Компьютерные технологии в деятельности секретаря

 

МИНИСТЕРСТВО

ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

 

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

ИНСТИТУТ ГУМАНИТАРНЫХ НАУК

 

КАФЕРДА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ

 

 

Реферат

«Компьютерные технологии в деятельности секретаря»

Студента 5 курса

Жулдасова Нурлана Слюймюновича

 

 

 

 

Научный руководитель:

Д.и.н. Т.Н.Кондратьева

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тюмень 2012

Содержание

Введение 3

Глава 1.Персональный и карманный компьютеры 4

Глава 2 Проблемы выбора программного обеспечения для  работы секретаря 11

Глава 3 Интернет технологии в работе секретаря 16

Заключение 22

Список использованной литературы 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Широкое распространение  микроэлектроники, компьютеров индивидуального  пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической  информации, высоко эффективных устройств  ее хранения и поиска, современных  средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют секретарю повысить скорость обработки информации, производственного процесса.

Механизация и автоматизация  управленческого труда требуют  от секретаря постоянного повышения  своей деловой квалификации, более  глубоких знаний технологии конторского  труда, делопроизводства.

Секретарь должен уметь использовать ПК как средство автоматизации документального  обеспечения предприятия, проводить  ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также  выполнять отдельные поручения  руководства по профилю финансово-хозяйственной  деятельности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.Персональный и карманный  компьютеры

 

Компьютер стал незаменимым  в практике секретаря и по праву  занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:

составление и редактирование документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

хранение и поиск документов, другой полезной информации;

прием и передача документов по каналам связи;

архивное хранение документов;

организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей  и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок  завоевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации, необходимой для пользователя, о  происходящих в компьютере процессах.

Клавиатура предназначена  для ввода информации. На клавиатуре находятся клавиши четырех видов:

алфавитно-цифровые;

функциональные;

со стрелками;

управляющие [7].

В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут  выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсором на экране.

Алфавитная клавиша может  воспроизводить либо букву русского алфавита, либо латинского. Для переключения используются программы

драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием определенного  сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно  к компьютеру могут быть подключены мышь, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации данных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности  компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод  информации и т. п.).

Мышь представляет собой  манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик, для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с поверхностью коврика.

Принтер предназначен для  вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее  качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение  переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью  лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую  или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, открытках.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных  документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных  с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для  сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов. Сканеры  позволяют переводить информацию с  бумажных носителей в электронный  формат, облегчая тем самым работу секретаря. После сканирования документа  его распознают с помощью программы ABBYY FineReader для дальнейшей работы с ним. Распознавание позволяет редактировать, изменять и дополнять документ различной информацией.позволяет ввести документ одним нажатием на кнопку Scan&Read, не вдаваясь в подробности работы программы. Распознанный текст можно передать в текстовый редактор или электронную таблицу, сохранить в форматах RTF, DOC, Word XML (при сохранении в Microsoft Office 2003), PDF и HTML с полным сохранением оформления документа или сохранить в базе данных.

Устройство архивации  осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с  большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через  порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры [3].

Возможности компьютера определяют:

тип и тактовая частота  процессора;

объем оперативной памяти и жесткого диска;

характеристики материнской  платы;

характеристики видеокарты;

наличие CD-ROM и звуковой платы;

возможность подключения  дополнительных устройств;

возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта  должен иметь достаточные возможности  для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17 дюймовым монитором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024x768 пикселей при частоте кадров не менее 85 Гц1. Необходимы CD-ROM, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качественных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая конфигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной практики.

Программа Lotus Organizer предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:

В режиме "Календарь" можно  планировать мероприятия, устанавливать  их продолжительность, переносить на другие дни, а также в режиме оповещения доводить сведения о мероприятии  до его участников.

Режим "Дела" позволяет  проводить кратковременное и  долговременное планирование, а также  отслеживание сроков выполнения запланированных  событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.

Режим "Адреса" предназначен для поиска информации по именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержащимся в карточке адресной книги. - Режим "Блокнот" предназначен для введения записей. На странице блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и т. д. Режим "Планировщик" предназначен для отслеживания запланированного события (поездки, конференции и т. д.) на готовом календарном плане.

Режим "Дата" позволяет  отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии  к ним.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой  доступ к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие - поддерживает несколько  систем электронной почты (в том  числе Internet Mail, Microsoft Май, Exchange Server и Microsoft Network), дает возможность посылать и получать сообщения, приглашения на собрания и получать запросы на выполнения задач.

Календарь - контролирует расписание и планирует встречи с другими  людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Кроме  того, новая функция (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать ее преобразование - 7 июля 1999 г. Outlook может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания "Планировщик собрания" выберет наиболее удобное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты - хранит и постоянно  обновляет сведения о деловых  контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать любым способом. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.

Задачи - содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно  расставлять по приоритетам и  поручать другим исполнителям. Здесь  можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной  почте исполнителю. При приеме такого поручения папка "Задачи" каждого  исполнителя обновляется автоматически.

Дневник - ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами  и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки - электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и  многое другое [13].

Деятельность секретарей часто связана с применением  персональных компьютеров. На помощь им сегодня приходят современные компьютерные технологии, позволяющие хранить  и обеспечивать быстрый доступ к  информации, организовывать рабочее  время с помощью специальных  программ-органайзеров, обеспечивать доступ в Интернет и т.д. Казалось бы, не так давно секретари стали  использовать настольные персональные компьютеры в своей профессиональной деятельности. Сегодня же им на рынке  компьютерной техники предлагается новый вид компьютеров - карманные  персональные компьютеры (КПК). Популярность использования КПК в последнее  годы растет, и это не случайно, так  как КПК имеют широкие возможности  по созданию и хранению текстовой  и графической информации. Они  способны читать информацию с компакт-дисков, использовать возможности Интернета, пользоваться словарями, прослушивать музыку, смотреть фильмы и т.д., при этом иметь малые габариты и вес.

Карманный персональный компьютер (КПК) должен включать в себя три  обязательных элемента: компактную конструкцию (размер и вес), большое время работы от батарей, поддержку всего спектра  мультимедийных приложений и функций.

Основным средством отображения  информации в КПК является дисплей, средний размер диагонали экрана КПК равен 10-15 см. В карманных компьютерах, также как и в ноутбуках, используется жидкокристаллический дисплей, что  позволяет уменьшить энергопотребление  и приводит к отсутствию вредных  излучений. Это важно учитывать  при работе на компьютере. На данный момент в карманных компьютерах  используются как черно-белые, так  и цветные дисплеи Типовое  разрешение дисплеев КПК составляет от 160 х 160 до 640 х 320.

Особенностью карманного компьютера является сенсорный экран, позволяющий вводить информацию в компьютер путем нажатия на экране виртуальных кнопок выводимой на экран клавиатуры. Для касания экрана используется пластмассовое перо (стилус), входящее в комплект КПК.