками организации и управленческими  решениями. Однако не все потоки являются информационной базой, так как они  могут быть неоднородными по форме  и содержанию. Для того, чтобы  потоки сведений стали сопряженными базовыми элементами, они должны быть подвергнуты предварительной обработке. Иначе говоря, информационные потоки, чтобы стать информационной базой  управленческого анализа, должны быть соответствующим образом преобразованы  и обработаны.(3, с.35)

К основным требованиям, соблюдение которых обязательно при подготовке информации, относятся достоверность, объективность, оперативность, единство, рациональность, качество, соответствие целям и задачам и др. Кроме  того, должны соблюдаться принципы комплексности и системности, поскольку  информационные потоки исходят не только из внешней бизнес-среды, но и из внутренней.

Под информационной базой  понимается совокупность сведений, включающих достаточный и необходимый объем  информации обо всех существенных направлениях деятельности организации для проведения процедур управленческого анализа  и принятия на его основе обоснованных управленческих решений.

Информационная база управленческого  анализа формируется под влиянием объективных факторов, среди которых  определенное место занимает концептуальная (методологическая и методическая) компетентность субъекта анализа (аналитик), а также техническое и организационное  сопровождение информационных потоков. (1, с.78)

Таким образом, сбор, оценка и подготовка информации — один из первых (главных) этапов анализа, предопределяющих правильность его выводов, а следовательно, и обоснованность принимаемых управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Информационное обеспечение  для управленческого труда играет существенную роль. Рыночная экономика  сегодня диктует свои правила, по которым должна жить и работать любая  организация, предприятие, учреждение. Одним из этих правил является способность  к принятию быстроменяющейся информации. Любая организация только тогда хороша, когда у нее имеется хорошая информационная система. Если потребности в информации не понимаются и не обсуждаются в организации, тогда они никогда не будут удовлетворены. Много людей в организации работают над тем, как удовлетворить клиентов, и им всем требуется информация, которая поможет им делать свое дело более эффективно.