Интернет - технологии в деятельности секретаря

Персональный компьютер предоставляет  большие возможности для работы секретаря в организации. Позволяет  сократить время для работы с  документацией. От секретаря зависит  также выбор программного обеспечения  для работы, так как надо выбрать  подходящие именно для этой организации, в которой работает. Интернет - технологии позволяют сократить время доставки писем и различной документации до адресата, а также быстро связаться со своими клиентами, поставщиками и персоналом организации.

1) Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:

- составление и редактирование  документов;

- регистрация и контроль исполнения  документов;

- хранение и поиск документов, другой полезной информации;

- прием и передача документов  по каналам связи;

- организация своего рабочего  времени и времени руководителя.

2) Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель.

3) Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера.

4) Телефон – устройство для передачи и приёма звука на расстояние.

5) Факс – это копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя телефонные каналы. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа.

6) Копировальный аппарат – устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других материалах.

Программное обеспечение секретаря, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных  программ компании Microsoft Office, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

В Microsoft Office входит:

• Word - мощная программа для работы с текстовыми документами. При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий.
• Excel - программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами. Обладает достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще.
• Access - сильнейшее средство для работы с базами данных.
• PowerPoint - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
• Outlook - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени. Информационная система Microsoft Outlook предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя.

Программное обеспечение Lotus Notes сочетает в себе систему электронной почты, средства для совместной работы и бизнес-приложения, с которыми можно работать с использованием единого, полнофункционального рабочего стола. Оно позволяет территориально распределенным рабочим группам находить, преобразовывать и совместно использовать содержимое. Оно обеспечивает высокую производительность работы как в интерактивном, так и автономном режиме, а также позволяет беспрепятственно получать доступ к ресурсам и связываться с сотрудниками в пределах предприятия и через Интернет.

Архиваторы – программы, которые  собирают файлы, выбранные пользователем, в один файл-архив с заданным именем, причем размер этого файла обычно в несколько раз (зависит от способа  упаковки и типов архивируемых файлов) меньше, чем сумма объемов всех собранных в него файлов.

Антивирусы – эти программы  призваны очищать и защищать систему  от компьютерных вирусов. Вирус - программа-паразит, названный так за сходство в поведении  со своим биологическим «предком». Вирус, проникая в систему вместе с файлами, начинает «размножаться» и поражает другие файлы, находящиеся на носителях, последствия такого «вторжения» могут быть самыми различными.

В организации компьютер секретаря  подключен к сети Интернет. Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети. Информация хранится в виде графических документов (Web-site).

WWW - всемирная информационная сеть, которая позволяет находить любую  информацию на различных серверах  и использовать гипертекстовые  документы, имеющие ссылки на  другие связанные с ним документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря

 

Современный офис уже невозможно представить  без компьютерной техники. Но в области  работы с документами до сих пор  во многих фирмах секретарь, на которого возложено делопроизводство, использует компьютер как пишущую машинку  с памятью для набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения  адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы, прием-передача документов до организации полнотекстового  электронного архива.

Поэтому все больше компаний сегодня  понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного  обслуживания сферы управления, повышение  производительности и качества работы управленческого аппарата в целом  невозможны без внедрения современных  технологий и специального программного обеспечения. При этом перед сотрудниками компании встает задача выбора программного обеспечения из всего разнообразия программных продуктов, имеющихся  на рынке. Это очень ответственная  задача, так как от того, насколько  выбранный аппаратно-программный  комплекс будет отвечать задачам  данной организации, учитывать ее специфику  работы и потребности сотрудников, зависит успешность внедрения и  эффективность использования выбранного программного комплекса.

Многие организации имеют свою компьютерную службу. В небольших  организациях - это один-два специалиста, в средних и крупных - IT-отделы и департаменты, даже в самых маленьких  фирмах есть хотя бы один сотрудник, на которого возложено обеспечение  работы компьютерного парка организации. Однако в IT-подразделениях работают специалисты  именно по компьютерной технике: программисты, системные администраторы, инженеры технической поддержки. Это люди, которые прекрасно разбираются в компьютерной технике, могут установить и обеспечить работоспособность программного обеспечения. Но естественно, что они, как правило, не разбираются и не должны разбираться в технологиях документирования бизнес-процессов, в организации работы с документами, в документообороте компании и в делопроизводстве в целом. Поэтому определить требования, предъявляемые к программам автоматизации делопроизводства, могут только сами сотрудники делопроизводственной службы, в частности, секретари, секретари-референты и особенно секретари руководства организации, поскольку именно к ним чаще всего предъявляются самые высокие требования по оперативности и полноте поиска необходимой информации и документов.

Соответственно, как руководитель и сотрудники службы ДОУ организации, так и секретари-референты компании, секретари руководства и подразделений  обязательно должны принимать самое  активное участие, взаимодействуя с IT-службой, в определении требований при  выборе как системы автоматизации  делопроизводства в компании, так  и других систем автоматизации работы с документами и управления бизнес-процессами.

Некоторые организации приходят к  решению поручить создание (написание) программы своим штатным программистам, аргументируя это тем, что, с одной  стороны, это будет дешевле, так  как программисты выполнят эту работу в рабочее время в рамках зарплаты, а с другой - будет создана программа, полностью соответствующая требованиям  сотрудников организации. Кроме  того, программисты, написавшие программу, могут легко осуществлять ее поддержку, обеспечивать ее дальнейшее развитие и модификацию по мере появления  новых требований к программе. Безусловно, такой подход также имеет право  на существование, однако важно учитывать  и проблемы («подводные камни») такого решения.

При разработке программы «на заказ» еще большее значение имеет тщательно и самым детальным образом составленное техническое задание. Как правило, мало в какой организации есть высококвалифицированные документоведы, способные самым детальным образом расписать все делопроизводственные технологии, учесть все нюансы работы с документами. Из этого вытекает вторая проблема - сроки разработки и внедрения. Если массовый программный продукт в типовой организации настраивается за два-три месяца, то написание программы с «нуля» в среднем занимает порядка полугода. Потом начинается процесс внедрения и отладки: программа ставится на рабочие места секретарей и других пользователей, которые пробуют с программой работать. Сразу выясняется, что какие-то операции не работают или работают неправильно. Дальше идет процесс доработки и исправления программы. Наконец программа полностью действует. Секретари и сотрудники начинают вводить в нее документы. В этот период пробной эксплуатации, как правило, обязательно возникают новые, не учтенные в техническом задании требования к программе, так как сразу учесть все детали практически невозможно. Программа опять дорабатывается, модифицируется и заново настраивается.

Все это время секретари, делопроизводственный персонал продолжают выполнять свою обычную работу, плюс параллельно  вносят документы, информацию в программу, тем самым, дублируя свою работу. Причем в ходе настройки периодически данные могут пропадать, и каждый раз  все необходимо заносить заново. Таким  образом, в период внедрения программы, а он обычно занимает несколько месяцев, иногда доходя до года, секретарям и  другим сотрудникам службы ДОУ приходится выполнять двойную работу, нагрузка на сотрудников существенно возрастает, что может сформировать в коллективе негативное отношение к идее автоматизации  в целом.

Преимуществом собственной разработки является то, что в организации  остаются исходные коды. Кроме того, важно, чтобы программа была написана на распространенной платформе и на одном из широко известных языков программирования. Известны случаи, когда после увольнения программиста оказывалось, что найти другого, который смог бы продолжить работу, крайне сложно и дорого, и проще начать все сначала.

Исходя из вышеизложенного, можно все-таки рекомендовать в первую очередь рассматривать уже существующие на рынке программные продукты, уже имеющие опыт внедрения в различных организациях. Выбор типовой программы, уже работающей в десятках, сотнях и даже тысячах организаций, гарантирует, что по мере изменения требований и законодательства, будут выпускаться новые версии программы, и будет осуществляться техническая поддержка. Важно также учитывать, что сегодня стандарты в области межведомственного документооборота и архивного хранения документов находятся в стадии разработки и обсуждения. После принятия соответствующих стандартов неизбежно встанет вопрос обеспечения совместимости имеющихся автоматизированных систем с федеральными и международными стандартами. Все крупные фирмы - разработчики программ обязательно выпустят соответствующие конвертеры, модули, обеспечивающие экспорт - импорт данных в стандартных форматах, а компании, использующие нестандартное программное обеспечение, окажутся перед лицом этой проблемы.

На что же, прежде всего, следует  обратить внимание и что необходимо записать в техническом задании, списке требований секретарю организации:

1) Регистрация документов. Программа  должна поддерживать не только  регистрацию входящих, исходящих  и внутренних документов организации,  но и регистрацию, и постановку  на контроль поручений руководства. 

2) Контроль исполнения. Каким именно  образом будет осуществляться  контроль. В простейшем случае  это списки неисполненных документов, которые выводятся на экран  по запросу пользователя. В более  продвинутых системах оповещения  о приближающемся сроке исполнения  могут рассылаться по электронной почте или быть выполнены в виде автоматически всплывающих окон со списком неисполненных.

3) Адресная книга. Секретарь  обязательно должен иметь доступ  к справочнику – общей адресной  книге, в которую канцелярия  вносит все сведения по поступившему  документу. Это позволяет секретарю  быстро соединить руководителя  с автором рассматриваемого руководителем  документа.

4) Организация движения документов. Использование заранее заложенных  в программу маршрутных схем  позволяет кардинально ускорить  процесс согласования даже самых  сложных документов.

5) Использование шаблонов документов. Создание набора шаблонов для  всех типовых управленческих  ситуаций существенно ускоряет  работу: не тратится время на  продумывание, составление и оформление  документа, достаточно выбрать  нужный шаблон с уже заложенным  в него оформлением и типовым  трафаретным текстом и вставить  переменную информацию.

6) Возможность интеграции с системой  архивного хранения документов. Очень важно, чтобы документы,  завершенные делопроизводством,  могли легко передаваться в  архив и, чтобы в то же  время существовал единый интерфейс  поиска и просмотра документов, как текущего делопроизводства, так и документов за прошлые  годы.

7) Настройка пользовательского  интерфейса. В зависимости от  выполняемых обязанностей сотрудники  организации могут нуждаться  в разной функциональности и  разной настройке программы. Важно,  чтобы интерфейс рабочего места  секретаря, секретаря-референта  был максимально эргономичным, позволял  быстро вводить запросы и получать  на экран, распечатывать всю  необходимую информацию по документам  и сами документы. 

8) Удаленный доступ. Если достаточно  часты ситуации, когда секретарю,  сопровождающему руководителя в  служебной командировке, может потребоваться  получить оперативный доступ  к документам, найти нужную информацию в документах компании, то в этом случае надо обратить внимание на наличие возможностей для защищенного удаленного доступа к документам.

В целом, тщательно продумав требования, предъявляемые к программе, секретарь, секретарь-референт упростит себе дальнейшее освоение и использование нового программного обеспечения и сможет существенно повысить эффективность  своей работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Интернет - технологии в деятельности секретаря

 

Компьютерная сеть создается для  эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку  однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью  кабеля (телефонного, коаксиального) или  с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и  световых волн.