Электронный документооборот малых предприятий

                                                         Введение

 

    21 век – век информационных технологий. Он набирает обороты и уже, пожалуй, нет ни одной области человеческой деятельности, где они не нашли бы свое применение. Педагогические технологии не остались в стороне от всеобщего процесса компьютеризации. В Стратегии модернизации образования подчеркивается необходимость изменения методов и технологий обучения на всех ступенях, повышения веса тех из них, которые формируют практические навыки анализа информации, самообучения, стимулируют самостоятельную работу учащихся, формируют опыт ответственного выбора и ответственной деятельности. Возникла необходимость в новой модели обучения, построенной на основе современных информационных технологий, реализующей принципы личностно-ориентированного  образования.   Важнейшее из условий, которое способствует возникновению заинтересованного отношения к любому изучаемому предмету, в том числе и русскому языку и литературе, — мотивация учебно-познавательной деятельности учащихся, а также их активные и сознательные действия, направленные на освоение материала.

   Информационные технологии, рассматриваемые как один из  компонентов целостной системы  обучения, не только облегчают  доступ к информации, открывают  возможности вариативности учебной  деятельности, ее индивидуализации  и дифференциации, но и позволяют  по-новому организовать взаимодействие  всех субъектов обучения, построить  образовательную систему, в которой  ученик был бы активным и  равноправным участником образовательной  деятельности.  Внедрение новых информационных технологий в учебный процесс позволяет активизировать процесс обучения, реализовать идеи развивающего обучения, повысить темп урока, увеличить объем самостоятельной работы учащихся. Поэтому использование информационно- коммуникационных технологий (ИКТ) в учебном процессе является актуальной проблемой современного  образования. Сегодня необходимо, чтобы каждый преподаватель по любой дисциплине мог подготовить и провести урок с использованием ИКТ, так как теперь  представилась возможность сделать урок более ярким и увлекательным.  Особую роль в управлении качеством образования могут сыграть именно современные информационные технологии, основой которых являются компьютеры и компьютерные системы, различные электронные средства, аудио- и видеотехника. Внедрение компьютерных технологий на уроках литературы позволяет повышать интерес учащихся, развивать творческое мышление, формировать целостное отношение к информационным знаниям и навыкам информационной деятельности, к образованию и самообразованию с использованием информационных технологий и мультимедиа – и  Интернет-ресурсов.

                                                                     

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления, то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему.

Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

Системы документооборота обычно внедряются с определенными целями, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией.

 

Цели системы электронного документооборота:

- снизить риски потери  документов, централизовать доступ к документам;

- снизить затраты как  на само производство, так и  на повседневную работу с документами;

- повысить качество оперативного  управления предприятием;

 Задачи:

· наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.);

                                                                     

· необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры;

· наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д;

· наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов;

· наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота;

· необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов;

· требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах;

· требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования;

· необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия;

· необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов;

· требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота;

· требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации;

Предмет:

 Теория и практика  использования методов и средств  перехода к безбумажной технологии  управления: автоматизации процедур  работы с электронными документами, организации хранения и поиска  электронных документов, организации  электронного делопроизводства  и документооборота и обеспечения  управления деловыми процессами  в экономической системе. [http://rudocs.exdat.com/docs/index-33249.html]

 

 

 

                                             1. Определение малого предприятия

     Малые предприятия — это не организационно-правовая форма, термин «малое» характеризует лишь размер предприятия, а критериями отнесения предприятия к малым являются численность работающих и доля государственной, муниципальной собственности и собственности общественных объединений в уставном капитале этих предприятий, которая должна составлять не более 25%. Численность работающих на МП определяется по среднесписочной численности основного производственного персонала и сотрудников, работающих по договорам и совместительству. К малому бизнесу относятся предприятия с численностью работающих не более 200 человек в промышленности и строительстве, до 100 человек — в науке и научном обслуживании, до 50 человек — в других отраслях производственной сферы, до 15 человек — в непроизводственной сфере.

Практически до второй половины 2000-х годов рынок СЭД в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера. Причем в большинстве случаев эти СЭД были лишь урезанными версиями «больших» систем, а значит, стоимость покупки и сопровождения, сложность использования были не вполне адекватны ожиданиям небольших и средних компаний.

 Вывод: В последние годы рынок СЭД для малых и средних фирм значительно расширился: у поставщиков сформировалось видение автоматизации документооборота среднего и малого бизнеса, появилось много новых решений, ориентированных именно на этот сегмент рынка. Поэтому выбор системы электронного документооборота сейчас – достаточно непростая задача. Попробуем систематизировать процесс выбора СЭД исходя из тех целей, которые ставит перед собой компания, внедряя электронный документооборот. [http://ioj.narod.ru/01.html]

 

 

 

 

 

                                                                

           

              1.1 Системы электронного документооборота для малого предприятия

 
     В небольшой компании система делопроизводства и документооборота ориентирована, в первую очередь, на учет и контроль взаимодействия с клиентами и партнерами. Таким образом, хорошо настроенная система электронного документооборота может выполнять значительную часть функций CRM. Ведь традиционно в России взаимоотношения с внешним миром отслеживаются в системе делопроизводства при регистрации входящей и исходящей корреспонденции. 
Компания с 15 сотрудниками теоретически может работать так, что всю необходимую информацию они держат в голове, все занимаются всем и каждый знает, что делают остальные (хотя и это практически невозможно). Но компанию с большей численностью при подобной организации работы ждут нелегкие времена, поскольку с ростом числа сотрудников бизнес-процессы (точнее, их прообразы) быстро выходят из-под контроля и начинается хаос. Иногда говорят о пределе в 4-5 тысяч документов в год. 
Чем больше объем документооборота, тем более оправдано использование автоматизированных систем (как и наоборот). Однако эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности компании, насколько разные программные модули могут быть интегрированы в единую автоматизированную систему масштаба предприятия. 
Современная компания подобна сложному механизму, состоящему из сотни деталей. И действие каждой его «шестеренки» сопряжено с оформлением соответствующего документа.

Преимущества электронного документооборота лежат на поверхности. СЭД дает возможность руководителям и сотрудникам не заблудиться в лабиринтах электронных и бумажных документов и всегда держать под контролем, как свой участок работы, так и весь процесс в целом. Особенно эффективен электронный документооборот в организациях, состоящих из нескольких крупных подразделений-департаментов. Отдел маркетинга, финансисты, департамент безопасности, кадровики, сотрудники службы технической поддержки, менеджеры по закупке и реализации – все они связаны единой цепью документов, разрыв которой чреват серьезными последствиями. В настоящее время системы электронного документооборота (СЭД) завоевывают все больший рынок комплексных IT-решений Российской Федерации, Украины, Казахстана и других стран бывшего СССР. Особенной популярностью программы для документооборота пользуются у крупных корпоративных клиентов – госучреждений, банков, больших коммерческих предприятий с разветвленной сетью филиалов. Заинтересованность таких клиентов в электронном документообороте легко угадывается: значительные объемы обрабатываемой информации, автоматизация бизнес-процессов и увеличение производительности труда, стратегический анализ и принятие решений, большая цена ошибок вследствие потери информации или ее несвоевременной обработки, защита документов от несанкционированного доступа и распределение полномочий и т.д.

В то же время крупным клиентам приходится идти на серьезные расходы при внедрении СЭД. Стоимость систем достаточно высока, внедрению предшествует длительный период изучения предприятия и формализации его бизнес-процессов. Далее – не менее длительный период опытной эксплуатации и обучения сотрудников и, наконец, постоянная техническая поддержка в процессе штатной эксплуатации.

Вследствие перечисленных выше факторов малый и средний бизнес, как правило, весьма скептически настроены к идее внедрения у себя электронного документооборота. От присутствующего на рынке ПО небольшие компании ожидают бесплатных демо-версий, которые можно легко установить и развернуть на отдельных машинах. Такие клиенты ждут простых настроек и возможности администрирования специалистами с невысокой квалификацией. Немаловажным обстоятельством является наличие подробной документации и обучающих роликов, позволяющих быстро ознакомить с основной функциональностью системы и начать работу без какой-либо поддержки со стороны разработчика ПО. Только после такого малозатратного, но эффективного изучения преимуществ СЭД, небольшие компании могут согласиться на покупку лицензий и полномасштабное внедрение у себя электронного документооборота.

Одной из систем, присутствующих на рынке и позиционируемых в качестве СЭД для малого и среднего бизнеса, является система электронного документооборота FossDoc разработки украинской компании ФОСС-Он-Лайн (г. Харьков). Наша компания ФОСС-Он-Лайн давно и хорошо известна как разработчик корпоративных систем передачи данных, прежде всего в государственных органах и крупном банковском бизнесе Украины. Система FossDoc, "продолжая традицию" предшествующих ей продуктов, также изначально была ориентирована на работу в больших организациях. Полная функциональность системы включает в себя практически все аспекты современного электронного делопроизводства и документооборота: