Контракты (договоры) в работе кадровой службы

Изменения в положение  о структурном подразделении  вносятся приказом руководителя организации.

Каждая должность, предусмотренная  штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая  составляется на основе Положения о  структурном подразделении и  квалификационной характеристики и  определяет права, обязанности и  ответственность сотрудников, начиная  с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации  и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений  — положениями о них.

Должностная инструкция может  быть индивидуальной (ориентированной  на определенную должность и конкретное лицо) или типовой, разрабатываемой  применительно к группе должностей одного уровня.

Должностная инструкция и  изменения в ней утверждаются приказом руководителя организации.

Приказы по личному  составу – порядок их издания, оформления, регистрации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Процедура издания приказа  по личному составу включает следующие  стадии:

-     инициирование  решения (обоснование необходимости  издания приказа);

-     сбор и анализ  информации по вопросу;

-     подготовка  проекта документа;

-     согласование  проекта документа;

-     доработка  проекта приказа по замечаниям;

-     принятие решения  (подписание документа);

-     доведение  (ознакомление) до исполнителей.

Оформление приказа: приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется  на основании заключенного трудового  договора. Условия, отраженные в заключенном  трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового  кодекса «Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора».

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность  или должность, по которым будут  исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу, а также условия  приема на работу и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.

Табельный номер, проставляемый  в приказе, присваивается работнику  до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его  увольнения.

При заключении трудового  договора на должности, связанные с  материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

Регистрация приказа: подписанный  руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обычно приказ изготавливается  в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в  тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что  бухгалтерия принимает к учету  только подлинники приказов, приказы  по личному составу изготавливают  и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются  копии.

Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных  инструкций работников

Должностная инструкция это  организационно-правовой документ, в  котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность  сотрудника организации при осуществлении  им деятельности в определенной должности.

Она составляется по каждой штатной должности организации, несет обезличенный характер и объявляется  сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе  при перемещении на другую должность  и при временном исполнении обязанностей по должности).

Порядок разработки должностных  инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура  текста унифицированы.

Оформление должностной  инструкции: Для оформления должностной  инструкции используют реквизиты, которые  являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать  наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием  документа (как и в других управленческих документах)

Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Так же формулируют заголовок  и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая  для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных  подразделений, делопроизводителей и  др.).

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией  под расписку, которую располагают  на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова С инструкцией ознакомлен (на), личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Структура текста должностной  инструкции включает следующие разделы:

1. Общая часть (общие  положения)

Содержит наименование должности  в соответствии со штатным расписанием  и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность  данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок  замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и  квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной  должности. Источником для их установления служат разделы Должен знать и Должен уметь Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

В этом же разделе отдельным  пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться  работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение  о структурном подразделении, правила  внутреннего трудового распорядка и др.).

2. Функции

Формулируется основная задача работника данной должности, предмет  его ведения, участок работы. Далее  перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки  и передачи документов, методы и  сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных  поручений.

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа

3. Должностные обязанности

В этом разделе устанавливается  порядок исполнения функций, видов  работ, отдельных поручений, а также  этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

4. Права

Закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также  порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение  данных, необходимых в работе, право  визирования определенных видов  документов, а также контроля (за оформлением документов, работой  подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела Права напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

5. Ответственность

Раздел "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности  должностного лица за результаты и  последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных  мер или действий, относящихся  к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются  в соответствии с действующим  законодательством и с учетом специфики работы организации. При  подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в  соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

6. Взаимоотношения (связи  по должности)

В разделе "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных  подразделений организации, устанавливается  круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

Для повышения качества должностной  инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и  периодичность предоставления (а  также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

Основные требования к  тексту должностной инструкции - это  полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности  сформулированы в общем виде, неконкретно  и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет  своего назначения.

При составлении должностных  инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных  категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно  облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная  инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в  конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной  штатным расписанием.

Несмотря на то, что должностная  инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

Порядок утверждения должностной  инструкции: Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или другим уполномоченным на это  должностным лицом. Согласованную  и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью  учреждения и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным  порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения  руководителем учреждения или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в  соответствии с настоящими методическими  рекомендациями.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для работника с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем  делается запись в соответствующей  графе листа ознакомления.

Правовые аспекты  приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при  сокращении кадров

Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

(в ред. Федерального  закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись  с правилами внутреннего трудового  распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

(часть третья в ред.  Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Высвобождение персонала  — вид деятельности, предусматривающий  комплекс мероприятий по соблюдению правовых норм и организационно-психологической  поддержке со стороны администрации при увольнении сотрудников.