Классификация документов Архивного фонда РФ

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором  документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего  обращения относятся к фонду  того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их определяется по названию учреждения, которое указано  в документе, по подписи автора.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав фонда того учреждения, в котором они были закончены  делопроизводством.

В тех случаях, когда  среди документов одного фонда будут  обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

При определении фондовой принадлежности документов личного  происхождения изучается их текст, обращения в письмах, подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Каждому архивному фонду  присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его  переименованиями в хронологической  последовательности.

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных учреждений, действовавших на определенной территории, например машинно-тракторные станции;

- руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории, например Управление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему учреждения;

- учреждений, связанных между собой объектом деятельности, например Управление железной дороги и его конторы;

- органов государственной власти и управления и состоящих при них учреждений и организаций, например райисполком и его отделы;

- последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам, например Губернское архивное бюро, Краевое архивное управление;

- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями, например И.А. Ильф (Файнзильберг), Е.П. Петров (Катаев).

Образование архивных коллекций. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

Для архивных коллекций  в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей.

Определение хронологических  границ архивных фондов и крайних  дат документов фондов.

Хронологическими границами  архивного фонда учреждения являются официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего  и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут несовпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения и т.д.

Крайние даты документов личного происхождения могут  быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий.

Все документы, хранящиеся в государственных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов. Эти группы документов хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке.

Принадлежность документов к особо ценным или уникальным определяется рядом факторов: научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя, исторического периода и др.

По категориям доступа  документы делятся на документы  открытого доступа, ограниченного  доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа к ним (если собственник, передавая их в архив, оговорил особые условия их использования).

Документы ограниченного  доступа хранятся отдельно от других документов.

 

2.3. Дело как единица классификации документов

За единицу классификации  документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).

Единица хранения (дело) - физически обособленный отдельный  документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.¹⁰

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:

- в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

- ведомственных архивах при подготовке документов для передачи в государственные архивы;

- государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

Систематизация дел  в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации.

Схема систематизации документов представляет собой перечень классификационных  делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается  для распределения документов фонда по этим делениям.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных  признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по их делопроизводственной форме - по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);

- авторского (по названиям учреждения или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Признаки (основания) классификации  определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. Не все признаки имеют одинаковое значение. Среди них есть ведущие и второстепенные. Ведущими классификационными признаками являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная  схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде  прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела - по структурным подразделениям учреждения:

1. Секретариат.

2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел и т.д.

1. Управление делами.

2. Планово-экономический  отдел.

3. Финансовый отдел  и т.д.

Если фондообразователь  прекратил свою деятельность, а его  структура отличалась ясностью и  стабильностью, употребляется структурно-хронологическая  схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по годам:

1. Канцелярия - 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т.д.

2. Плановый отдел - 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т.д.

Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они избираются в качестве основы построения многих фондов учреждений советского госаппарата.

Порядок расположения групп  документов в пределах фонда.

Группы следует располагать, основываясь на общих правилах классификации  от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы фонда чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (который отражен в номенклатуре учреждений), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов - в зависимости от выбора первого признака классификации.

Каждая группа материалов (структурного подразделения, отрасли  деятельности, определенной функции  или года) подразделяется на следующие  группы, вплоть до самых мелких, в последовательности, определяемой конкретикой документации наиболее рационально. Таким образом, каждое дело занимает свое место в архивном фонде.

При распределении дел  по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Группы дел и дела в пределах нижних ступеней классификации  распределяются по их значимости и  хронологии. При расположении дел  по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько  дел, имеющих одну и ту же начальную  дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь  и деятельность фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, материалы  общественной, производственной или иной деятельности, изобразительные материалы и т.д.

Поэтому к документам личных фондов не может быть применена  единая система построения фонда, а  также общие признаки группировки  дел, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при классификации документов учреждений. Документы учреждений уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому признакам.¹¹

В практической деятельности архивов сложилась следующая  типовая схема классификации  документов личных фондов:

1. Личные документы  и другие материалы к биографии  фондообразователя (биографические  материалы).

2. Материалы служебной  и общественной деятельности.

3. Творческие материалы.

4. Материалы, собранные  фондообразователем для его работ.

5. Переписка.

6. Имущественно-хозяйственные  материалы.

7. Материалы о фондообразователе.

8. Изобразительные материалы.

9. Материалы родственников.

10. Коллекция, собранная  фондообразователем.

Конкретное наименование разделов схемы и последовательность их расположения зависят от характера  деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема его  документов. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах же государственных и общественных деятелей наибольшую ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации материалов этих фондов они выносятся на первое место.

Архивные фонды, входящие в состав объединенного фонда, не подлежат дроблению и остаются самыми крупными группами документов в пределах объединенного архивного фонда.