Источники комплектования архива, принципы их отбора, списки источников комплектования

При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное храпение, выполняются за счет организаций, сдающих документы. 

Документы негосударственных организаций  принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):

• на постоянное хранение с передачей права собственности государству;
• на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией. 

Передача  документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.

Архив может принять решение: о  приеме определенных архивных документов только от части негосударственных  организаций; приеме только части архивных документов от отдельных организаций. Данные особенности приема оговариваются в соглашении (договоре), и в предисловии к соответствующей описи документов.

Прием документов на временное, в том  числе депозитарное хранение оформляется  актом приема-передачи документов на хранение,  прием документов при условии их описания за счет собственника может проводиться по сдаточной описи поединично с составлением  листов проверки наличия.

Прием секретных документов от источников комплектования архива осуществляется в соответствии с действующими правилами по акту и отдельным описям, имеющим соответствующие грифы  («С», «СС», «ОВ»).

После завершения работы над составлением списков источников комплектования государственного архива, всех муниципальных архивов субъекта Российской Федерации на их основе, возможно, составление Сводного списка источников комплектования государственного и муниципальных архивов субъекта Российской Федерации в отраслевом разрезе. Такой список целесообразно составлять в электронном варианте по форме, аналогичной форме списка источников комплектования архива с добавлением графы, уточняющей источником комплектования, какого архива является организация.

Комплектование  архива документами, хотя и сложный, но достаточно интересный процесс. В комплектовании архива участвуют организации наиболее характеризующие нашу эпоху. Архивисты, работая со списками источников комплектования, познают работу многих организаций. Отправляя документы на государственное хранение, организации вносят свой вклад в формирование представления будущих поколений о нашем времени.

Глава 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ   ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ³

2.1. Виды документов личных архивов

В составе личного архива деятеля личных архивов     литературы и искусства на  государственное хранение   принимаются   следующие документы:

— авторские рукописи произведений писателя; нотные рукописи (партитуры и клавиры) композитора; режиссерские разработки пьес, сценариев, опер; планы балетных композиций; тексты докладов, выступлений (в том числе стенограммы); рисунки, этюды, наброски, зарисовки художников и скульпторов; эскизы декораций и костюмов для спектаклей и кинофильмов; рисунки — раскадровки кинорежиссеров; ноты или тексты ролей с пометками музыкантов-исполнителей или актеров;

• автобиографии, автобиблиографии, дневники, записные книжки; воспоминания; различные записи творческого, справочно-библиографического, общественного, хозяйственно-бытового характера, имеющие историко-культурную ценность;
• биографические материалы (личные документы, справки, удостоверения, командировочные предписания; договоры; грамоты о присвоении званий и степеней, почетные грамоты, адреса, благодарности и т. п.), а также документы имущественно-хозяйственного характера;
• переписка: служебная и личная;
• фотографии фондообразователя (индивидуальные и в группах), фотографии членов его семьи, родственников, знакомых; фотографии актеров в ролях, в сценах из спектаклей и кинофильмов (а также репетиций спектаклей и рабочих моментов киносъемок); фотографии архитектурных сооружений, скульптурных работ и фоторепродукции живописных работ; фотографии с дарственными надписями и собранные;
• программы, афиши спектаклей, концертов, вечеров с упоминанием фондообразователя и собранные им; буклеты, пригласительные билеты, рекламы и т. п.;
• материалы о фондообразователе и по увековечению его памяти (воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и его произведениях — фильмах, спектаклях, картинах и т. п., вырезки из газет и журналов, стенограммы вечеров памяти и т. п.); 
• материалы, подобранные фондообразователем для творческой работы и отложившиеся в его личном архиве (рукописи и письма разных авторов, тематические подборки вырезок и выписок из газет, журналов, документов, а также собранные материалы — автографы, списки стихотворений, рисунки, фотографии и т. п.);
• книги и брошюры самого фондообразователя (редкие и отсутствующие в библиотеке государственного архива); книги с пометами фондообразователя; книги с дарственными надписями;
• материалы устного и музыкального народного творчества (записи сказок, былин, мелодий, напевов, частушек и т. п.);
• копии документов (фото- ксеро- и микрокопий) по истории русской и советской литературы и искусстве, поступившие из-за рубежа.

Картины, скульптуры, научно-техническая  документация архитектурных проектов, кинопленка, звукозаписи и предметы музейно-экспозиционного характера в государственные архивы, хранящие документы на бумажной основе и не имеющие музейных экспозиций, не принимаются.

2.2. Источники комплектования  государственного  архива документами личного  происхождения

Определение физических лиц, архивные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев:

• роль фондообразователя в развитии науки, культуры и других областей деятельности;
• роль фондообразователя в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
• родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность;
• типичность архивных документов для данного времени (документы «рядовых» граждан);
• состав и содержание собранных физическим лицом архивных документов. 

Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:

— от фондообразователей, передающих происхождения свои архивы лично или по завещанию;

• от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
• от собирателей и коллекционеров;
• из творческих союзов — через комиссии по творческому наследию фондообразователя;
• из нотариальных контор как выморочное имущество;
• из государственных архивов, музеев, библиотек и других учреждение в порядке уточнения профильной принадлежности документов;
• от граждан, проживающих за границей, а также из зарубежных учреждений и организаций (в порядке дара или обмена копиями).

2.3. Составление списка лиц, архивы  которых подлежат приему в  государственный архив

Сведения о личных архивах  собираются сотрудниками государственного архива или поступают от отдельных граждан из творческих союзов или учреждений, извлекаются из печатных изданий и фиксируются на карточках. В карточку заносятся краткие сведения о фондообразователе: фамилия, имя, отчество (или инициалы), даты жизни (если таковые имеются), род деятельности, а также другие имеющиеся данные и указание на источник информации.

Все карточки сосредоточиваются в специальной картотеке учета лиц и данных для перспективного плана комплектования и располагаются по разделам:

а) литература, б) искусство; внутри раздела карточки располагаются по алфавиту фамилий.

По данным этой картотеки  составляется список лиц для перспективного плана работы по комплектованию государственного архива документами личного происхождения.

В процессе работы над  списком уточняются фамилии, имена, отчества, годы жизни лиц, характер их творческой деятельности.

Уточненный список лиц, чьи архивы подлежат приему в государственный архив в предстоящую пятилетку, рассматривается на заседании ЭПК государственного архива и утверждается директором архива.

Список составляется по форме: фамилия, имя, отчество лица; даты его жизни; характер творческой деятельности.

Картотека перспективного плана комплектования подвижна: она постоянно пополняется карточками с новыми именами, а карточки с фамилиями фондообразователей, включенных в уточненный список лиц, архивы которых подлежат приему в государственный архив, перемещаются в картотеку текущего комплектования.

2.4. Организация переговоров с владельцами личных   фондов

и оформление результатов переговоров

Работа по привлечению на государственное хранение документов  личного происхождения поручается сотруднику государственного архива и проводится в несколько этапов: предварительно изучаются данные о фондообразователе, непосредственно ведутся переговоры и уточняются состав, и содержание документов, подлежащих приему в государственный архив.

В процессе подготовки к работе с владельцами личных 
архивов сотруднику архива необходимо:

• изучить литературу о фондообразователе, его биографию и этапы творчества; установить принадлежность его личного архива к профилю государственного архива;
• установить, имеются ли в государственном архиве документы данного фондообразователя;
• установить, хранятся ли документы данного фондообразователя в других государственных хранилищах;
• уточнить, кто является владельцем документов личного архива данного фондообразователя, установить точный адрес, телефон, родственные (или иные) отношения к фондообразователю, если владельцем архива является не сам фондообразователь.

В процессе переговоров сотрудник  проводит следующие виды работ:

• заводит наблюдательное дело, в котором сосредоточивается вся документация, образующаяся в процессе работы по комплектованию личным архивом;
• готовит проект письма за подписью директора архива с обращением к фондообразователю или лицу, владеющему его архивом;
• готовит проект ответа, если инициативным документом является письмо или устное обращение в государственный архив фондообразователя или владельца документов;
• знакомится с составом и содержанием документов личного архива;
• разъясняет фондообразователю или владельцу документов порядок приема документов на государственное хранение, знакомит с составом принимаемых документов;

—  уточняет условия, на которых фондообразователь или владелец документов намерен передать их на государственное хранение.

Все собранные сведения сотрудник, ведущий переговоры, должен изложить в докладной записке на имя директора государственного архива.

Докладная записка с  визой заведующего соответствующим  отделом и резолюцией директора  архива становится документом, на основании которого продолжается или прекращается работа по привлечению данного личного архива на государственное хранение. Докладная записка помещается в наблюдательное дело.

При отрицательном решении вопроса вся документация наблюдательного дела передается в дело переписки по комплектованию документами личного происхождения и в установленном порядке хранится в государственном архиве. Карточка из картотеки перспективного плана комплектования изымается.

При положительном решении  вопроса о продолжении работы по привлечению данного личного архива на государственное хранение карточка из картотеки перспективного плана комплектования изымается и составляется новая карточка с уточненными данными для картотеки текущего комплектования. На карточку выносятся:

• фамилия, имя, отчество фондообразователя, точные даты жизни, характер его творческой деятельности (писатель, актер и т. п.);
• фамилия, имя, отчество владельца документов (если их передает не сам фондообразователь) с указанием родственных отношений (вдова, сын, наследник, знакомый и т. п.);
• почтовый адрес и номер телефона лица, с которым ведутся переговоры;
• фамилия сотрудника государственного архива, который; ведет работу по комплектованию государственного архива данным личным архивом и хранит наблюдательное дело.

На оборотной стороне  карточки делаются пометы о наличии  фонда в государственном архиве; о времени начала (возобновления, продолжения) переговоров; вносятся сведения о существенных изменениях в ведении переговоров. Детали переговоров, возникающие в процессе комплектования, находят отражение в документах наблюдательного дела и на карточку не выносятся.

В картотеке текущего комплектования все карточки расставляются по алфавиту фамилий фондообразователей; картотека находится в ведении заведующего отделом, ведущим работу по комплектованию государственного архива документами личного происхождения.

Для оперативности в работе могут  составляться дубликаты карточек, которые  находятся в рабочей картотеке  сотрудника, ведущего работу по комплектованию государственного архива данным личным архивом.