Компьютерные технологии в деятельности секретаря

Кроме собственно календаря, подраздел содержит страницу с анонсами предстоящих мероприятий, отчетами об уже прошедших конференциях и  семинарах. На отдельную страницу вынесена информация об учебных семинарах. Однако такое деление семинаров достаточно условно, и искать интересующее вас  приходится по всем страницам данного  раздела.

Наиболее важной для практиков  является информация об уже реализованных  проектах автоматизации ДОУ, которую  можно найти в подразделе "Проекты". Здесь в одном месте собрана  информация о проектах, уже внедренных разными компаниями.

Отдельный раздел портала "Каталог" содержит упорядоченную информацию о компаниях, работающих на российском рынке автоматизации ДОУ, предлагаемых ими продуктах, а также проектах по внедрению систем, осуществленных с их участием.

В целом, учитывая частоту  обновления материалов на указанном  сайте, его можно рекомендовать  к регулярному посещению всем секретарям, интересующимся вопросами  автоматизации делопроизводства и  организации работы с документами.

Компьютерная сеть создается  для эффективного использования  нескольких компьютеров, выполняющих  обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с  помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и  световых волн.

Компьютерная сеть позволяет  использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер  большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные  в одном здании, устанавливают  локальную компьютерную сеть (LAN). Когда  сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами  осуществляется при помощи электронной  почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес электронной почты  должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно [12].

Электронная почта предоставляет  пользователям следующие возможности:

отправлять документы  адресатам, входящим в автоматизированную 
информационную систему;

получать подтверждения  доставки документов по назначению;

выводить на экран дисплея  полученные документы;

изменять и редактировать  документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

распечатывать полученные документы  в необходимом количестве экземпляров;

отправлять документы  одному пользователю или группе пользователей  системы по списку;

расставлять приоритеты, чтобы  начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные  пометки о необходимости тех  или иных действий и сроках

исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть положены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто  используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения  дискуссий с одним человеком  или с небольшой группой людей  по различным темам (можно подписаться  на любую группу новостей Usenet).

Персональный компьютер  предоставляет большие возможности  для работы секретаря в организации. Позволяет сократить время для  работы с документацией. От секретаря  зависит также выбор программного обеспечения для работы, так как надо выбрать подходящие именно для этой организации, в которой работает. Интернет технологии позволяют сократить время доставки писем и различной документации до адресата, а также быстро связаться со своими клиентами, поставщиками и персоналом организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Компьютер стал незаменимым  в практике секретаря и по праву  занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:

составление и редактирование документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

хранение и поиск документов, другой полезной информации;

прием и передача документов по каналам связи;

архивное хранение документов;

организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Таким образом, можно сделать  вывод, что в современных условиях компьютерные технологии в работе секретаря  очень важны и незаменимы. Они  позволяют существенно сократить  рабочее время, улучшить процесс  делового общения, качественно улучшить выполнение рабочих обязанностей. Разнообразие технических средств позволяет  охватить все аспекты деятельности любой современной фирмы.

Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху  создания все новых и новых  фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы  или предприятия.

 

 

 

 

Список использованной литературы

1.Васильев, Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. - 2-е, доп. изд. - М.: Strix, 2009. - 224с

2. Кузнецов, С. Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - синтез», 2010. - 252с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес - школа», 2000. - 320с.

4. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер. с англ. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 176с.

5. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. Сост. И. В. Самыкина. - М.: БИОНОМ, 2007. - 400с