Эффективность деловой коммуникации секретаря-рефента

Если опоздавший не извинился, то не принято делать ему замечание. Второе правило деловой этики звучит так: не акцентируйте внимание на промахах партнера.

На всем протяжении деловой  встречи не рекомендуется смотреть на часы. Посмотревший на часы как бы сигнализирует собеседнику, что жалеет время на него.

Чтобы контролировать время  встречи (если часы в помещении отсутствуют), на стол рядом с деловым блокнотом  кладутся наручные часы. Если это не сделано в начале беседы, то можно  воспользоваться следующим приемом: часы передвигаются на внутреннюю сторону  запястья, и теперь, положив руки на стол (как и принято, при деловых  встречах), можно видеть циферблат  незаметно для партнера.

Вам позвонил деловой человек  более высокого или равного статуса. Именно ему предоставляется преимущественное право дать знак к окончанию разговора. Ведь только он знает, сколько у него вопросов и получил ли он ответы на них. Однако звонящий должен неукоснительно заботиться о краткости своего обращения. Существует единственный способ добиться этого – хорошо подготовиться  к разговору, написать его план и  ключевые фразы.

Если телефон зазвонил во время деловой беседы, то действия хозяина зависят от того, что это  за разговор и в какой стадии он находится. При чрезвычайно важном разговоре трубка не поднимается  или поднимается и сразу кладется на рычаг, сигнализируя о занятости  абонента.

Когда звонок раздался в  момент близкого окончания разговора, то трубка снимается и кладется на стол микрофоном вниз, чтобы позвонивший  не слышал разговора. Это служит сигналом посетителю к скорейшему окончанию  разговора. Если же разговор в самом  разгаре, то трубка снимается, хозяин спрашивает у посетителя, сколько ему нужно  времени, и говорит в трубку: «Пожалуйста, перезвоните через…», указав время  с большим запасом. Важно, чтобы  абонент, перезвонив в назначенное  время, вновь не услышал просьбу  перезвонить. Рекомендуется не узнавать, кто звонит, чтобы не обидеть перенесением срока разговора.

Приводить себя в порядок  посетителю в приемной не принято  – для этого существует туалетная  комната. Секретарь должна подсказать пришедшему, где она расположена.

Посетитель может быть приглашен в кабинет на несколько  минут ранее назначенного ему  времени (до 5 минут), если руководитель уже освободился. Поэтому стороннему посетителю рекомендуется приходить  в приемную не позднее, чем за 10 минут  до назначенного времени, чтобы успеть привести себя в порядок и с  учетом возможной разницы в показаниях часов.

В силу последних двух обстоятельств для встречи на нейтральной территории рекомендуется прибывать за 5 минут до назначенного времени.

В дверях следует пропустить вперед: младшему – старшего, мужчине  – женщину, подчиненному – руководителя. Подчиненная уступает дорогу руководителю. Однако тот имеет право пропустить ее вперед. Если имеющий преимущественное право пройти первым уступает дорогу другому, тот должен поблагодарить. Когда к двери одновременно подошли два человека одного пола, возраста и положения, то преимущественное право пройти первым дается тому, кто находится справа. Только правый имеет право уступить дорогу левому со словами: «Прошу вас…» (левый пропускает вперед молча).

Получивший приглашение  пройти первым должен поблагодарить  и пройти. В деловой этике не принято торговаться в дверях, демонстрируя свою воспитанность (и  одновременно – незнание деловой  этики), - время дороже.

Здороваются первыми вошедшие (или подошедшие) независимо от пола, а также: подчиненные – с руководителями, младшие – со старшими, мужчины  – с женщинами. В том же порядке представляются и представляют одних другим.

Здороваясь, представляясь, необходимо посмотреть в глаза друг другу. Принято интересоваться здоровьем, делами знакомых вам членов семьи  приветствуемого вами человека.

Приветствие

Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в  приемную.

Особое правило: секретарь приветствует своего руководителя, руководителя высшего ранга и почетных гостей, вставая из-за рабочего стола, если видит их в этот день впервые.

Секретарю не следует первой подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука при  этом не должна быть вялой и безжизненной.

Представление

Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства.

Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться.

Если вам необходимо обратиться к человеку, которого вы видите впервые, используйте общепринятые фразы:

Будьте любезны, представьтесь.

По какому вопросу?

При встрече женщин первой здоровается та, что идет с мужчиной. При встрече супружеских пар здороваются женщины, затем – мужчины с женщинами, затем – мужчины друг с другом.

Подавая руку, женщина не обязана снимать перчатку. Исключение составляет случай, когда она здоровается  с людьми преклонного возраста. Снятие женщиной перчатки – это знак особого  расположения.

Целовать руку у нас  принято только замужним женщинам, причем более уместно это делать в помещении. Целуя руку, мужчина  должен немного наклониться, одновременно поднося руку женщины к своим  губам. Женщина должна поднять руку, не заставляя мужчину наклоняться.

Если один из участников деловой встречи чихнул, он должен негромко извиниться. При этом окружающие делают вид, что ничего не произошло (отметин, что чихать не принято, поэтому  почувствовавший позыв должен предпринять упреждающее действие, например, потереть носовые пазухи и переносицу).

Если руководитель поручил  угостить посетителей чаем, кофе, следует  поинтересоваться, что они предпочитают. Подавая заказанное гостям, необходимо улыбнуться им. Если один из присутствующих уронил ложечку, о не принято, чтобы он поднимал ее. Это сделает угощавшая после ухода посетителей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Формы и культура деловой коммуникации

 

 

В традиционных жанрах деловой  коммуникации (публичные речи, интервью, комментарий, консультация) в новых  условиях реализуются коммуникативные  стратегии фирм или деловых партнеров, которые требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии компании, организационных  ценностей, корпоративной культуры, а также знаний потребительского рынка, финансового рынка, контактных аудиторий, структур власти и т. п. Многоцелевой характер этих жанров требует своих  коммуникативных стратегий, технологий, процедур и операций.

Специфическими жанрами  деловой коммуникации можно считать  спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими  таких форм делового общения, как  совещания, собрания и конференции, а могут иметь и самостоятельное  значение.

Особенности каждой формы  деловой коммуникации включают следующие  критерии:

• цель проведения (зачем?);
• контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);
• регламент (как долго?);
• коммуникативные средства реализации намерений (как?);
• организация пространственной среды (где?);
• ожидаемый результат (какой?, что "на выходе"?).

Самым распространенным контактным методом является разговор. В деловом  разговоре варьируются ясно осмысленные  цели, интуитивные резоны и бессознательные  мотивы. В отличие от беседы разговор представляет собой форму ситуационного  контакта. Цель такой коммуникации - обмен информацией по конкретному  вопросу. Участников, как минимум, двое, регламент зависит от степени  важности предмета и от возможности  участников разговора. Коммуникативные  средства, как правило, типичные для любой беседы: обмен репликами, вопросами и ответами, мнениями и оценками.

Ситуационный контакт  обычно включает следующие элементы:

• обращение;
• запрос (вопрос, затребование информации или описание ситуации);
• ответ (представление информации или описание ситуации);
• согласование действий (взаимодействие);
• ожидаемый результат (совместные акции, договоренности, решения).

Чтобы достичь ожидаемого результата, необходимо, чтобы все  компоненты разговора были обоснованы и мотивированы, а пространственная среда организована таким образом, чтобы не было внешних помех, и при необходимости была сохранена конфиденциальность (без свидетелей).

К основным функциям любой  деловой беседы можно отнести  следующие: начало инновационных мероприятий  и процессов; контроль и координирование  уже начатых мероприятий, акций; обмен информацией; взаимное общение  работников одной организации, межличностные  и деловые контакты; поддержание  деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиски, выдвижение и оперативная разработка новых  идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

Правильное проведение деловых  бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы  за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

 

 

2.1. Структура деловой  беседы

 

 

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1. начало беседы;
2. передача информации;
3. аргументирование;
4. опровержение доводов собеседника;
5. принятие решений.

Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так  как начало беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение  внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

• профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;
• ясность - позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;
• наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;
• постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;
• ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;
• повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;
• элемент внезапности - представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;
• "насыщенность" рассуждении - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;
• рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все";

юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают  дух собеседников, их готовность к  восприятию даже неприятных аспектов беседы.

 

 

2.2. Деловая беседа по  телефону

 

 

Это самый быстрый деловой  контакт и особое умение. Нельзя не вспомнить по подводу ряд высказываний. Пока слово не произнесено, оно - узник  того, кто собирался его сказать. Когда же слово сказано, его пленником  становится тот, кто произнес его (Древняя  мудрость); "Я написал длинное  письмо, потому что у меня не было времени, чтобы написать короткое" (Блез Паскаль).

Значение телефонного  общения трудно переоценить, так  как это самый простой способ установления контакта; телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют его. Умение деловых людей вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет  и на реноме фирмы, организации, которую  они представляют.

Большинство специалистов в  деловом мире не имеют специальной  подготовки для ведения телефонных бесед и переговоров, зачастую не имеют ее и секретари приемных, хотя отвечать на телефонные звонки является их первоочередной обязанностью. В последнее время за рубежом широко практикуются внутрифирменные краткосрочные курсы по овладению основами работы с оргтехникой, где особое внимание уделяется телефонам. Владение беседой по телефону рассматривается как неотъемлемая часть образования "белых воротничков" новой формации. Подсчитано, что каждый разговор по телефону длится в среднем от 3 до 5 минут. Следовательно, в общей сложности, например: руководитель теряет в день на телефонное общение около 2-2,5 часа, а иногда - от 3 до 4,5 часа. Телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут (а порой 5-10 минут), что не позволяет сосредоточиться на проблемах и иногда провоцирует стресс. Около 60 % разговоров по служебному телефону приходится на первую половину дня. В этой связи требуется не только умение вести короткий разговор, но и мгновенно перестраиваться, мобильно реагируя на разных партнеров и разные темы.

Поведение во время разговора: Следует, сняв трубку, представиться. Говорить в трубку, произносить слова четко. Узнать, если у собеседника время  на разговор (если нет, спросить позволения перезвонить, уточнив когда).

Настроиться на положительный  тон. Стараться прямо не возражать  собеседнику, слушать его, не перебивая. Избегать монотонности, периодически меняя темы и интонацию разговора. В речи избегать жаргонизмов и примитивизма. Эффективно использовать паузу. Если собеседник чего-то не понимает, надо терпеливо пояснить сказанное. А в конце разговора уточнить его (разговора) перспективы.