Кадровое деловодство

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП..............................................................................................................		3
1.	ДОКУМЕНТУВАННЯ МЕХАНІЗМІВ ПРИЙНЯТТЯ ПРАЦІВНИКА НА РОБОТУ, ЗВІЛЬНЕННЯ ТА ПЕРЕВЕДЕННЯ….	4
	Механізм прийняття працівника на робот…………………………	4
	1.2 Механізм переведення працівників на іншу роботу………………	8
	1.3  Механізм звільнення працівників з роботи……………………...	12
2	КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ ТА ЇЇ ОХОРОНА………………………	15
	2.1  Сутність та значення  комерційної таємниці……………………..	15
	2.2  Захист комерційної таємниці……………………………………..	16
3	ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТАННЯ…………………………………………	22
4	ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ…………………………………………….	24
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ………………………………		26
ДОДАТОК А ………………………………………………………………...		27

 

 

ВСТУП

 

Прийняти, звільнити, перевести –  буденні справи кадровика, які потребують акуратності, а на додачу ще й здатності  запам’ятовувати та розбиратися  у нюансах кадрового діловодства. З одного боку, штатні співробітники  компанії мають бути під суворим  обліком, з іншого, людського фактору  ніхто не відміняв… Як витримати  баланс між людським ставленням до робітників та безліччю вимог законодавства  на всі випадки життя?.. Адже не може все відбуватися за принципом  «є документ – є людина; немає  документа – немає людини». Такого не буває.

Необхідність заповнювати безліч паперів, зміст яких мало чим відрізняється, – справжня бюрократична перепона. Чи можемо ми хоча б уявити, що в Україні, скажімо, буде скасовано ведення  трудових книжок? Наприклад, в сусідній Росії вже давно йде мова про  відміну трудових книжок – такі собі докази професійної діяльності. Не виключено, що права громадян будуть навмисне або ж мимоволі порушуватися, тому й єдиної думки не існує, а  точно спрогнозувати наслідки жоден  експерт не зможе. З іншого боку –  у більшості країн світу такий  документ взагалі відсутній, а нам  дістався у спадок від радянського  минулого.

А поки законодавці прийдуть до думки, що чим простіше – тим ефективніше, працівникам кадрових служб необхідно  вправлятися у мистецтві оперативного оформлення наказів, заповнення бланків, ведення облікових книг, намагаючись  «вписатись» у рамки робочого дня.

Мета контрольної роботи – розгляд  та характеристика теоретичних питань та закріплення їх практичними завданнями з кадрового діловодства.

 

1. ДОКУМЕНТУВАННЯ МЕХАНІЗМІВ ПРИЙНЯТТЯ ПРАЦІВ-НИКА НА РОБОТУ, ЗВІЛЬНЕННЯ ТА ПЕРЕВЕДЕННЯ

 

Документи з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах  про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових   листах з обліку кадрів, трудових книжках. Документація про кадри ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що зумовлено її винятковою важливістю та низкою особливостей документування та діловодства.

 

1. Механізм прийняття працівника на роботу

 

Прийняття працівника на роботу здійснюється за такою схемою:

• Написання особистої заяви(рис.1.1);
• Оформлення наказу(рис.1.2) ;
• Укладання контракту;
• Заведення трудової книжки (заповнення її);
• Заведення особової картки;
• Відкриття рахунку працівника  по заробітній платі в бухгалтерії;
• Заведення особової справи.

 

 

 

 

 

 

Рис.1.1 – Приклад особистої  заяви

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.2 – Приклад оформлення Наказу про прийняття на роботу

 

Написання особової заяви  здійснюється на трафаретному бланку або чистому аркуші паперу.

Реквізити заяви:

• Адресат;
• Адресант;
• Назва виду документа;
• Текст;
• Підстава;
• Дата ;
• Власноручний підпис.

Заява пишеться від руки в одному примірнику. В тексті заяви  краще відображати не «прийняття на роботу», а «прийняття на посаду», якщо в подальшому з працівн6иком не буде укладено контракт. На заяві  після її написання повинен з’явитися  ще один реквізит – «резолюція», яка  може мати вигляд такого напису: «До наказу у відділ кадрів» з підписом керівника та датою написання резолюції. 

Заява або контракт стають підставою для оформлення наказу по прийняттю працівника на роботу.

Працівник має право реалізувати  свої здібності до продуктивної праці  шляхом укладення трудового договору з одним або одночасно з  декількома роботодавцями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним  договором або угодою сторін.

Для прийняття на роботу працівник  подає:

• заяву про, прийняття на роботу;
• паспорт;
• трудову книжку, оформлену у встановленому порядку, а якщо особа приймається на роботу вперше — довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-експлуатаційною організацією, органом місцевого самоврядування, вуличним комітетом (довідка, видана вуличним комітетом, має бути засвідчена виконавчим комітетом відповідної ради); звільнені з лав Збройних Сил України подають військовий квиток;
• свідоцтво про обов'язкове державне соціальне страхування:
• довідку про присвоєння ідентифікаційного коду.

Прийняття на роботу без подання  зазначених документів не допускається. Якщо робота вимагає спеціальних  знань, то роботодавець має право  зажадати від працівника подання  диплома або іншого документа про здобуту освіту або професійну підготовку в навчальному закладі відповідного рівня акредитації.

Забороняється вимагати документи, подання  яких не передбачено законодавством, а також відомості про прописку.

Прийняття на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, що оголошується працівнику під розпис. У наказі (розпорядженні) має бути зазначено  найменування роботи (посади) відповідно до Класифікатора професій, умови оплати праці та інші істотні умови трудового договору.

Фактичне допущення працівника до роботи роботодавцем або з його відома іншою посадовою особою вважається укладенням трудового договору незалежно  від того, чи було прийняття на роботу оформлено належним чином.

На всіх працівників, які працюють понад п'ять днів, у тому числі  осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних  працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню, ведуться трудові книжки.

Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше  п'яти днів після прийняття на роботу.

Наказ про прийняття на роботу

Прийняття працівників на роботу оформлюється виданням наказу, в якому зазначають:

• прізвище, ім'я, по батькові працівника;
• посаду (спеціальність, кваліфікація, розряд);
• місце роботи;
• умови оплати праці;
• початок роботи.

В окремих  випадках у наказі про прийняття  працівника на роботу можуть бути передбачені  додаткові умови, а саме: випробування з метою перевірки відповідності  працівника дорученні роботі; терміни  дії трудового договору; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір  укладено на неповний робочий день або тиждень; оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість; звільнення працівника від направлення у відрядження  при роз'їзному характері роботи тощо. Перед підписом робиться посилання  на підстави видання наказу.

Після підписання наказу керівником суб'єкта господарювання з ним ознайомлюють працівника, роблять відповідний  запис у трудовій книжці, заповнюють особову картку, вносять відомості  про працівника до штатнопосадової  книги (алфавітної книги).

Прийняття працівників на роботу здійснюється в порядку, який визначається правилами  внутрішнього трудового розпорядку або статутом (положенням) суб'єкта господарювання незалежно від форми  власності.

Накази  оформляються не менше як у двох примірниках на фірмовому бланку або на чистому аркуші формату  А-4.

Перший  примірник наказу підшивається в  справу, а другий примірник направляється  в бухгалтерію, де відкривається  рахунок на ім’я працівника по заробітній платні.

 

2. Механізм переведення працівників на іншу роботу

 

Механізм переведення  працівника на іншу посаду здійснюється за такою схемою:

• Подання, в якому обґрунтована необхідність переведення на іншу посаду(рис.1.3);
• Наказ по о/с про переведення(рис.1.4) ;
• Запис у трудовій книжці;
• Запис у особовій картці форми П-2 чи особовій справі;

Запис на особистому рахунку  заробітній плати.

У такому випадку копії  наказів про переведення на іншу посаду в рамках організації направляються  в особову справу, бухгалтерію, і  при зміні окладу проводиться  відповідна зміна на особистому рахунку  працівника по заробітній платні.  

Згідно з діючим законодавством працівника можна перевести на іншу посаду тільки в тому випадку, якщо він не втрачає в оплаті,тобто  номінально переведення може означати підвищення. Переведення на посаду з меншим окладом можливе тільки в тому випадку, якщо працівник був причетний до матеріальних збитків, завданих підприємству, де він працює, або на нього заведена кримінальна справа.

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.3 – Приклад написання  подання на переведення на іншу посаду

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.4 – Приклад Наказу про переведення

 

Накази  про переведення (переміщення) працівників  на іншу роботу (посаду) в того ж суб'єкта господарювання готуються й оформлюються на підставі рішення власника (уповноваженого ним органу) та заяви працівника.

У розпорядчій  частині наказу, крім прізвища, імені  та по батькові працівника, його попередньої  посади (роботи), повинні бути зазначені:

• посада (спеціальність, кваліфікація);
• структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;
• дата і на який термін переводиться (постійно чи тимчасово);
• причини переведення на іншу посаду, роботу (у зв'язку з виробничою потребою; за станом здоров'я; у зв'язку з вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);
• умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством;
• підстави видання наказу.

Працівник, який переводиться до іншого структурного підрозділу, звітує там, де працював, про  повернення інструменту, спецодягу  тощо, знімається з табельного обліку, проходить, у разі потреби, медичний огляд, повторний інструктаж з техніки  безпеки.

Після видання наказу про переведення  працівника на іншу посаду або роботу (постійно), до його особової картки, трудової книжки, а також до інших облікових  документів заносяться відповідні записи.

Переведення на іншу роботу в того ж суб'єкта господарювання, а також переведення  в іншу місцевість, хоча б разок  з підприємством, установою, організацією, допускається тільки за згодою працівника, за винятком випадків, коли працівник  переводиться тимчасово на іншу роботу в разі виробничої потреби, заміни відсутнього  працівника (ст. 32 КЗпП України).

Не  вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його в того ж самого суб'єкта господарювання на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій самій місцевості, доручення працювати на іншому механізмі або агрегаті у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором, якщо ця робота нс протипоказана йому за станом здоров'я, а також зміни істотних умов праці під час продовження роботи за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою (ст. 32 КЗпП України).