Источники комплектования архива, принципы их отбора, списки источников комплектования

 

Федеральное государственное  общеобразовательное учреждение

среднего специального образования

ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВТОТРАНСПОРТНЫЙ КОЛЛЕДЖ

 

 

 

 

 

 

Специальность: 032002 «ДОУ и архивоведение» Дисциплина: «Архивоведение»

 

 

 

 

 

Курсовой  проект

Источники комплектования архива, принципы их отбора, списки источников комплектования

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пермь, 2009

Содержание

Введение 3

Глава 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 5

1.1. Понятие и правовые основы  комплектования архива 5

1.2. Источники комплектования архива 5

1.3. Порядок составления и ведения  списков источников 7

комплектования  архива 7

1.4. Экспертиза ценности документов 9

1.5. Формы приема документов от  источников комплектования  архива 10

1.6. Прием-передача документов в архив 11

Глава 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ 14

2.1. Виды документов личных архивов 14

2.3. Составление списка лиц, архивы  которых подлежат приему в  государственный архив 16

2.4. Организация переговоров с владельцами  личных       фондов и  оформление результатов переговоров 17

2.5. Предварительное оформление приема документов личного происхождения от их владельцев 20

2.6. Составление сдаточной описи 21

2.7. Рассмотрение ЭПМК 23

2.8. Оформление приема документов личного происхождения 25

Глава 3. Анализ процесса комплектования в ГКУ ГАПК 27

Заключение 34

Список литературы 35

 

 

 

Введение

 

Глава 1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА¹ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Понятие и правовые основы комплектования архива

Комплектование архива — это  систематическое пополнение 
архива  документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем. 

Комплектование архива включает:

• определение источников комплектования архива;
• определение состава документов, подлежащих приему в архив;
• прием-передачу документов в архив.

Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки и в соответствии с установленной процедурой. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами безвозмездно или за плату. Архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы.

1.2. Источники комплектования архива

Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы АФ РФ, подлежащие передаче па постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения (договора).

Федеральная архивная служба России, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации определяют категории государственных организаций, документы которых подлежат передаче на хранение в архив.

Органы и учреждения системы  Федеральной архивной службы 
России совместно с собственниками определяют архивные фонды 
негосударственных организаций и физических лиц, которые после изучения их состава и содержания могут быть приняты на хранение в архив на основании соглашения (договора).

Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:

• функционально-целевого назначения организации; 
• полноты отражения информации о деятельности организации в архивных   фондах других организаций.
• при отнесении к числу источников комплектования не государственных организаций учитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций;
• масштаб деятельности;
• вид организации (ее организационно-правовая форма).

1.3. Порядок составления и ведения списков источников

комплектования  архива

Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников комплектования архива.

Списки составляются архивом на основе названных критериев, а также  примерных и отраслевых (ведомственных) списков, утвержденных Федеральной  архивной службой России, в том  числе совместно с министерствами и ведомствами.

Федеральная архивная служба России согласовывает примерные и отраслевые списки видов организаций, документы которых подлежат приему в архивы, а также списки юридических и физических лиц — источников комплектования федеральных архивов. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации согласовывают списки юридических и физических лиц источников комплектования соответствующих архивов.

Архив составляет и ведет список организаций  — источников комплектования и список физических лиц — источников комплектования архива документами личного происхождения. Список физических лиц — источников комплектования документами составляется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилии, имени, отчества, адреса места жительства физического лица, юридического обоснования возможности передачи его документов в архив. В архиве, принимающем на хранение различные виды документации, кроме общего списка организаций — источников комплектования, ведутся самостоятельные списки организаций — источников комплектования научно-технической документацией, а также списки организаций — источников комплектования аудиовизуальными документами. В общем списке организаций — источников комплектования в соответствующей графе делается отметка о приеме этих видов документов. В списке источников комплектования специализированного архива документов по личному составу делаются отметки об организациях — источниках комплектования общего архива.

Архив может вести также список возможных источников комплектования. В него вносятся негосударственные  организации и физические лица до заключения с ними соглашения (договора) о передаче документов на постоянное хранение в архив.  

Списки источников комплектования архива после согласования с вышестоящим  органом управления архивным делом  утверждаются директором архива.

Составление и ведение списков источников комплектования архива осуществляется работниками архива. Справки, экспертные заключения о включении или исключении юридических и физических лиц  в число или из числа источников комплектования архива, а также о  форме приема их документов на хранение или ее изменении составляются в трех экземплярах и представляются на рассмотрение вышестоящего органа управления архивным делом. Решение о включении (исключении) организации в число (из числа) источников комплектования архива доводится до сведения ее руководства. 

Уточнение списков источников комплектования архива проводится по мере необходимости. Основанием для уточнения списков являются решения органов управления архивным делом в случае:

• передачи организации в число источников комплектования другого архива; создания, реорганизации, ликвидации организации;
• отказа негосударственных организаций и физических лиц от сотрудничества с архивом (расторжение договора).

Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования архива проводится только при внесении в список принципиальных изменений, но не реже одного раза в пять лет.

 

1.4. Экспертиза ценности документов²

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на 
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения  документов (функционально-целевое  назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации используется также форма  повидового или группового выборочного  приема документов.

При проведении экспертизы ценности документов и определении  сроков хранения документов архив руководствуется  перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями  документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством

В результате экспертизы ценности документов архивом  составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел  временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. (Приложение 1) Акт и описи предоставляются на рассмотрение, согласование и утверждение в установленном порядке.

1.5. Формы приема документов от источников комплектования  архива

Документы организаций — источников комплектования могут, поступать на хранение в архив полностью и выборочно. При полном приеме в архив поступают все ценные документы от каждой конкретной организации — источника комплектования полного приема.

При выборочном приеме в архив поступают:

а) все  ценные документы от отдельных организаций определенного вида (группы) источников комплектования группового выборочного приема;

б) часть  ценных архивных документов, из числа неповторяющихся в фондах других организаций, от конкретной организации — источника комплектования повидового выборочного приема. 

Определение формы приема документов от организаций — источников комплектования осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России и фиксируется в списках источников комплектования архива.

В случае нежелания негосударственной  организации, отнесенной  к числу  источников комплектования полного  приема или группового выборочного  приема, передать на хранение все архивные документы, от нее может быть, в  виде исключения, осуществлен повидовой  выборочный прием.

1.6. Прием-передача документов в архив

Архив осуществляет прием документов в соответствии планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи документов на постоянное хранение, согласованным с организациями — источниками комплектования.

Сроки приема документов от негосударственных  организаций, определяются в соглашении (договоре).

Документы организаций — источников комплектования принимаются в архив  в упорядоченном состоянии с  соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий.

Документы принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям (документы по личному  составу в случае досрочного приема — по согласованным описям), в исключительных случаях — по сдаточным описям. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии

единиц хранения, указанных в  описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. (Приложение 2) Архив принимает меры по организации розыска не поступивших на постоянное хранение документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов, на хранение составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в организации — источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи.