Электронный документооборот малых предприятий

• создание виртуальной структуры предприятия, которая соответствует реальной, и поддержка "ролевых" действий сотрудников с возможностью замены одного сотрудника другим в процессе работы;

                                                             

• распределение прав доступа к папкам, содержащим документы, к самим документам и полям в документе;
• работа с входящей/исходящей корреспонденцией, служебными записками, обращениями граждан: регистрация, учет, автоматизация процесса подготовки и наложения резолюции на документ. Осуществление контроля над исполнением документов;
• поддержка нескольких канцелярий, которые расположены в отдельных подразделениях организации с регистрацией документов в каждой из канцелярий;
• мощный поисковый сервис с возможностью просмотра вложенных и связанных документов;
• гибкая настройка маршрутов документов с указанием порядка выполнения документов;
• интеграция с популярным офисным программным обеспечением;
• ведение истории и статистики изменения документа;
• поддержка электронной цифровой подписи;
• доступ к базе данных через Web-интерфейс;
• и многие другие функции.

В тоже время, как показывает практика, полная функциональность современных СЭД вряд ли будет востребована клиентами от малого и среднего бизнеса. Большая часть таких клиентов вообще готова рассматривать СЭД всего лишь как "продвинутую" систему хранения и учета электронных документов. И только в последнее время наметилась тенденция восприятия системы документооборота в качестве важного компонента управления бизнес-процессами предприятия. Ведь на этапе внедрения СЭД наши заказчики начинают моделировать свою организационную структуру и документопотоки в терминах объектной модели FossDoc. Такая формализация бизнес-процессов заставляет наших клиентов по-новому взглянуть на свои управленческие механизмы и, по возможности, их оптимизировать.

Система представлена линейкой продуктов. Каждый продукт состоит из набора модулей, отвечающих за выполнения определенных функций. Чем больше модулей в продукте – тем выше его стоимость. Например, продукт Start состоит из минимального набора модулей: базового и хранилища документов. Данный продукт полностью "перекрывает" все потребности маленьких компаний (5-10 чел.), которые нуждаются в хранилище документов с распределением прав доступа для сотрудников и простой системе коллективной работы с документами. С помощью данного продукта Вы можете уже создавать маршруты исполнения документов, работать с входящей и исходящей корреспонденцией. Продукт интегрирован с почтовым клиентом и другим популярным офисным ПО. При этом стоимость серверной части СЭД оказывается намного ниже, чем у присутствующих на рынке аналогов.

Существует еще два продукта, рекомендуемых нами для малого и среднего бизнеса: Standard и Professional. Кроме функций, содержащихся в Start, данные продукты имеют

возможность автоматизированной подготовки проектов документов. А продукт Professional позволяет также работать с резолюциями по документу и служебными записками, что соответствует уровню делопроизводства в организации с разветвленной структурой (много отделов разного уровня подчинения, несколько канцелярий).

Более того, у заказчика есть возможность покупки отдельных модулей, содержащихся в более дорогих продуктах для крупного, банковского бизнеса и государственных структур (Corporative, Enterprise, Banking и Government). Например, можно дополнительно внедрить у себя электронную цифровую подпись или поддержать отдел контроля над исполнением документов.

Вывод: Одним из основных приоритетов при разработке СЭД для небольших компаний было максимальное упрощение процессов установки, настройки ПО и быстрое освоение пользователями основных возможностей системы без непосредственного участия разработчика. [http://rudocs.exdat.com/docs/index-380111.html?page=5]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                      

 

 

 

 

 

 

                 2. Системы управления электронным документооборотом

          Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

- интеграции процесс повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

- уменьшения стоимости  документационного обеспечения  управления предприятием за счет  перехода от бумажного делопроизводства  к электронному, снижения стоимости  копирования и передачи бумажных  документов;

- уменьшения стоимости  и сокращения времени поиска  бумажных оригиналов документов  в архивном хранении за счет  получения точной адресации в  электронном виде;

- интеграции информационных  процессов в рамках кооперации  предприятий;

- создание качественно  новой информационной базы для  последующего совершенствования  процессов документационного обеспечения  управления и технологии работы  с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая: процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»); управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

- создание документов;

- подготовки, учета, систематизации  и архивного хранения, поиска  и получения организационно –  распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов; работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

 

                                                                       

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы1.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

· оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);

· оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

· передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

· реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

· хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

· адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

· поиска и извлечения документов из электронного архива;

· вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

· связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных.

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

· проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

· потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

· создание электронных документов средствами подсистемы;

· ведение версий (редакций) документов и их авторства;

· защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

· электронное визирование документов (электронная подпись);

· связывание документов в логические группы;

· организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

· допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

· протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

· управление маршрутами движения документов;

· контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

· передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

· средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

· средства для создания электронных документов;

· средства для организации и работы с электронным архивом;

· технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

· технологические средства, ориентированные на управление документами;

· инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами. Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом

Виды систем электронного документооборота.

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

· средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

· систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

· специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них?

И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

В каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО

Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS( )- системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборотаявляется то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

И все-таки у EDMS(система управления электронными документами; система электронного документооборота)-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

· практическая неограниченность размера электронного архива;

· встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

· поддержка версий и подверсий документов;

· возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

· возможность ведения журналов действий пользователей.

На рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально.

Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы снижения быстродействия приложений при работе с большими и сверхбольшими базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем почтовые программы1.