Компьютерные технологии в деятельности секретаря

Ввод информации с КПК  осуществляется посредством экранной клавиатуры либо через внешнюю, подключаемую к КПК клавиатуру, которую можно  использовать в случае необходимости. Внешняя клавиатура удобна для ввода  большого объема текстовой информации, но при этом габариты и вес КПК  увеличатся.

В качестве устройств ввода/вывода в карманных компьютерах имеется инфракрасный порт, новые модели КПК имеют разъемы для работы с флеш-картами памяти. Самый удобный способ хранения и переноса данных состоит в использовании внешних карт памяти, позволяющих хранить относительно большие объемы информации (от 8 Мб до 1 Гб) при малых размерах и высокой надежности.

КПК в отличие от настольного  ПК не имеют жесткого диска. Это связано с тем, что жесткий диск потребляет много электроэнергии, имеет движущие механические части, что влечет за собой определенные требования к эксплуатации компьютера. Для повышенной надежности работы КПК его операционная система хранится в специальной микросхеме памяти. В карманных компьютерах может быть установлена микросхема флеш-типа, на которую записываются программы, музыка, видео, различные текстовые и графические документы.

Карманные компьютеры позволяют  выводить звуковую информацию. Реализация этой функции не одинакова, поэтому  КПК делятся на два типа.

К первому типу относят  те, которые позволяют прослушать музыку. Ко второму - те, которые имеют  примитивные средства вывода звука.Источники питания КПК используются двух типов: батареи и аккумуляторы. Обычно КПК с черно-белыми дисплеями и невысоким быстродействием имеют питание от батарей. Более мощные КПК и с цветным экраном имеют встроенные аккумуляторы.

Почти все новые модели карманных компьютеров выпускаются  сегодня с цветными экранами и, соответственно, работают на аккумуляторах.

Глава 2 Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами  до сих пор во многих фирмах секретарь, на которого возложено делопроизводство, использует компьютер как пишущую  машинку с памятью для набора и распечатки текстов. В то же время  компьютерные технологии позволяют  автоматизировать весь цикл работы с  документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и  других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы, прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.

Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. При этом перед сотрудниками компании встает задача выбора программного обеспечения из всего разнообразия программных продуктов, имеющихся на рынке. Это очень ответственная задача, так как от того, насколько выбранный аппаратно-программный комплекс будет отвечать задачам данной организации, учитывать ее специфику работы и потребности сотрудников, зависит успешность внедрения и эффективность использования выбранного программного комплекса.

Многие организации имеют  свою компьютерную службу. В небольших  организациях - это один-два специалиста, в средних и крупных - IT-отделы и департаменты, даже в самых маленьких  фирмах есть хотя бы один сотрудник, на которого возложено обеспечение  работы компьютерного парка организации. Однако в IT-подразделениях работают специалисты  именно по компьютерной технике: программисты, системные администраторы, инженеры технической поддержки. Это люди, которые прекрасно разбираются  в компьютерной технике, могут установить и обеспечить работоспособность  программного обеспечения. Но естественно, что они, как правило, не разбираются  и не должны разбираться в технологиях  документирования бизнес-процессов, в  организации работы с документами, в документообороте компании и в  делопроизводстве в целом. Поэтому  определить требования, предъявляемые  к программам автоматизации делопроизводства, могут только сами сотрудники делопроизводственной службы, в частности, секретари, секретари-референты  и особенно секретари руководства  организации, поскольку именно к  ним чаще всего предъявляются  самые высокие требования по оперативности  и полноте поиска необходимой информации и документов.

Соответственно, как руководитель и сотрудники службы ДОУ организации, так и секретари-референты компании, секретари руководства и подразделений  обязательно должны принимать самое  активное участие, взаимодействуя с IT-службой, в определении требований при  выборе как системы автоматизации  делопроизводства в компании, так  и других систем автоматизации работы с документами и управления бизнес-процессами.

Некоторые организации приходят к решению поручить создание (написание) программы своим штатным программистам, аргументируя это тем, что, с одной  стороны, это будет дешевле, так  как программисты выполнят эту работу в рабочее время в рамках зарплаты, а с другой - будет создана программа, полностью соответствующая требованиям  сотрудников организации. Кроме  того, программисты, написавшие программу, могут легко осуществлять ее поддержку, обеспечивать ее дальнейшее развитие и модификацию по мере появления  новых требований к программе. Безусловно, такой подход также имеет право  на существование, однако важно учитывать  и проблемы («подводные камни») такого решения.

Во-первых, при разработке программы «на заказ» еще большее  значение имеет тщательно и самым  детальным образом составленное техническое задание. Как правило, мало в какой организации есть высококвалифицированные документоведы, способные самым детальным образом расписать все делопроизводственные технологии, учесть все нюансы работы с документами. Из этого вытекает вторая проблема - сроки разработки и внедрения. Если массовый программный продукт в типовой организации настраивается за два-три месяца, то написание программы с «нуля» в среднем занимает порядка полугода. Потом начинается процесс внедрения и отладки: программа ставится на рабочие места секретарей и других пользователей, которые пробуют с программой работать. Сразу выясняется, что какие-то операции не работают или работают неправильно. Дальше идет процесс доработки и исправления программы. Наконец программа полностью действует. Секретари и сотрудники начинают вводить в нее документы. В этот период пробной эксплуатации, как правило, обязательно возникают новые, не учтенные в техническом задании требования к программе, так как сразу учесть все детали практически невозможно. Программа опять дорабатывается, модифицируется и заново настраивается.

Все это время секретари, делопроизводственный персонал продолжают выполнять свою обычную работу, плюс параллельно вносят документы, информацию в программу, тем самым, дублируя свою работу. Причем в ходе настройки  периодически данные могут пропадать, и каждый раз все необходимо заносить заново. Таким образом, в период внедрения  программы, а он обычно занимает несколько  месяцев, иногда доходя до года, секретарям и другим сотрудникам службы ДОУ  приходится выполнять двойную работу, нагрузка на сотрудников существенно  возрастает, что может сформировать в коллективе негативное отношение  к идее автоматизации в целом.

Преимуществом собственной  разработки является то, что в организации  остаются исходные коды. Кроме того, важно, чтобы программа была написана на распространенной платформе и  на одном из широко известных языков программирования. Известны случаи, когда  после увольнения программиста оказывалось, что найти другого, который смог бы продолжить работу, крайне сложно и  дорого, и проще начать все сначала.

Резюмируя вышеизложенное, можно все-таки рекомендовать в первую очередь рассматривать уже существующие на рынке программные продукты, уже имеющие опыт внедрения в различных организациях. Выбор типовой программы, уже работающей в десятках, сотнях и даже тысячах организаций, гарантирует, что по мере изменения требований и законодательства будут выпускаться новые версии программы и будет осуществляться техническая поддержка. Важно также учитывать, что сегодня стандарты в области межведомственного документооборота и архивного хранения документов находятся в стадии разработки и обсуждения. После принятия соответствующих стандартов неизбежно встанет вопрос обеспечения совместимости имеющихся автоматизированных систем с федеральными и международными стандартами. Все крупные фирмы - разработчики программ обязательно выпустят соответствующие конвертеры, модули, обеспечивающие экспорт - импорт данных в стандартных форматах, а компании, использующие нестандартное программное обеспечение, окажутся перед лицом этой проблемы.

На что же, прежде всего, следует обратить внимание и что  необходимо записать в техническом  задании, списке требований секретарю  организации:

) Регистрация документов. Программа должна поддерживать не только регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов организации, но и регистрацию, и постановку на контроль поручений руководства.

) Контроль исполнения. Каким именно образом будет осуществляться контроль. В простейшем случае это списки неисполненных документов, которые выводятся на экран по запросу пользователя. В более продвинутых системах оповещения о приближающемся сроке исполнения могут рассылаться по электронной почте или быть выполнены в виде автоматически всплывающих окон со списком неисполненных.

) Адресная книга. Секретарь обязательно должен иметь доступ к справочнику - общей адресной книге, в которую канцелярия вносит все сведения по поступившему документу. Это позволяет секретарю быстро соединить руководителя с автором рассматриваемого руководителем документа.

) Организация движения  документов. Использование заранее заложенных в программу маршрутных схем позволяет кардинально ускорить процесс согласования даже самых сложных документов.

) Использование шаблонов  документов. Создание набора шаблонов для всех типовых управленческих ситуаций существенно ускоряет работу: не тратится время на продумывание, составление и оформление документа, достаточно выбрать нужный шаблон с уже заложенным в него оформлением и типовым трафаретным текстом и вставить переменную информацию.

) Возможность интеграции  с системой архивного хранения  документов. Очень важно, чтобы документы, завершенные делопроизводством, могли легко передаваться в архив и, чтобы в то же время существовал единый интерфейс поиска и просмотра документов, как текущего делопроизводства, так и документов за прошлые годы.

) Настройка пользовательского  интерфейса. В зависимости от выполняемых обязанностей сотрудники организации могут нуждаться в разной функциональности и разной настройке программы. Важно, чтобы интерфейс рабочего места секретаря, секретаря-референта был максимально эргономичным, позволял быстро вводить запросы и получать на экран, распечатывать всю необходимую информацию по документам и сами документы.

) Удаленный доступ. Если достаточно часты ситуации, когда секретарю, сопровождающему руководителя в служебной командировке, может потребоваться получить оперативный доступ к документам, найти нужную информацию в документах компании, то в этом случае надо обратить внимание на наличие возможностей для защищенного удаленного доступа к документам.

В целом, тщательно продумав требования, предъявляемые к программе, секретарь, секретарь-референт упростит себе дальнейшее освоение и использование  нового программного обеспечения и  сможет существенно повысить эффективность  своей работы.

Глава 3 Интернет технологии в работе секретаря

Интернет является важным источником профессиональной информации для секретаря, секретаря-референта. Этим работникам можно рекомендовать  регулярно просматривать сайты, посвященные вопросам ДОУ. Сайт DOCFLOW (www.docflow.ru), выходящий под лозунгом "Все о мире электронного документооборота". По своей информационной насыщенности его можно отнести, скорее, даже к порталу.

Портал DOCFLOW представляет интерес  как для организаций, только стоящих  перед выбором системы комплексной  автоматизации делопроизводства, так  и для организаций, уже использующих современные компьютерные технологии.

На первой же странице сайта  можно прочитать о примерах внедрения  автоматизированных технологий работы с документами в той или  иной отрасли, в конкретной компании, учреждении, предприятии. Удобно построен раздел новостей, рубрицированный по месяцам. Почти каждый день появляется информация о фирме, которая только что внедрила то или иное решение для автоматизации работы с документами, ту или иную программу автоматизированного делопроизводства. Тут же появляются новости о выходе новых версий, как программ автоматизации делопроизводства, так и других автоматизированных систем, выполняющих вспомогательные функции в офисе, таких как системы ввода бумажных документов, словари, системы хранения.

В разделе "Аналитика" можно найти различные материалы, подготовленные журналистами и экспертами разных компаний. Материалы отсортированы  по тематике и размешены в нескольких подразделах. Выбрав в правом меню интересующий вас подраздел, вы получите доступ к  полному списку имеющихся по этой теме статей: это ERP (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия) и CRM (Customer Relations Management - управление взаимоотношениями с клиентами). Системы ввода документов, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; автоматизация финансовой деятельности, вопросы информационной безопасности; федеральные целевые программы; технологии управления данными, а также отдельный раздел "Для начинающих".

Специальный раздел, содержащий структурированный глоссарий, поможет  разобраться в многочисленных аббревиатурах, используемых в помешенных на сайте  материалах.

Еще один раздел портала, который  секретари, интересующиеся новостями  в области ДОУ, не могут оставить без внимания, - это раздел, посвященный  конференции DOCFLOW. Портал содержит информацию о конференции.