Интернет - технологии в деятельности секретаря

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой  емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В  сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном  здании, устанавливают локальную  компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной  почтой называют пересылку сообщений  с компьютера на компьютер на электронный  адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно.

3.1. Электронная почта

 

Электронная почта предоставляет  пользователям следующие возможности:

• отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;
• получать подтверждения доставки документов по назначению;
• выводить на экран дисплея полученные документы;
• изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;
• распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;
• отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;
• расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;
• составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть положены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения  дискуссий с одним человеком  или с небольшой группой людей  по различным темам (можно подписаться  на любую группу новостей Usenet).

3.2. Видеоконференции

 

Видеоконференция (англ. videoconference) — область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в режиме реального времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники.

Взаимодействие в режиме видеоконференций также называют сеансом видеоконференцсвязи.

Видеоконференцсвязь (сокращенное  название ВКС) — это телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух и более удаленных абонентов, при которой между ними возможен обмен аудио- и видеоинформацией в реальном масштабе времени с  учётом передачи управляющих данных.

Видеоконференция  это особый вид современных коммуникаций, который позволяет обмениваться информацией на расстоянии. Несмотря на то, что общение между партнерами происходит опосредованно, оно все равно максимально приближено к «живому диалогу»: партнеры во время видеоконференции могут видеть друг друга и лично обсуждать все интересующие их вопросы, что затруднительно при общении по телефону.

Если дело касается оперативного решения  вопросов за меньшие средства, то выбор  очевиден. Яркий пример: организовать и провести видеоконференцию гораздо  выгоднее, чем пригласить на совещание  высокооплачиваемых менеджеров из удаленных  филиалов компании, оплатить им транспортные расходы (самолет), проживание в гостинице  и командировочные расходы. Иной выбор оправдан лишь в том случае, если деловую поездку ничем не заменить.

Видеоконференции  позволяют рационально распределить рабочее время. Так, если командировка сотрудников в другой город занимает до нескольких недель, то организация  и проведение видеоконференций осуществляется максимум в течение 2-3 дней, а при  необходимости достаточно и нескольких часов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение 

 

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения  бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и  максимально использовать имеющиеся  средства для повышения оперативности  и эффективности своего труда.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место "номер один" на его рабочем  столе. Секретарю, он помогает выполнять  широкий круг задач:

• составление и редактирование документов;
• регистрация и контроль исполнения документов;
• хранение и поиск документов, другой полезной информации;
• прием и передача документов по каналам связи;
• организация видеоконференций;
• архивное хранение документов;
• организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Деятельность секретарей часто  связана с применением персональных компьютеров. На помощь им сегодня приходят современные компьютерные технологии, позволяющие хранить и обеспечивать быстрый доступ к информации, организовывать рабочее время с помощью специальных  программ-органайзеров, обеспечивать доступ в Интернет.

Таким образом, можно сделать вывод, что в современных условиях технические  средства и интернет - технологии в работе секретаря очень важны и незаменимы. Они позволяют существенно сократить рабочее время, улучшить процесс делового общения, качественно улучшить выполнение рабочих обязанностей. Разнообразие технических средств позволяет охватить все аспекты деятельности любой современной фирмы.

Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых  и новых фирм. В большей степени  от него тоже будет зависеть успех  фирмы или предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1 Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. - Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005.

2 Вигера, А. М., Дорофеева О. П., Губская Е. К. «Секретарское дело» Ростов – на – Дону: Феникс, 2001 – 320с.

3 Елинова Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций.- Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004

4 Арсеньев Ю.И., Шелобаев С.И., Давыдова Т.Ю. Интегрированные интеллектуальные системы принятия решений. М.: ЮНИТИ, 2002

5 Кузнецов, С. Л. Делопроизводство на компьютере. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – синтез», 2000. – 272с.

6 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес - школа», 2000. – 320с.

7 Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря / М. Ю. Рогожин. – М.: Изд – во Проспект, 2004. – 368с.

8 Стенюков М. В. Секретарское дело. – М.: Изд – во «Приор», 2000. – 192с.