Источники комплектования архива, принципы их отбора, списки источников комплектования

2.5.Предварительное  оформление приема документов  личного происхождения от их  владельцев

Документы личного происхождения поступают   в   государственные   архивы от граждан безвозмездно, т.е. по договору дарения (Приложение 3) или за денежное вознаграждение по заявлению в установленной форме. (Приложение 4) Сотрудник, ведущий переговоры с владельцем документов, обязан проверить правильность составления заявления.

При передаче документов на государственное хранение владелец документов может поставить некоторые условия, например:

• оставить за собой исключительное право публикации документов на определенный по договоренности срок;
• оставить за собой право ограничения использования отдельных документов на определенный по договоренности срок;
• закрыть для использования отдельные документы на определенный по договоренности срок;
• предоставить членам комиссии по наследию данного фондообразователя право исключительного пользования документами;
• передать отдельные документы при условии предоставления ему фото- или ксерокопий. Эти копии изготовляются за счет государственного архива при безвозмездной передаче этих документов и за счет владельца при передаче за денежное вознаграждение.

Все условия, на которых владелец личного архива передает документы, должны быть обязательно оговорены в заявлении (или письме, приложенном к заявлению). Согласие государственного архива с условиями владельца документов сообщается в письме за подписью директора архива, а в сложных случаях договоренность между владельцем документов и архивом (в лице директора) закрепляется специальным соглашением за подписями обеих сторон (форма произвольная). В заявлении (соглашении) могут не оговариваться:

— выдача во временное пользование документов самому фондообразователю, передавшему свой личный архив безвозмездно;

— ограничение использования документов ныне здравствующих советских граждан, ибо эти документы выдаются только с их согласия;

— право на получение авторского гонорара, так как он выплачивается соответствии с действующим законодательством независимо от места нахождения авторской рукописи.

Если при передаче личного архива владелец выражает желание передать в государственный архив книги, журналы, комплекты газет, справочники и т. п., не имеющие непосредственного отношения к передаваемому архиву, то отбор и прием этих материалов производится непосредственно сотрудниками архивохранилища печатных изданий (научно-справочной библиотеки).

При приеме документов личного происхождения, которые, как правило, поступают в государственный архив в неупорядоченном состоянии, владельцу документов выдается расписка, где фиксируется, от кого получены документы, и в каком объеме. Объем указывается в документах (для особо ценных отдельных поступлений), в папках или связках — при больших объемах личного архива.

2.6. Составление сдаточной описи

В процессе первичной разборки документов личного происхождения проводится их систематизация по типовой схеме систематизации документов фонда личного происхождения. Внутри разделов документы объединяются в группы по номинальному, тематическому и другим признакам классификации документов и заключаются в обложки. (Приложение 5)

Допускаются следующие  отклонения от типовой схемы: материалы  к биографии фондообразователя  располагаются в начале сдаточной  описи, творческие изобразительные  материалы режиссеров и актеров (если они не сгруппированы по фильмам и спектаклям) располагаются в конце сдаточной описи вместе с другими изобразительными материалами.

В процессе первичной разборки комплексы  документов, объединенные самим фондообразователем или владельцем архива, не подвергаются пересистематизации.

При первичной разборке документов не проводится их систематизация по хронологии, нумерация листов, выявление дат, опубликованности, вариантов, но особо ценные документы и автографы деятелей литературы и искусства просчитываются полистно.

Детализация разборки документов зависит от их ценности, количества, специфических особенностей и разнообразия видов документов.

При первичной разборке документы, явно не представляющие научной ценности, чистые дублетные экземпляры возвращаются владельцу архива. Если трудно установить дублетность документа, то он остается в государственном архиве для экспертизы ценности при проведении научного описания документов.

Материалы к биографии  фондообразователя при небольшом  количестве (до 20 — 30 документов) могут быть объединены все в одну группу, при большом количестве их можно разбить на несколько групп:

• автобиографии, анкеты;
• справки, удостоверения, командировочные предписания и т. п.;
• членские билеты, орденские книжки, пропуска;
• трудовые соглашения, договоры, контракты;
• грамоты, адреса и т. п.

Сдаточная опись заканчивается  итоговой записью, в которой цифрами  и прописью проставляется количество документов, указывается должность и фамилия сотрудника, и дата составления описи.

В случаях, если документы поступают в государственный архив по описи, удовлетворительно составленной владельцем личного архива, пересистематизации документов может не проводиться; проводится лишь просчет документов в установленном порядке и в описи делается соответствующая итоговая запись сотрудником государственного архива.

 

 

 

 

2.7. Рассмотрение эпК

Вопрос о приеме документов личного происхождения на государственное хранение решается на заседании ЭПК государственного архива. К рассмотрению на       заседании ЭПК должны быть подготовлены следующие документы:

• заявление фондообразователя или владельца документов с резолюцией директора архива;
• справка заведующего соответствующим отделом, в которой сообщается: документы какого личного архива предложены к рассмотрению на заседании ЭПК, от кого они поступают, на каких условиях (безвозмездно или за денежное вознаграждение), а также предлагается проект названия фонда, если документы личного архива поступают впервые, или указывается, к какому фонду их следует присоединить;
• сдаточная опись на документы, поступающие безвозмездно;
• проект расценочной описи на документы, предложенные к приобретению.

Расценочная опись составляется так  же, как и сдаточная, но имеет дополнительную графу — «оценка документов». Оценка документов проводится в соответствии с действующими «Методическими рекомендациями по денежной оценке актовых документов эпохи феодализма и капитализма, рукописных и старопечатных книг, документов личного происхождения XVIII — XX вв., приобретаемых в собственность государства».

В итоговой записи к расценочной  описи указывается сумма, в которую  оцениваются документы. Опись подписывают председатель ЭПК и ее секретарь.

На документы, поступающие на государственное  хранение безвозмездно,   экспертное   заключение   готовит   сотрудник, проводивший комплектование. Если документы предложены к приобретению, председателем ЭПК назначается эксперт из числа научных сотрудников или старших специалистов государственного архива, в особо сложных случаях может быть приглашен «внешний» эксперт — специалист в той или иной области знаний.

В заключении, представляемом в письменном виде, должны быть изложены:

• характеристика деятельности фондообразователя (даты жизни, этапы жизни и творчества, его место и роль в литературе и искусстве);
• характеристика документов личного архива: полнота состава архива, содержание документов, их общественно-политическое и научно-историческое значение, их художественная ценность, уникальность, опубликованность и т. п.;
• выводы и предложения о целесообразности приема (или приобретения) документов и о перспективе их использования в политических, народнохозяйственных, научных и социально-культурных целях;
• предложения об отнесении документов данного личного архива к фонду I, II, или III категории.

Вся документация по комплектованию личным архивом, сосредоточенная в наблюдательном деле, — докладная записка, переписка, заявление фондообразователя или владельца документов, сдаточная опись, проект расценочной описи (при приобретении документов), справка заведующего отделом, а также заключение эксперта, — заблаговременно предоставляется членам ЭПК государственного архива, которые ее изучают и знакомятся с документами личного архива до заседания ЭПК.

На заседании ЭПК  заслушиваются и обсуждаются: заявление  фондообразователя или владельца документов, заключение эксперта, проект расценочной описи, справка заведующего отделом, осуществляющим комплектование документами личного происхождения; определяется стоимость документов (при покупке), название фонда (или принадлежность к фонду) и его категория.

Результаты обсуждения и решение ЭПК оформляются протоколом (по каждому вопросу — отдельный протокол), к которому обязательно должна быть приложена расценочная (или сдаточная) опись; протокол и расценочная опись печатаются в двух экземплярах, первый из которых, подписанный секретарем и председателем ЭПК, утверждается директором государственного архива.

Первый экземпляр протокола  ЭПК (с приложением расценочной описи) хранится в делопроизводстве ЭПК, второй — передается в наблюдательное дело.

2.8. оформление приема документов  личного происхождения

Решение ЭПК, утвержденное директором государственного архива, в устной или письменной форме сообщается фондообразователю или владельцу документов.

При положительном решении  вопроса о приеме документов, поступающих  безвозмездно, на основании протокола ЭПК составляется акт о приеме документов личного происхождения на государственное хранение, к которому должна быть приложена сдаточная опись документов.

В случае если фондообразователь или владелец документов передает документы личного архива частями и безвозмездно, на заседании ЭПК рассматривается в обязательном порядке только первое поступление; вопрос о приеме и фондировании последующих поступлений может решаться в рабочем порядке. Каждое поступление документов оформляется актом о приеме документов личного происхождения на государственное хранение.

При положительном решении вопроса о приобретении документов личного происхождения на заседании ЭПК и в случае согласия владельца документов с решением ЭПК заключается соглашение, два экземпляра которого подписываются директором государственного архива и владельцем документов. Соглашение вместе со всей документацией наблюдательного дела передается в группу учета государственного архива, которая ставит на государственный, учет и присваивает номер фонда вновь поступающим по данному соглашению документам. Соглашение, составленное на основании протокола ЭПК, подписанное директором архива и владельцем документов, зафиксированное в книге учета поступлений документов, документы личного происхождения становятся государственной собственностью и включаются в состав Государственного архивного фонда РФ. Второй экземпляр соглашения передается в бухгалтерию государственного архива для оформления денежных расчетов.

Каждое предложение  о приобретении документов личного  происхождения обязательно рассматривается  на заседании ЭПК, оформляется протоколом и соглашением в установленном  порядке. ,

При положительном решении вопроса о приеме документов на государственное хранение фондообразователь или владелец документов уведомляется о том, что после проведения научного описания документов, часть их может быть выделена, как не подлежащая хранению, и возвращена ему или по согласованию с ним передана на уничтожение.

По желанию фондообразователя  или владельца документов ему  предоставляется экземпляр сдаточной описи как временный документ, после завершения научного описания переданных им документов ему вручается архивная опись фонда.

При отрицательном решении вопроса о приеме документов личного происхождения на заседании ЭПК или в случае несогласия владельца документов с условиями их приобретения документы возвращаются владельцу под расписку.

Все документы личного происхождения, поставленные на государственный учет по акту или соглашению, снимаются  с учета в отделе, занимающемся комплектованием документов личного  происхождения.

Документы личного происхождения передаются в подразделение государственного архива, ведущее их научное описание, под расписку в книге учета документов личного происхождения и на двух экземплярах сдаточной описи.

Первый экземпляр сдаточной  описи и наблюдательное дело передаются в группу учета государственного архива и помещаются в дело фонда. Второй экземпляр сдаточной описи вместе с документами передается в подразделение, ведущее научное описание документов.

Владельцы личных фондов — это в первую очередь личности, которые на протяжении всей жизни они активно участвуют в общественной деятельности страны. Люди, как и организации, несут на себе ответственность за преемственность поколений. Документы, образовавшиеся в жизни держателей личных фондов, несут в себе индивидуальный характер и, сохранив их, мы покажем, какие в наше время были писатели, художники, музыканты.

 

Список литературы

1. ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ [Текст]. М., 2004.
2. Закон Пермского края «Об архивном деле в Пермском крае» от 06.03.2007           № 11-ПК [Текст]. М., 2007.
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.
4. Основные правила работы государственных архивов РФ/ Росархив ВНИИДАД. — М.: Российская политическая энциклопедия (РОССЛЭН), 2002. — 304 с.
5. Основные правила работы государственных архивов СССР/ Главное архивное управление при Совете министров СССР/ М., 1984. – 238 с.
6. Рекомендации по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий — источников комплектования государственных и муниципальных архивов. М., 1999.
7. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусства). — М., 1990. — 256 с.
8. Методические рекомендации по составлению списков учреждений, организаций и предприятий отрасли — источников комплектования государственных архивов для ЦЭК отраслевых органов управления и ЭПК архивных учреждений, М., 1987.
9. Архивоведение: Учебник для нач. проф. Образования: Учеб. пособие для сред. Проф. Образования/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
10. Организация архивного дела в СССР: Учебник для техникумов/ Крайская З.В.— М.: Экономика, 1990. — 176 с.