Электронный документооборот малых предприятий

Вывод: Рассмотренные возможности и функции обеспечивают построение любой частной системы документооборота на любом предприятии в любой предметной области.

Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функционал системы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований. [http://xreferat.ru/114/214-1-sistemy-upravleniya-elektronnym-dokumentooborotom.html]

 

 

 

 

 

 

 

 

                              3. Системы организации архива документов

У термина «архив (хранилище) документов» есть два значения. Под такими системами понимают:

• специализированные системы хранения и обработки сверхбольших объемов документов.Такие системы необходимы узкому кругу компаний, например, организациям массового обслуживания (коммунальные услуги, госсектор, страхование, кредитно-банковский сектор). Таких систем не так уж и много, они решают достаточно узкий круг задач, и мы их в данной статье рассматривать не будем;
• «облегченные» системы документооборота, обеспечивающие только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним.

В целом организация документооборота в виде «архива документов» имеет смысл либо для малых предприятий (с управленческим штатом менее 10 человек), либо для предприятий с небольшим объемом документооборота (до 10–20 документов в месяц). Основным бонусом таких систем является лишь их дешевизна и простота использования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      3.1 Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота

Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота составляют сейчас большинство предлагаемых на российском рынке СЭД. Типовые функции систем этой группы:

• архив документов;
• хранение и архивирование документов;
• поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам;
• сканирование и распознавание документов;
• делопроизводство (в данной группе систем блок автоматизации делопроизводства наиболее развит);
• регистрация документов;
• организация номенклатуры дел;
• разграничение прав доступа;
• документооборот;
• маршрутизация документов;
• выдача поручений;
• визуализация бизнес-процессов.

Все системы обладают практически идентичными характеристиками, но у каждой, разумеется, есть свои конкурентные преимущества. Подробную информацию о системах можно получить сайтеhttp://www.doc-online.ru и на сайтах производителей СЭД.

 

 

 

 

 

 

 

 

            3.2 Комплексные системы автоматизации документооборота

Эта группа систем наиболее «сильна» в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия, – выдача и контроль исполнения поручений, маршрутизация документов и пр.

Внедрение подобных СЭД, скорее, оправдано в крупных организациях (холдингах) за счет того, что системы такого класса разрабатываются только под заказ, а следовательно, имеют высокую стоимость, достаточно сложны в освоении, при внедрении требуют участия ИТ-специалистов. Однако выбор СЭД данной группы предоставляет также большие возможности по модификации системы под нужды компании, можно создать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота. [http://www.delo-press.ru/articles.php?n=4945]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Основные способы создания и внедрения систем электронного документооборота

Актуальность совершенствования традиционной системы документооборота обуславливается необходимостью повышения уровня эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоёмкости их обработки. В соответствии с этим разрабатывается и внедряется в практику документационного обеспечения комплексные автоматизированные системы, призванные решить указанные задачи за счёт образования единого информационного пространства организации, дающего её работникам средства эффективной совместной работы с документами на любом рабочем месте и в любое время.

Система электронного документооборота призвана повысить уровень эффективности управленческой деятельности организаций за счёт автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

- обеспечение  документооборота (приём, регистрация, организация прохождения документов  и их проектов, отправка, передача  документов на архивное хранение);

- обеспечение  работы с документами в процессе  осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учёт, оперативное  хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки  документов; защита от несанкционированного  доступа; совместное использование  документов сотрудниками при  соблюдении необходимого уровня  контроля доступа; обеспечение процесса  принятия решений и отчётности  по документам; информационное обслуживание  пользователей);

- авторизация  процедур архивирования, архивного  хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение  поиска и использования; осуществление  передачи на государственное  хранение или уничтожение архивных  документов).

СЭД создаёт единое информационное пространство, предоставляющее управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Осуществить разработку и внедрение СЭД в организациях можно одним из следующих способов:

1) заказать  в специализированной проектной  фирме или выполнить собственными  силами разработку системы, непосредственно  ориентированной на предметную  область организации;

2) приобрести  готовую систему из числа предлагаемых на российском рынке и настроить её на предметную область организации.

Главная особенность создания СЭД состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно невысокой сложности и трудоёмкости последующих этапов. фактически здесь формируется понимание того, что должна делать будущая система, каким образом она должна функционировать, чтобы удовлетворять предъявляемым к ней требований, нерешённые вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счёте приводят к неуспеху всей работы в целом.

Поэтому ответственным и необходимым в процессе создания СЭД является этап пред проектного исследования организации. Основная его задача - выявление и обоснование потребностей системы в использовании средств автоматизации. Этап обследования определяет осуществление разработки или покупки СЭД.

Выполнение разработки и внедрения СЭД собственными силами обеспечивает экономию средств на покупку чужой системы и учёт всех требований будущего потребителя. В то же время такая ориентация может привести к следующим недостаткам:

- сотрудники  участвующие в проекте, будут  надолго оторваны от своих  прямых обязанностей из-за больших  временных затрат на разработку  и внедрение системы;

- проект  может быть не реализован из-за  неправильно выбранной стратегии  автоматизации, отсутствия должной  квалификации разработчиков, нехватки  сил для построения достаточно  мощной системы, ухода одного-двух  ведущих специалистов;

- разработчикам  системы в период эксплуатации  придётся регулярно её модифицировать  в связи с появлением новых  потребительских свойств.

Осуществление разработки и внедрения СЭД сторонней организацией, обеспечивая учёт всех требований будущего потребителя, в свою очередь также имеет недостатки:

- создание  системы сопровождается большими  денежными и временными затратами;

- модификация  системы в связи с появлением  новых потребительских свойств  СЭД зависит от потенциала  и надёжности организации-разработчика.

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений готовых СЭД.

1. Системы, разработанные российскими фирмами  на базе СУБД («Гран-Док» - ГНПП  «Гранит-Центр», «ДЕЛО» - компания «Электронные  Офисные Системы», «Кодекс» -ГП «Центр компьютерных разработок», «DIRECTUM» - ООО «ДИРЕК-ТУМ», «DIS - системы» - ЗАО «Научно-технический центр ИРМ», «LanDocs» - холдинг «Ланит», «NauDoc» - ЗАО «NAU - MEN», «OPTIMA - WorkFlow - компания «Оптима» и т.д.).

2. Русифицированные  версии популярных западных систем («Documentum 5» - компания Documentum, «DOCS Open» - компания Hummingbird, «Lotus Domino/Notes» - корпорация IBM, «DocuLive» - концерн Siemens и т.д.).

3. системы, разработанные российскими фирмами  с использованием технологий  Lotus Notes («БОСС - Референт» - компания «АйТи», «CompanyMedia» - компания «ИнтерТраст» и т.д.). Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцева В.А. Управление документами. М.: ИНФРА-М. 2009. С.265.

К внедрению СЭД каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение уровня эффективности управления. При анализе тех или иных СЭД нужно оценивать следующее:

- учитывает  ли система технологии ведения  делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;

- поддерживает  ли оборот документов, представленных  как бумажной, так и в электронной  форме;

- обладает  ли достаточной функциональной  полнотой;

- имеет  ли приемлемые эксплуатационные  характеристики.

Конечно, необходимо учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию СЭД, а также оценивать ожидаемый эффект от автоматизации документационного обеспечения управления.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах её развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика.

Внедрение СЭД обычно состоит из следующих этапов:

- организация  проекта, выделение персонала (руководитель  проекта и рабочая группа);

- исследование  предприятия и проектирование  решений по использованию СЭД;

- настройка  и адаптация СЭД;

- обучение  персонала;

- опытная  эксплуатация.

Некоторые из этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следует обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нём средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для организации, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше фактов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

Вывод: Предлагаемые на рынке современные системы электронного документооборота в принципе уже обладают необходимыми потребительскими свойствами, требуют меньших денежных и временных затрат на внедрение и сопровождение, поэтому разработка специализированной системы под нужды конкретной организации, если к ней не предъявляются уникальные требования, выглядит весьма малоперспективным занятием. В течение эксплуатации потребностей системы новые возможности этой системы электронного документооборота будет предлагать её изготовитель, выпуская очередные версии программного продукта.[http://knowledge.allbest.ru/audit/2c0b65625a2bc78a4c43b89521216c26_0.html]

 

 

 

 

 

 

                                                               Заключение

    Одним из важнейших условий функционирования компании является документооборот - обращение документов в организации от приема или создания до передачи в архив или уничтожения. Документооборот должен обеспечивать оптимальное, т.е. целесообразное и оперативное прохождение информационных потоков между звеньями управления.

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки.

Большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (нередко с элементами управления потоками работ). В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных СЭД реализованы следующие функции:

· обработка/хранение документов;

· управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

· контроль исполнения документов;

· поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

· работа со взаимосвязанными документами;

· регламентация прав доступа;

· списание документов;

· интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Основным достоинством отечественных СЭД является определенный учет российской специфики и традиций работы с документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).

Одно из несомненных преимуществ, которые получает любая компания при внедрении эффективной системы электронного документооборота, - существенное сокращение затрат за счет экономии рабочего времени сотрудников. Американские специалисты, поэлементно разбив и изучив всю технологию документооборота, выяснили, что затраты на производство каждого документа в крупной компании равны 6 долл. Стандартизация и регламентация работы с документами, а также внедрение электронного документооборота позволяют сэкономить более 30% этих затрат.