История развития делопроизводства

ВВЕДЕНИЕ

История возникновения и  становления делопроизводства в  России - достаточно сложная, но интересная тема. Она несет в себе много  нового, интересного и познавательного.

Уже в древности люди стали  осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются  определенным закономерностям. Первоначально  это понимание находило закрепление  в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились  обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных  законодательных и нормативных  актах. Таким образом, зародилась научная  дисциплина документоведение.

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю  своей страны, особенности быта и  различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы  возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

К примеру, XIX век - характеризуется  обилием новых видов государственных  документов. Многие из старых документов получили новые названия. В конце XIX века из-за границы в Россию стали  поступать, как мы сейчас их называем, «технические средства»: пишущие машины, множительные аппараты (гектографы, стеклографы, шапирографы), получила развитие стенография.

Над проблемами усовершенствования и рационализации делопроизводства работали Варадинов Н.В., Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Бызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М., Розмирович Е.Ф. и др. И соответственно внесли свой немалый вклад в развитие делопроизводства.

Следует заметить, что данная работа посвящена истории возникновения, развития и становления делопроизводства в России. В связи с этим целью  моей курсовой работы является изучение основных этапов развития государственного делопроизводства.

1. ИСТОРИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ  И СТАНОВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  В РОССИИ

1.1 Документы в  Древнерусском государстве и  в период феодальной раздробленности

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с  помощью которых мы имеем возможность, узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности  быта своего народа, правовые формы  и этические нормы взаимоотношений  между людьми. Необходимость создания документов возникла одновременно с  появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность  в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и  повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в  период феодальной раздробленности  государственных учреждений еще  не существовало. Уже в V в. до нашей  эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском  государстве была культура написания  документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих  договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае письменных завещаний, во втором случае подорожных грамот для купеческих кораблей. В крупных городах существовали хранилища документов. Часто хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации, и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству «формулярники». Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов. Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и «хартией», и просто «телятиной». Самой древней формой документа на Руси была грамота отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов.

Потерявшие ценность документы  счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные  места и снова использовали для  записи информации. С увеличением  объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально  документы составлялись уставной манерой  письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения. Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

1.2 Приказное и  коллежское делопроизводство

По мере превращения Московского  княжества в великорусское государство  в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или  иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом по названию первых государственных учреждений приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «середних» и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности толмачи, трубники, недельщики и др. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство.

Документы обычно размещались  на столах, на скамьях, особо ценные в сундуках­ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются. Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа назывались «поставами». Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (памяти), включая все промежуточные документы и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в  этот период управленческие документы  группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или  указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями. Важнейшим признаком официального документа является его формуляр ковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого кому):

«От царя и великого князя  Алексея Михайловича, всея Великой  и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю  Якову Куденетовичу Черкасскому...»

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи  отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось  делопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе  начиналось по инициативе царя или  по жалобе, извету, или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время  при царе. По указу царя либо сразу  готовилось решение («отпуск»), если приказ располагал для этого нужными  сведениями, либо начиналось исполнение рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа. При поступлении документа на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса думным дьякам. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате, после вынесения решения, дьяк «чертил» подготовленный документ, т.е. исправлял его. Младший подьячий переписывал набело. Подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа. Руководители приказов судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дьяка была своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога. Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений. Складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

После длительных поисков  и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию  и делопроизводство. Были разработаны  вопросы о правильном ведении  регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное  ведение справочной работы, контроль над движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны  вопросы документирования и движения дел (документооборота). Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Первым новым учреждением стал Сенат первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер­секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер­секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер­секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер­секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер­секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению.